Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 1er

1 La présente Convention s’applique à la délivrance d’extraits plurilingues et codés des actes de l’état civil constatant la naissance, la reconnaissance d’un enfant, le mariage, le partenariat enregistré ou le décès.

2 Elle s’applique également à la délivrance d’un certificat plurilingue et codé attestant l’enregistrement d’un partenariat par une autorité publique autre qu’un officier d’état civil.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 2

1 Les extraits des actes de l’état civil et certificats visés à l’article 1er sont, lorsqu’une personne intéressée ou une autorité compétente le demande, notamment lorsque leur utilisation aurait nécessité une traduction ou une légalisation, établis conformément à l’article 3 de la présente Convention.

2 Lesdits extraits et certificats ne sont délivrés qu’aux personnes ou autorités compétentes qui ont qualité pour obtenir des copies littérales conformément aux règles de droit interne de l’État de délivrance.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 3

1 Les extraits des actes de l’état civil et certificats visés à l’article 1er sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures.

2 Lesdits extraits et certificats sont établis conformément aux modèles CIEC figurant à l’annexe 1 de la présente Convention. Les énonciations invariables qui y figurent sont pourvues des codes numériques figurant à l’annexe 2.

3 Les règles applicables aux modèles CIEC figurent à l’annexe 3.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 4

1 Avant de ratifier, d’accepter ou d’approuver la présente Convention, d’y adhérer ou de faire la déclaration d’application provisoire prévue à l’article 13, tout État devra déposer auprès du Secrétaire Général de la CIEC la traduction dans sa ou ses langues officielles des énonciations invariables qui doivent figurer sur les extraits et certificats conformément à l’annexe 2 de la présente Convention ainsi que la traduction des règles applicables figurant à l’annexe 3. Toute modification apportée à ces traductions devra être déposée auprès du Secrétaire Général de la CIEC. Ces traductions ainsi que leurs modifications ultérieures devront être adoptées par le Bureau de la CIEC.

2 Avant de ratifier, d’accepter ou d’approuver la présente Convention, d’y adhérer ou de faire la déclaration d’application provisoire prévue à l’article 13, tout État devra déposer auprès du Secrétaire Général de la CIEC la liste des symboles qu’il utilise pour les mentions ultérieures pouvant figurer dans la case « 1-4-4 Autres énonciations » des modèles CIEC 1, 3 et 4. Toute modification apportée à cette liste devra être déposée auprès du Secrétaire Général de la CIEC. Ces informations seront reprises par le Secrétaire Général dans le tableau qui figure à l’annexe 4.

3 L’accomplissement des formalités figurant aux paragraphes 1 et 2 fera l’objet d’une attestation du Secrétaire Général.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 5

1 Les extraits et certificats délivrés en application de la présente Convention ont la même force probante que les extraits d’actes et certificats délivrés conformément aux règles de droit interne de l’État de délivrance.

2 Lesdits extraits et certificats sont acceptés sans légalisation ou formalité équivalente dans chacun des États contractants.

3 En cas de doute grave sur l’authenticité ou le contenu d’un extrait ou certificat délivré en application de la présente Convention, les autorités de l’État où ce document est utilisé peuvent demander à l’autorité de délivrance de procéder à une vérification de son authenticité ou son contenu ou, en cas d’erreur, de leur expédier un nouvel extrait ou certificat. Les échanges entre ces autorités ont lieu directement.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 6

Sous réserve des accords internationaux prévoyant la gratuité, les extraits ou certificats délivrés en application de la présente Convention ne peuvent donner lieu à la perception d’une redevance plus élevée que celle perçue pour des extraits ou certificats établis conformément aux règles de droit interne de l’État de délivrance.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 7

La présente Convention ne fait pas obstacle à l’obtention de copies littérales d’actes établies conformément aux règles de droit interne de l’État où ces actes ont été dressés ou transcrits. Elle ne fait pas obstacle à la délivrance d’autres documents d’état civil.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 8

1 La présente Convention est ouverte à la signature des États membres de la CIEC.

2 La Convention sera ratifiée, acceptée ou approuvée. Les instruments de ratification, d’acceptation ou d’approbation, accompagnés de l’attestation prévue à l’article 4, paragraphe 3, seront déposés auprès du Conseil fédéral suisse.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 9

1 Tout État membre de la CIEC pourra adhérer à la présente Convention.

2 Tout autre État pourra adhérer à la présente Convention après l’entrée en vigueur de celle-ci.

3 L’instrument d’adhésion, accompagné de l’attestation prévue à l’article 4, paragraphe 3, sera déposé auprès du Conseil fédéral suisse.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 10

L’adhésion par un État non membre de la CIEC n’aura d’effet que dans les rapports entre l’État adhérant et l’État contractant qui n’aura pas élevé d’objection à son encontre dans les cinq mois suivant la notification prévue à l’article 19, paragraphe 1 a). Une telle objection pourra également être élevée par tout État au moment où il ratifie, accepte ou approuve la Convention ou y adhère ultérieurement à l’adhésion. Toute objection sera notifiée au Conseil fédéral suisse.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 11

1 Lors de la signature, de la ratification, de l’acceptation, de l’approbation ou de l’adhésion, tout État pourra se réserver le droit de ne pas appliquer la présente Convention aux extraits ou certificats concernant :

a) le mariage de personnes de même sexe ;

b) le partenariat enregistré ou l’une ou plusieurs de ses formes.

2 Aucune autre réserve n’est admise.

3 Tout État pourra à tout moment retirer une réserve faite en application du paragraphe 1. Le retrait sera notifié au Conseil fédéral suisse et prendra effet le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 12

1 La présente Convention entrera en vigueur le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt du deuxième instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion par deux États membres de la CIEC.

2 À l’égard de l’État membre de la CIEC qui ratifiera, acceptera, approuvera ou adhèrera après son entrée en vigueur, la Convention entrera en vigueur le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt par cet État de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion.

3 À l’égard de l’État non membre de la CIEC, la Convention entrera en vigueur, entre l’État adhérant et les États n’ayant pas élevé d’objection contre l’adhésion, le premier jour du troisième mois suivant l’expiration du délai de cinq mois prévu à l’article 10.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 13

1 En attendant l’entrée en vigueur de la présente Convention à son égard dans les conditions prévues à l’article 12, un État membre de la CIEC ayant signé la Convention pourra à tout moment déclarer que les dispositions de la présente Convention lui seront applicables à titre provisoire. La période de l’application provisoire ne pourra pas dépasser cinq ans.

2 Toute déclaration faite en application du paragraphe 1, accompagnée de l’attestation prévue à l’article 4, paragraphe 3, sera notifiée au Conseil fédéral suisse. Elle prendra effet le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 14

1 Lors de la signature, de la ratification, de l’acceptation, de l’approbation ou de l’adhésion ou à tout autre moment par la suite, tout État qui comprend plusieurs unités territoriales pourra déclarer que la Convention s’appliquera seulement à l’une ou à plusieurs d’entre elles.

2 Si un État ne fait pas de déclaration en vertu du paragraphe 1, la Convention s’appliquera à l’ensemble du territoire de cet État.

3 Une déclaration faite en application du paragraphe 1 peut être modifiée ou retirée par une nouvelle déclaration.

4 Toute déclaration faite en application des paragraphes 1 ou 3 sera notifiée au Conseil fédéral suisse. Elle prendra effet au moment de l’entrée en vigueur de la Convention pour ledit État ou, ultérieurement, le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 15

1 Les annexes 1 à 3 de la présente Convention peuvent être modifiées par une résolution votée à la majorité simple des États membres de la CIEC et à la majorité simple des États contractants réunis en Assemblée Générale ad hoc. Les modifications adoptées lient tous les États contractants.

2 Toute résolution prise en application du paragraphe 1 sera déposée auprès du Conseil fédéral suisse. Elle prendra effet à la date qu’elle fixe.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 16

1 La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée.

2 Tout État partie à la présente Convention aura toutefois la faculté de la dénoncer à tout moment après l’expiration d’un délai d’un an à partir de la date de l’entrée en vigueur de la Convention à son égard. La dénonciation sera notifiée au Conseil fédéral suisse et prendra effet le premier jour du septième mois qui suit celui de la réception de la notification. La Convention restera en vigueur entre les autres États.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 17

1 La présente Convention remplace dès son entrée en vigueur la Convention relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976. Toutefois, cette dernière Convention reste en vigueur entre les États qui y sont parties tant que l’un d’eux demeure lié uniquement par celle-ci.

2 Dès l’entrée en vigueur de la présente Convention, toute nouvelle ratification, acceptation ou approbation de la Convention du 8 septembre 1976, et toute nouvelle adhésion à celle-ci, est exclue.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 18

Les modèles CIEC 3 et 5 de l’annexe 1 de la présente Convention sont considérés comme modèles visés à l’article 1er du Protocole additionnel signé à Patras le 6 septembre 1989 à la Convention concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil signée à Istanbul le 4 septembre 1958 dans les rapports entre les États parties à la présente Convention et au Protocole additionnel précité.

Convention (n°34) relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

Article 19

1 Le Conseil fédéral suisse notifiera aux États membres de la CIEC et à tout autre État ayant adhéré à la présente Convention :

a) le dépôt de tout instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion ;

b) toute date d’entrée en vigueur de la Convention ;

c) toute objection élevée en application de l’article 10 ;

d) toute réserve faite en application de l’article 11, paragraphe 1, ou son retrait, avec la date à laquelle le retrait prendra effet ;

e) toute déclaration faite en application de l’article 13, paragraphe 1 ;

f) toute déclaration faite en application de l’article 14, paragraphe 1, sa modification ou son retrait, avec la date à laquelle la déclaration, la modification ou le retrait prendra effet ;

g) toute résolution prise en application de l’article 15, paragraphe 1, avec la date à laquelle elle prendra effet ;

h) toute dénonciation de la Convention faite en application de l’article 16, paragraphe 2, et la date à laquelle elle prendra effet.

2 Le Conseil fédéral suisse avisera le Secrétaire Général de la CIEC de toute notification faite en application du paragraphe 1.

3 Dès l’entrée en vigueur de la présente Convention, une copie certifiée conforme sera transmise par le Conseil fédéral suisse au Secrétaire Général des Nations Unies aux fins d’enregistrement et de publication, conformément à l’article 102 de la Charte des Nations Unies.

Annexe 1 — Modèles CIEC

Annexe 1 — Modèles CIEC

Modèle 1 : Extrait de l’acte de naissance

Modèle 2 : Extrait de l’acte de reconnaissance

Modèle 3 : Extrait de l’acte de mariage

Modèle 4 : Extrait de l’acte de partenariat enregistré / Certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat

Modèle 5 : Extrait de l’acte de décès

Annexe 2 — Liste des énonciations et leurs codes

Annexe 2 — Liste des énonciations et leurs codes

1-1-1 | Service de l’état civil de

1-1-1-3 | Autorité compétente

1-3-1-6 | Extrait de l’acte de naissance

1-3-2-4 | Extrait de l’acte de mariage

1-3-3-5 | Extrait de l’acte de décès

1-3-4-7 | Extrait de l’acte de reconnaissance

1-3-5-6 | Extrait de l’acte de partenariat enregistré

1-4-4 | Autres énonciations

1-6-4-1 | Certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat

1-8-2-1 | Sexe masculin

1-8-2-2 | Sexe féminin

2-1 | État

2-2 | Lieu de naissance

2-3 | Lieu du mariage

2-4 | Lieu du décès

2-6 | Lieu d’enregistrement

2-9-1 | Lieu de la reconnaissance

3-2 | Enfant

3-4-1 | Père

3-4-2 | Mère

3-4-2-1 | Future mère

3-6-1-1 | Reconnaissance avant la naissance

3-6-1-2 | Reconnaissance après la naissance

3-6-1-3 | Reconnaissance post mortem

3-6-1-6 | Reconnaissance conjointe

3-6-2 | Auteur(s) de la reconnaissance

3-6-3 | Reconnaissance paternelle

3-6-4 | Reconnaissance maternelle

4-1-1 | Époux

4-1-1-3 | Épouse

4-1-2-2 | Dernier conjoint

4-2-1-1 | Partenaire (A/B)

4-2-2-2 | Dernier partenaire

4-3-4 | Mariages ou partenariats antérieurs

7- | Nom

7-2-1 | Nom de naissance

7-2-2-5 | Nom avant la reconnaissance

7-2-2-6 | Nom après la reconnaissance

7-3-4 | Nom avant le mariage

7-4-2 | Nom avant le partenariat

7-6-1-5 | Nom au moment de la délivrance de l’extrait

7-7-1-2 | Nom du signataire

7-7-6 | Autre(s) partie(s) du nom

7-9 | Prénoms

8-1 | JJ/MM/AN

8-2 | Date de naissance

8-3 | Date du mariage

8-5 | Date du décès

8-6-3 | Date de délivrance

8-6-9 | Date d’enregistrement

8-8-1-1 | Date de la reconnaissance

9-3-2 | N° de l’acte

9-3-3 | N° de l’extrait

9-3-5-1 | Numéro personnel d’identification

9-4-1 | Signature

9-4-6 | Sceau

9-8-2 | Consentement(s) donné(s)

9-8-3 | Autre personne ou institution

9-8-5 | Oui

9-8-6 | Non

Annexe 3 — Règles applicables aux modèles CIEC

Annexe 3 — Règles applicables aux modèles CIEC (deel 1)

1. Les documents visés à l’article 1er de la présente Convention sont établis conformément aux modèles CIEC repris dans l’annexe 1.

2. Chaque document comporte en principe un recto et un verso et reprend toutes les énonciations invariables qui figurent dans les modèles CIEC. Toutefois, pour tenir compte des techniques informatiques et électroniques, un document peut être établi sur deux pages ou ne reprendre que les énonciations nécessaires en l’espèce.

3. Chaque document comporte sur le recto (ou page 1) le sigle de la CIEC et une référence à la présente Convention.

4. Les extraits ou certificats des modèles CIEC 1 à 5 sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures et reproduisent le dernier état personnel ou familial qui en résulte ; sur les documents, l’autorité de délivrance indique le numéro de l’acte à partir duquel ces données sont reprises ou le numéro de l’extrait quand l’acte n’est pas numéroté, et elle indique les deux numéros lorsqu’il existe un numéro pour l’acte et un autre pour l’extrait.

5. Le certificat du modèle CIEC 4 est établi par l’autorité compétente et reprend les données qui sont en sa possession ; dans la case « 7-6-1-5 Nom au moment de la délivrance de l’extrait », l’autorité compétente indiquera le nom au moment de la délivrance du certificat.

6. La référence à la Convention et les énonciations invariables qui figurent sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont rédigées au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’autorité de délivrance et dans la langue française. Lorsque les documents sont transmis par la Plateforme CIEC, la référence et les énonciations invariables seront en outre rédigées au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État destinataire, dans la limite de trois langues au total ; la langue officielle de l’autorité de délivrance sera en principe celle choisie par l’officier de l’état civil en se connectant sur la Plateforme.

7. Les énonciations invariables qui figurent sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont munies des codes dont la liste est donnée à l’annexe 2 de la présente Convention.

8. La signification des symboles permettant de renseigner les cases « 1-4-4 Autres énonciations » des modèles CIEC 1, 3 et 4 et les cases « 7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom » des modèles CIEC 1 à 5, doit être indiquée sur le recto (ou page 1) des modèles au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État de délivrance ainsi que dans la langue française. Lorsque les documents sont transmis par la Plateforme CIEC, la signification des symboles sera en outre indiquée dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État destinataire, dans la limite de trois langues au total.

9. Toutes les inscriptions à porter sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont écrites en caractères latins d’imprimerie ; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue de l’autorité qui établit le document.

10. Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement le jour, le mois et l’année (JJ/MM/AN). Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l’année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l’année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.

11. Pour renseigner les cases « 1-4-4 Autres énonciations» des modèles 1, 3 et 4 sont à utiliser exclusivement les symboles suivants :

Abs = Absence

AbsC = Absence du conjoint AbsP = Absence du partenaire AMar = Annulation du mariage

APE = Annulation du partenariat enregistré AS = Adoption simple

CMP = Conversion du mariage en partenariat enregistré

CM = Contrat de mariage

CP = Contrat de partenariat enregistré

CPM = Conversion du partenariat enregistré en mariage D = Décès

DC = Décès du conjoint Div = Divorce

DP = Décès du partenaire

DPE = Dissolution du partenariat enregistré Mar = Mariage

PE = Partenariat enregistré SC = Séparation de corps

Les symboles sont, s’il y a lieu, suivis de la date et du lieu de l’événement ainsi que des nom et prénoms du conjoint ou partenaire.

12. Toutes les inscriptions à porter sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC doivent être aussi précises que possible. En particulier,

a) le nom de tout lieu mentionné dans un document est suivi du nom de l’État où ce lieu est situé chaque fois que cet État n’est pas celui où ce document est délivré ;

b) le numéro personnel d’identification sera indiqué dans la mesure du possible ; il sera suivi du nom de l’État qui l’a attribué ; si l’État de délivrance du modèle CIEC et l’État destinataire attribuent tous les deux un tel numéro, ils seront indiqués sur la même ligne, suivis chacun du nom de l’État ;

c) si les énonciations originales et mentions ultérieures ne permettent pas de remplir une case ou une partie de case du modèle CIEC, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits ; cette disposition ne sera utilisée que si une autorité de délivrance ne dispose pas d’un renseignement, mais elle n’empêche pas que la rubrique soit renseignée chaque fois que l’autorité a connaissance certaine de l’information, en particulier si cette dernière figure dans l’acte et concerne notamment la filiation, mais aussi si elle peut facilement se déduire de l’application de la loi et d’autres règles de droit; dans l’hypothèse d’une personne de sexe indéterminé, les cases « 1-8-2-1 Sexe masculin » et « 1-8-2-2 Sexe féminin » seront laissées en blanc ;

d) pour renseigner les cases « 3-4-1 Père » et « 3-4-2 Mère », visant à déterminer le sexe de chaque parent, l’autorité de délivrance cochera la case « père » dans une colonne et la case « mère » dans l’autre colonne si les parents sont de sexe différent ; elle cochera dans les deux colonnes les cases « père » ou les cases « mère » si les parents sont de même sexe ;

e) pour renseigner les cases « 4-1-1 Époux » et « 4-1-1-3 Épouse », visant à déterminer le sexe de chaque époux, l’autorité de délivrance cochera la case « époux » dans une colonne et la case

« épouse » dans l’autre colonne si les époux sont de sexe différent ; elle cochera dans les deux colonnes les cases « époux » ou les cases « épouse » si les époux sont de même sexe ;

f) pour renseigner les cases « 7-2-1 Nom de naissance », l’autorité de délivrance indiquera en principe le nom attribué à la naissance et inscrit dans l’acte de naissance ; si ce nom a été changé ultérieurement, par déclaration volontaire ou à la suite d’une décision de changement de nom ou d’une modification de la filiation, notamment en raison d’une adoption, elle indiquera le nom résultant du changement ainsi intervenu ;

g) les cases « 7-3-4 Nom avant le mariage », « 7-4-2 Nom avant le partenariat » et « 7-6-1-5 Nom au moment de la délivrance de l’extrait » doivent permettre de couvrir toutes les hypothèses, et notamment celles où le nom de la personne, avant la célébration du mariage ou la conclusion du partenariat, ne serait pas son nom de naissance (dans le sens donné supra) mais un autre nom légal, par exemple un nom matrimonial choisi pendant un mariage ou un partenariat précédent et que la personne aurait pu conserver, après la dissolution dudit mariage ou partenariat ; le cas échéant, pour la case « 7-6-1-5 » du modèle 4, le nom indiqué sera celui au moment de la délivrance du certificat ;

h) les cases « 7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom » permettent, le cas échéant, d’indiquer des noms que la personne utilise ou sous lesquels elle peut être connue ; on y indiquera aussi les « middle names » et les noms patronymiques ; le nom intermédiaire (« middle name ») sera suivi du symbole « Ni », le nom patronymique du symbole « Np » et les autres noms ou éléments de nom du symbole « Na ». Seront également inscrits dans cette case les titres de noblesse, suivis du symbole « Nob » ;

Annexe 3 — Règles applicables aux modèles CIEC

Annexe 3 — Règles applicables aux modèles CIEC (deel 2)

i) pour renseigner les cases « 7-9 Prénoms », l’autorité de délivrance indiquera en principe tous les prénoms, de la manière et dans l’ordre où ils ont été inscrits dans l’acte d’origine ou modifiés ultérieurement ; l’attention est néanmoins attirée sur le fait que certains États donnent aux intéressés la possibilité de choisir le ou les prénoms qu’ils souhaitent faire figurer sur les extraits délivrés à partir des registres.

13. Sur le verso (ou page 2) de chaque modèle CIEC doit figurer la traduction des énonciations invariables et des symboles qui figurent sur le recto (ou page 1) dans au moins une des langues officielles des États contractants qui n’ont pas été utilisées au recto (ou page 1), et dans la langue anglaise.

14. Chaque document indique le nom et la qualité de celui qui l’établit. Lorsqu’un document est délivré sur papier, il est daté et revêtu de la signature et du sceau requis. Lorsqu’il est transmis par la Plateforme CIEC, la signature et le sceau de l’expéditeur sont établis conformément à la Convention sur l’utilisation de la Plateforme de la Commission Internationale de l’État Civil de communication internationale de données d’état civil par voie électronique, signée à Rome le 19 septembre 2012 ; le cas échéant, l’autorité de réception en délivre une copie papier qu’elle déclare conforme aux données reçues.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 1

1 Deze Overeenkomst is van toepassing op de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand inzake de geboorte, de erkenning van een kind, het huwelijk, het geregistreerd partnerschap of het overlijden.

2 Deze Overeenkomst is eveneens van toepassing op de afgifte van een meertalige en gecodeerde verklaring waaruit de registratie van een partnerschap blijkt door een andere met openbaar gezag beklede autoriteit dan een ambtenaar van de burgerlijke stand.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 2

1 Wanneer een belanghebbende of een bevoegde autoriteit daarom verzoekt, worden de uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand en de verklaringen bedoeld in artikel 1 opgemaakt overeenkomstig artikel 3 van deze Overeenkomst, met name in het geval dat voor het gebruik ervan een vertaling of een legalisatie noodzakelijk zou zijn geweest.

2 De voornoemde uittreksels en verklaringen worden uitsluitend afgegeven aan personen of autoriteiten die overeenkomstig het interne recht van de Staat van afgifte bevoegd zijn om letterlijke afschriften te verkrijgen.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 3

1 De uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand en verklaringen bedoeld in artikel 1 worden opgemaakt op grond van de oorspronkelijk vermelde gegevens en de latere vermeldingen.

2 De voornoemde uittreksels en verklaringen worden opgemaakt overeenkomstig de ICBS-modellen die zijn opgenomen in bijlage 1 van deze Overeenkomst. De vaste vermeldingen die erin voorkomen, worden voorzien van de numerieke codes zoals vermeld in bijlage 2.

3 De regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen zijn vermeld in bijlage 3.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 4

1 Alvorens deze Overeenkomst te bekrachtigen, te aanvaarden, goed te keuren, ertoe toe te treden of de verklaring inzake voorlopige toepassing zoals voorzien in artikel 13 af te leggen, legt iedere Staat de vertaling in zijn officiële taal of talen van de vaste vermeldingen die moeten voorkomen op de uittreksels en verklaringen overeenkomstig bijlage 2 bij deze Overeenkomst, alsmede de vertaling van de toepasselijke regels vermeld in bijlage 3 neder bij de Secretaris-Generaal van de ICBS. Elke wijziging in die vertalingen moet bij de Secretaris-Generaal van de ICBS worden nedergelegd. Die vertalingen en de latere wijzigingen ervan moeten door het Bureau van de ICBS worden goedgekeurd.

2 Alvorens deze Overeenkomst te bekrachtigen, te aanvaarden, goed te keuren, ertoe toe te treden of de verklaring inzake voorlopige toepassing zoals voorzien in artikel 13 af te leggen, moet iedere Staat de lijst van de symbolen die hij gebruikt voor de latere vermeldingen die in het vakje „1-4-4 Andere vermeldingen” van de ICBS-modellen 1, 3 en 4 kunnen voorkomen, bij de Secretaris-Generaal van de ICBS nederleggen. Elke wijziging in die lijst moet eveneens bij de Secretaris-Generaal van de ICBS worden nedergelegd. Die gegevens worden vervolgens door de Secretaris-Generaal opgenomen in de tabel in bijlage 4.

3 De vervulling van de formaliteiten bedoeld in het eerste en tweede lid zal worden bevestigd door middel van een verklaring van de Secretaris-Generaal.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 5

1 De uittreksels en verklaringen afgegeven op basis van deze Overeenkomst hebben dezelfde bewijskracht als de uittreksels uit akten en verklaringen afgegeven overeenkomstig het interne recht van de Staat van afgifte.

2 De voornoemde uittreksels en verklaringen worden zonder legalisatie of vergelijkbare formaliteit aanvaard in elk van de Overeenkomstsluitende Staten.

3 In geval van ernstige twijfel over de echtheid of de inhoud van een op grond van deze Overeenkomst afgegeven uittreksel of verklaring kunnen de autoriteiten van de Staat waar dat document wordt gebruikt de afgevende autoriteit verzoeken om verificatie van de echtheid of de inhoud ervan of, in geval van vergissing, om het toesturen van een nieuw uittreksel of verklaring. De uitwisselingen tussen die autoriteiten vinden rechtstreeks plaats.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 6

Behoudens de internationale overeenkomsten die voorzien in kosteloosheid, mogen voor de uittreksels of verklaringen afgegeven op basis van deze Overeenkomst geen hogere rechten worden geheven dan worden geheven voor uittreksels of verklaringen die worden opgemaakt overeenkomstig het interne recht van de Staat van afgifte.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 7

Deze Overeenkomst vormt geen beletsel voor het verkrijgen van letterlijke afschriften van akten opgemaakt overeenkomstig het interne recht van de Staat waar die akten zijn opgemaakt of ingeschreven. Zij vormt evenmin een beletsel voor de afgifte van andere documenten van de burgerlijke stand.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 8

1 Deze Overeenkomst staat open voor ondertekening door de Lidstaten van de ICBS.

2 De Overeenkomst wordt bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd. De akten van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring worden samen met de verklaring voorzien in artikel 4, derde lid, bij de Zwitserse Bondsraad nedergelegd.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 9

1 Iedere Lidstaat van de ICBS kan tot deze Overeenkomst toetreden.

2 Iedere andere Staat kan tot deze Overeenkomst toetreden nadat zij in werking is getreden.

3 De akte van toetreding wordt samen met de verklaring voorzien in artikel 4, derde lid, bij de Zwitserse Bondsraad neergelegd.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 10

De toetreding door een Staat die geen lid is van de ICBS heeft slechts gevolgen voor de betrekkingen tussen de toetredende Staat en de Overeenkomstsluitende Staat die niet binnen vijf maanden na de in artikel 19, eerste lid, onder a), bedoelde kennisgeving bezwaar heeft gemaakt tegen de toetreding van die Staat. Een dergelijk bezwaar kan ook worden gemaakt door elke Staat op het tijdstip waarop hij de Overeenkomst bekrachtigt, aanvaardt of goedkeurt of ertoe toetreedt na de toetreding van de Staat in kwestie. De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van elk bezwaar.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 11

1 Op het tijdstip van de ondertekening, de bekrachtiging, de aanvaarding, de goedkeuring of de toetreding kan iedere Staat zich het recht voorbehouden om deze Overeenkomst niet toe te passen op uittreksels of verklaringen met betrekking tot:

a) het huwelijk tussen personen van gelijk geslacht;

b) het geregistreerd partnerschap of een of meerdere vormen ervan.

2 Geen enkel ander voorbehoud is toegestaan.

3 Iedere Staat kan een overeenkomstig het eerste lid gemaakt voorbehoud te allen tijde intrekken. De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van de intrekking, die van kracht wordt op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 12

1 Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de nederlegging van de tweede akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding door twee Lidstaten van de ICBS.

2 Ten aanzien van de Lidstaat van de ICBS die de Overeenkomst bekrachtigt, aanvaardt, goedkeurt of ertoe toetreedt na de inwerkingtreding ervan, treedt de Overeenkomst in werking op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de nederlegging door die Staat van de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding.

3 Ten aanzien van de Staat die geen lid is van de ICBS treedt de Overeenkomst in werking, tussen de toetredende Staat en de Staten die geen bezwaar hebben gemaakt tegen de toetreding, op de eerste dag van de derde maand die volgt op het verstrijken van de termijn van vijf maanden voorzien in artikel 10.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 13

1 Een Lidstaat van de ICBS die de Overeenkomst heeft ondertekend, kan, in afwachting van de inwerkingtreding van deze Overeenkomst voor hem onder de in artikel 12 bepaalde voorwaarden, te allen tijde verklaren dat de bepalingen van deze Overeenkomst voorlopig voor hem van toepassing zijn. De periode van de voorlopige toepassing mag niet meer dan vijf jaar duren.

2 De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van elke overeenkomstig het eerste lid afgelegde verklaring, onder bijvoeging van de in artikel 4, derde lid, bedoelde verklaring. De verklaring wordt van kracht op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 14

1 Op het tijdstip van de ondertekening, bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding of op elk later tijdstip kan iedere Staat die verschillende territoriale eenheden omvat verklaren dat de Overeenkomst slechts op één of op meerdere van die eenheden van toepassing is.

2 Indien een Staat geen verklaring overeenkomstig het eerste lid aflegt, is de Overeenkomst van toepassing op het gehele grondgebied van die Staat.

3 Een overeenkomstig het eerste lid afgelegde verklaring kan worden gewijzigd of ingetrokken door een nieuwe verklaring.

4 De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van elke verklaring afgelegd overeenkomstig het eerste of derde lid. Die verklaring wordt van kracht bij de inwerkingtreding van de Overeenkomst voor de voormelde Staat of, daarna, op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 15

1 De bijlagen 1 tot en met 3 bij deze Overeenkomst kunnen worden gewijzigd door een besluit dat wordt goedgekeurd bij een gewone meerderheid van de Lidstaten van de ICBS en bij een gewone meerderheid van de Overeenkomstsluitende Staten in een ad hoc Algemene Vergadering. De goedgekeurde wijzigingen binden alle Overeenkomstsluitende Staten.

2 Elk besluit dat overeenkomstig het eerste lid wordt genomen, wordt bij de Zwitserse Bondsraad neergelegd. Het wordt van kracht op de in het besluit bepaalde datum.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 16

1 Deze Overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

2 Iedere Staat die partij is bij deze Overeenkomst zal evenwel de mogelijkheid hebben om de Overeenkomst te allen tijde op te zeggen, na het verstrijken van een termijn van één jaar vanaf de datum van de inwerkingtreding van de Overeenkomst ten aanzien van die Staat. De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van de opzegging die van kracht wordt op de eerste dag van de zevende maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving. De Overeenkomst blijft van kracht tussen de overige Staten.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 17

1 Deze Overeenkomst vervangt vanaf haar inwerkingtreding de op 8 september 1976 te Wenen tot stand gekomen Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand. De Overeenkomst van 8 september 1976 blijft evenwel van kracht tussen de Staten die er partij bij zijn zolang één van hen uitsluitend door die Overeenkomst gebonden is.

2 Vanaf de inwerkingtreding van deze Overeenkomst is elke nieuwe bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring van de Overeenkomst van 8 september 1976 en elke nieuwe toetreding ertoe uitgesloten.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 18

De ICBS-modellen 3 en 5 van bijlage 1 bij deze Overeenkomst worden beschouwd als modellen bedoeld in artikel 1 van het op 6 september 1989 te Patras tot stand gekomen Aanvullend Protocol behorend bij de op 4 september 1958 te Istanbul tot stand gekomen Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, in de betrekkingen tussen de Staten die partij zijn bij de onderhavige Overeenkomst en bij voornoemd aanvullend Protocol.

Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Artikel 19

1 De Zwitserse Bondsraad stelt de Lidstaten van de ICBS en elke andere Staat die tot deze Overeenkomst is toegetreden in kennis van:

a) de nederlegging van elke akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding;

b) elke datum van inwerkingtreding van de Overeenkomst;

c) elk bezwaar gemaakt op grond van artikel 10;

d) elk voorbehoud gemaakt op grond van artikel 11, eerste lid, of de intrekking ervan, met de datum waarop de intrekking van kracht wordt;

e) elke verklaring afgelegd overeenkomstig artikel 13, eerste lid;

f) elke verklaring afgelegd overeenkomstig artikel 14, eerste lid, of de wijziging of de intrekking ervan, met de datum waarop de verklaring, de wijziging, of de intrekking van kracht wordt;

g) elk besluit genomen op grond van artikel 15, eerste lid, met de datum waarop het van kracht wordt;

h) elke opzegging van de Overeenkomst overeenkomstig artikel 16, tweede lid, en de datum waarop deze van kracht wordt.

2 De Zwitserse Bondsraad stelt de Secretaris-Generaal van de ICBS op de hoogte van elke kennisgeving gedaan op grond van het eerste lid.

3 Zodra deze Overeenkomst in werking is getreden, zendt de Zwitserse Bondsraad een voor eensluidend verklaard afschrift aan de Secretaris-Generaal van de Verenigde Naties, met het oog op registratie en bekendmaking overeenkomstig artikel 102 van het Handvest van de Verenigde Naties.

Bijlage 1 — ICBS-modellen

Bijlage 1 — ICBS-modellen

Model 1: Uittreksel uit de geboorteakte

Model 2: Uittreksel uit de akte van erkenning

Model 3: Uittreksel uit de huwelijksakte

Model 4: Uittreksel uit de akte van partnerschapsregistratie/Verklaring waaruit de registratie van een partnerschap blijkt

Model 5: Uittreksel uit de overlijdensakte

Bijlage 2 — Lijst van de vermeldingen en bijbehorende codes

Bijlage 2 — Lijst van de vermeldingen en bijbehorende codes

1-1-1 | Dienst van de burgerlijke stand te

1-1-1-3 | Bevoegde autoriteit

1-3-1-6 | Uittreksel uit de geboorteakte

1-3-2-4 | Uittreksel uit de huwelijksakte

1-3-3-5 | Uittreksel uit de overlijdensakte

1-3-4-7 | Uittreksel uit de akte van erkenning

1-3-5-6 | Uittreksel uit de akte van partnerschapsregistratie

1-4-4 | Andere vermeldingen

1-6-4-1 | Verklaring waaruit de registratie van een partnerschap blijkt

1-8-2-1 | Man

1-8-2-2 | Vrouw

2-1 | Staat

2-2 | Geboorteplaats

2-3 | Plaats van huwelijk

2-4 | Plaats van overlijden

2-6 | Plaats van registratie

2-9-1 | Plaats van de erkenning

3-2 | Kind

3-4-1 | Vader

3-4-2 | Moeder

3-4-2-1 | Toekomstige moeder

3-6-1-1 | Erkenning vóór de geboorte

3-6-1-2 | Erkenning na de geboorte

3-6-1-3 | Erkenning post mortem

3-6-1-6 | Erkenning door beide ouders

3-6-2 | Erkenner(s)

3-6-3 | Erkenning door vader

3-6-4 | Erkenning door moeder

4-1-1 | Echtgenoot

4-1-1-3 | Echtgenote

4-1-2-2 | Laatste echtgeno(o)t(e)

4-2-1-1 | Partner (A/B)

4-2-2-2 | Laatste partner

4-3-4 | Vorige huwelijken of partnerschappen

7- | Geslachtsnaam

7-2-1 | Geslachtsnaam bij geboorte

7-2-2-5 | Geslachtsnaam van het kind vóór de erkenning

7-2-2-6 | Geslachtsnaam van het kind na de erkenning

7-3-4 | Geslachtsnaam vóór het huwelijk

7-4-2 | Geslachtsnaam vóór het partnerschap

7-6-1-5 | Geslachtsnaam op het tijdstip van de afgifte van het uittreksel

7-7-1-2 | Naam van de ondertekenaar

7-7-6 | Ander(e) de(e)l(en) van de naam

7-9 | Voornamen

8-1 | DD/MM/JJJJ

8-2 | Geboortedatum

8-3 | Datum van huwelijk

8-5 | Datum van overlijden

8-6-3 | Datum van afgifte

8-6-9 | Datum van registratie

8-8-1-1 | Datum van de erkenning

9-3-2 | Nr. van de akte

9-3-3 | Nr. van het uittreksel

9-3-5-1 | Persoonlijk identificatienummer

9-4-1 | Handtekening

9-4-6 | Zegel

9-8-2 | Gegeven toestemming(en)

9-8-3 | Andere persoon of autoriteit

9-8-5 | Ja

9-8-6 | Nee

Bijlage 3 — Regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen

Bijlage 3 — Regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen (deel 1)

1. De in artikel 1 van deze Overeenkomst bedoelde documenten worden opgemaakt overeenkomstig de ICBS-modellen opgenomen in bijlage 1.

2. In beginsel bevat elk document een voorzijde en een achterzijde met alle vaste vermeldingen die in de ICBS-modellen voorkomen. Teneinde rekening te houden met de informatiserings- en elektronische technieken kan een document ook op twee bladzijden worden opgemaakt of alleen de vermeldingen bevatten die in casu noodzakelijk zijn.

3. Op de voorzijde (of bladzijde 1) van elk document staat de afkorting „ICBS” en een verwijzing naar deze Overeenkomst.

4. De uittreksels of verklaringen volgens de ICBS-modellen 1 tot en met 5 worden overeenkomstig de oorspronkelijk vermelde gegevens en de toegevoegde latere meldingen opgemaakt. Zij geven de laatste persoonlijke of familierechtelijke staat weer die eruit voortvloeit. De autoriteit van afgifte vermeldt in het document het nummer van de akte waaruit die gegevens zijn overgenomen of het nummer van het uittreksel wanneer de akte niet is genummerd. Wanneer er een nummer is voor de akte en een ander nummer voor het uittreksel, vermeldt zij beide nummers.

5. De verklaring volgens ICBS-model nr. 4 wordt opgemaakt door de bevoegde autoriteit en bevat de gegevens die de voornoemde autoriteit in haar bezit heeft. In het vakje „7-6-1-5 Geslachtsnaam op het tijdstip van de afgifte van het uittreksel” vermeldt de bevoegde autoriteit de geslachtsnaam op het tijdstip van de afgifte van de verklaring.

6. De verwijzing naar de Overeenkomst en de vaste vermeldingen die op de voorzijde (of bladzijde 1) van de ICBS-modellen voorkomen, wordt ten minste in de officiële taal of één van de officiële talen van de autoriteit van afgifte en in het Frans opgesteld. Wanneer de documenten via het ICBS-platform worden verzonden, worden de verwijzing en de vaste vermeldingen bovendien ten minste in de officiële taal of één van de officiële talen van de ontvangende Staat opgesteld, met een maximum van drie talen in totaal. De officiële taal van de autoriteit van afgifte is in beginsel de door de ambtenaar van de burgerlijke stand gekozen taal bij het inloggen op het platform.

7. De vaste vermeldingen op de voorzijde (of bladzijde 1) van de ICBS-modellen zijn voorzien van codes waarvan de lijst in bijlage 2 bij deze Overeenkomst is opgenomen.

8. De betekenis van de symbolen die de mogelijkheid bieden de vakjes „1-4-4 Andere vermeldingen” van de ICBS-modellen 1, 3 en 4 en de vakjes „7-7-6 Ander(e) de(e)l(elen) van de naam” van de ICBS-modellen 1 tot en met 5 in te vullen, moet ten minste in de officiële taal of één van de officiële talen van de Staat van afgifte en in het Frans op de voorzijde (of bladzijde 1) van de modellen worden vermeld. Wanneer de documenten via het ICBS-platform worden verzonden, wordt de betekenis van de symbolen ook in de officiële taal of in één van de officiële talen van de ontvangende Staat vermeld, met een maximum van drie talen in totaal.

9. Alle op de voorzijde (of bladzijde 1) van de ICBS-modellen aan te brengen vermeldingen worden in Latijnse drukletters geschreven. Zij kunnen bovendien worden geschreven in de tekens van de taal van de autoriteit die het document opmaakt.

10. De data worden in Arabische cijfers geschreven. Zij geven achtereenvolgens de dag, de maand en het jaar aan (DD/MM/JJJJ). De dag en de maand worden aangeduid door twee cijfers, het jaar door vier cijfers. De eerste negen dagen van de maand en de eerste negen maanden van het jaar worden aangeduid door de cijfers 01 tot en met 09;

11. Om de vakjes „1-4-4 Andere vermeldingen” van de modellen 1, 3 en 4 in te vullen, worden uitsluitend de volgende symbolen gebruikt:

Abs = afwezigheid

AbsC = afwezigheid van de echtgenoot

AbsP = afwezigheid van de partner

AMar = nietigverklaring van het huwelijk

APE = nietigverklaring van het geregistreerd partnerschap

AS = zwakke adoptie

CMP = omzetting van het huwelijk in een geregistreerd partnerschap

CM = huwelijkse voorwaarden

CP = partnerschapsvoorwaarden

CPM = omzetting van het geregistreerd partnerschap in een huwelijk

D = overlijden

DC = overlijden van de echtgenoot

Div = echtscheiding

DP = overlijden van de partner

DPE = ontbinding van het geregistreerd partnerschap

Mar = huwelijk

PE = geregistreerd partnerschap

SC = scheiding van tafel en bed

Na de symbolen volgen, indien nodig, de datum en de plaats van de gebeurtenis, alsmede de geslachtsnaam en voornamen van de echtgeno(o)t(e) of partner.

12. Alle vermeldingen die op de voorzijde (of bladzijde 1) van de ICBS-modellen moeten worden aangebracht moeten zo nauwkeurig mogelijk zijn, met name:

a. de naam van elke plaats vermeld in een document wordt gevolgd door de naam van de Staat waar die plaats is gelegen telkens als die Staat niet de Staat van afgifte van het document is;

b. voor zover mogelijk wordt het persoonlijk identificatienummer vermeld. Daarna volgt de naam van de Staat die het heeft toegekend. Indien de Staat van afgifte van het ICBS-model en de ontvangende Staat beide zulk een nummer toekennen, worden deze nummers op dezelfde regel vermeld, telkens gevolgd door de naam van de Staat;

c. indien het niet mogelijk is om een vakje of een deel van een vakje van het ICBS-model in te vullen aan de hand van de oorspronkelijke vermeldingen en latere vermeldingen, wordt dat vakje of deel van het vakje onbruikbaar gemaakt door middel van doorhalingen. Deze bepaling wordt enkel gebruikt indien een autoriteit van afgifte niet over een gegeven beschikt, maar zij belet niet dat de rubriek wordt ingevuld telkens als de autoriteit met zekerheid kennis heeft van het gegeven, met name wanneer dat gegeven in de akte is opgenomen en specifiek betrekking heeft op de afstamming, maar ook als dat gegeven gemakkelijk kan worden afgeleid uit de toepassing van de wet en andere rechtsbepalingen. In het geval van een persoon van onbepaald geslacht worden de vakjes „1-8-2-1 Man” en „1-8-2-2 Vrouw” blanco gelaten;

d. bij het invullen van de vakjes „3-4-1 Vader” en „3-4-2 Moeder”, die ertoe strekken het geslacht van elke ouder te bepalen, vinkt de Staat van afgifte het vakje „vader” in de ene kolom aan en het vakje „moeder” in de andere kolom als de ouders een verschillend geslacht hebben. Als de ouders hetzelfde geslacht hebben, vinkt de voornoemde autoriteit in beide kolommen de vakjes „vader” of de vakjes „moeder” aan;

e. bij het invullen van de vakjes „4-1-1 Echtgenoot” en „4-1-1-3 Echtgenote”, die ertoe strekken het geslacht van de echtgenoten te bepalen, vinkt de autoriteit van afgifte het vakje „echtgenoot” in de ene kolom aan en het vakje „echtgenote” in de andere kolom als de echtgenoten een verschillend geslacht hebben. Als de echtgenoten hetzelfde geslacht hebben, vinkt voornoemde autoriteit in beide kolommen de vakjes „echtgenoot” of de vakjes „echtgenote” aan;

f. bij het invullen van de vakjes „7-2-1 Geslachtsnaam bij geboorte” vermeldt de autoriteit van afgifte in beginsel de geslachtsnaam die bij de geboorte is toegekend en op de geboorteakte vermeld staat. Indien die naam later door een vrijwillige verklaring of op grond van een beslissing tot naamswijziging of een wijziging van de afstamming, met name door adoptie, is veranderd, vermeldt voornoemde autoriteit de geslachtsnaam die voortvloeit uit de wijziging die heeft plaatsgevonden;

Bijlage 3 — Regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen

Bijlage 3 — Regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen (deel 2)

g. de vakjes „7-3-4 Geslachtsnaam vóór het huwelijk”, „7-4-2-1 Geslachtsnaam vóór het partnerschap” en „7-6-1-5 Geslachtsnaam op het tijdstip van de afgifte van het uittreksel” moeten de mogelijkheid bieden alle gevallen te omvatten, met name de gevallen waarin de geslachtsnaam van de persoon, vóór de voltrekking van het huwelijk of het aangaan van het partnerschap, niet zijn geslachtsnaam bij geboorte (in de bovenvermelde betekenis) maar een andere wettelijke geslachtsnaam is, bijvoorbeeld een huwelijksnaam gekozen tijdens een vorig huwelijk of partnerschap die de persoon heeft behouden na de ontbinding van voornoemd huwelijk of partnerschap. Voor het vakje „7-6-1-5” van model 4 is de vermelde geslachtsnaam in het betreffende geval de geslachtsnaam op het tijdstip van de afgifte van de verklaring;

h. de vakjes „7-7-6 Ander(e) de(e)l(elen) van de naam” bieden, in het betreffende geval, de mogelijkheid om namen te vermelden die de persoon gebruikt of waaronder hij bekend kan zijn. Ook de „middle names” en de familienamen worden daarin vermeld. De tussennaam („middle name”) wordt gevolgd door het symbool „Ni”, de familienaam door het symbool „Np” en de andere namen of delen van de naam door het symbool „Na”. In dit vakje worden ook de adellijke titels, gevolgd door het symbool „Nob” vermeld;

i. om de vakjes „7-9 Voornamen” in te vullen, vermeldt de autoriteit van afgifte in beginsel alle voornamen, op de wijze en in de volgorde waarin zij in de originele akte zijn opgenomen of later gewijzigd. Er zij evenwel op gewezen dat sommige Staten de betrokkenen de mogelijkheid bieden de voorna(a)m(en) te kiezen waarvan zij wensen dat ze op de uittreksels worden vermeld die op grond van de registers zijn afgegeven.

13. Op de achterzijde (of bladzijde 2) van elk ICBS-model moet de vertaling staan van de vaste vermeldingen en van de symbolen die op de voorzijde (of bladzijde 1) vermeld staan in ten minste één van de officiële talen van de Overeenkomstsluitende Staten die niet op de voorzijde (of bladzijde 1) zijn gebruikt en in het Engels.

14. Op elk document worden de naam en de hoedanigheid vermeld van degene die het opmaakt. Wanneer een document op papier wordt afgegeven, wordt het gedagtekend en voorzien van de vereiste handtekening en zegel. Wanneer het document via het ICBS-platform wordt verzonden, worden de handtekening en het zegel van de afzender aangebracht overeenkomstig de Overeenkomst inzake het gebruik van het platform van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand voor de internationale uitwisseling langs elektronische weg van gegevens van de burgerlijke stand, ondertekend te Rome op 19 september 2012. De ontvangende autoriteit geeft in voorkomend geval een papieren afschrift af waarvan zij verklaart dat het overeenkomstig de ontvangen gegevens is.