1. Les documents visés à l’article 1er de la présente Convention sont établis conformément aux modèles CIEC repris dans l’annexe 1.

2. Chaque document comporte en principe un recto et un verso et reprend toutes les énonciations invariables qui figurent dans les modèles CIEC. Toutefois, pour tenir compte des techniques informatiques et électroniques, un document peut être établi sur deux pages ou ne reprendre que les énonciations nécessaires en l’espèce.

3. Chaque document comporte sur le recto (ou page 1) le sigle de la CIEC et une référence à la présente Convention.

4. Les extraits ou certificats des modèles CIEC 1 à 5 sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures et reproduisent le dernier état personnel ou familial qui en résulte ; sur les documents, l’autorité de délivrance indique le numéro de l’acte à partir duquel ces données sont reprises ou le numéro de l’extrait quand l’acte n’est pas numéroté, et elle indique les deux numéros lorsqu’il existe un numéro pour l’acte et un autre pour l’extrait.

5. Le certificat du modèle CIEC 4 est établi par l’autorité compétente et reprend les données qui sont en sa possession ; dans la case « 7-6-1-5 Nom au moment de la délivrance de l’extrait », l’autorité compétente indiquera le nom au moment de la délivrance du certificat.

6. La référence à la Convention et les énonciations invariables qui figurent sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont rédigées au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’autorité de délivrance et dans la langue française. Lorsque les documents sont transmis par la Plateforme CIEC, la référence et les énonciations invariables seront en outre rédigées au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État destinataire, dans la limite de trois langues au total ; la langue officielle de l’autorité de délivrance sera en principe celle choisie par l’officier de l’état civil en se connectant sur la Plateforme.

7. Les énonciations invariables qui figurent sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont munies des codes dont la liste est donnée à l’annexe 2 de la présente Convention.

8. La signification des symboles permettant de renseigner les cases « 1-4-4 Autres énonciations » des modèles CIEC 1, 3 et 4 et les cases « 7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom » des modèles CIEC 1 à 5, doit être indiquée sur le recto (ou page 1) des modèles au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État de délivrance ainsi que dans la langue française. Lorsque les documents sont transmis par la Plateforme CIEC, la signification des symboles sera en outre indiquée dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État destinataire, dans la limite de trois langues au total.

9. Toutes les inscriptions à porter sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont écrites en caractères latins d’imprimerie ; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue de l’autorité qui établit le document.

10. Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement le jour, le mois et l’année (JJ/MM/AN). Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l’année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l’année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.

11. Pour renseigner les cases « 1-4-4 Autres énonciations» des modèles 1, 3 et 4 sont à utiliser exclusivement les symboles suivants :

Abs = Absence

AbsC = Absence du conjoint AbsP = Absence du partenaire AMar = Annulation du mariage

APE = Annulation du partenariat enregistré AS = Adoption simple

CMP = Conversion du mariage en partenariat enregistré

CM = Contrat de mariage

CP = Contrat de partenariat enregistré

CPM = Conversion du partenariat enregistré en mariage D = Décès

DC = Décès du conjoint Div = Divorce

DP = Décès du partenaire

DPE = Dissolution du partenariat enregistré Mar = Mariage

PE = Partenariat enregistré SC = Séparation de corps

Les symboles sont, s’il y a lieu, suivis de la date et du lieu de l’événement ainsi que des nom et prénoms du conjoint ou partenaire.

12. Toutes les inscriptions à porter sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC doivent être aussi précises que possible. En particulier,

a) le nom de tout lieu mentionné dans un document est suivi du nom de l’État où ce lieu est situé chaque fois que cet État n’est pas celui où ce document est délivré ;

b) le numéro personnel d’identification sera indiqué dans la mesure du possible ; il sera suivi du nom de l’État qui l’a attribué ; si l’État de délivrance du modèle CIEC et l’État destinataire attribuent tous les deux un tel numéro, ils seront indiqués sur la même ligne, suivis chacun du nom de l’État ;

c) si les énonciations originales et mentions ultérieures ne permettent pas de remplir une case ou une partie de case du modèle CIEC, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits ; cette disposition ne sera utilisée que si une autorité de délivrance ne dispose pas d’un renseignement, mais elle n’empêche pas que la rubrique soit renseignée chaque fois que l’autorité a connaissance certaine de l’information, en particulier si cette dernière figure dans l’acte et concerne notamment la filiation, mais aussi si elle peut facilement se déduire de l’application de la loi et d’autres règles de droit; dans l’hypothèse d’une personne de sexe indéterminé, les cases « 1-8-2-1 Sexe masculin » et « 1-8-2-2 Sexe féminin » seront laissées en blanc ;

d) pour renseigner les cases « 3-4-1 Père » et « 3-4-2 Mère », visant à déterminer le sexe de chaque parent, l’autorité de délivrance cochera la case « père » dans une colonne et la case « mère » dans l’autre colonne si les parents sont de sexe différent ; elle cochera dans les deux colonnes les cases « père » ou les cases « mère » si les parents sont de même sexe ;

e) pour renseigner les cases « 4-1-1 Époux » et « 4-1-1-3 Épouse », visant à déterminer le sexe de chaque époux, l’autorité de délivrance cochera la case « époux » dans une colonne et la case

« épouse » dans l’autre colonne si les époux sont de sexe différent ; elle cochera dans les deux colonnes les cases « époux » ou les cases « épouse » si les époux sont de même sexe ;

f) pour renseigner les cases « 7-2-1 Nom de naissance », l’autorité de délivrance indiquera en principe le nom attribué à la naissance et inscrit dans l’acte de naissance ; si ce nom a été changé ultérieurement, par déclaration volontaire ou à la suite d’une décision de changement de nom ou d’une modification de la filiation, notamment en raison d’une adoption, elle indiquera le nom résultant du changement ainsi intervenu ;

g) les cases « 7-3-4 Nom avant le mariage », « 7-4-2 Nom avant le partenariat » et « 7-6-1-5 Nom au moment de la délivrance de l’extrait » doivent permettre de couvrir toutes les hypothèses, et notamment celles où le nom de la personne, avant la célébration du mariage ou la conclusion du partenariat, ne serait pas son nom de naissance (dans le sens donné supra) mais un autre nom légal, par exemple un nom matrimonial choisi pendant un mariage ou un partenariat précédent et que la personne aurait pu conserver, après la dissolution dudit mariage ou partenariat ; le cas échéant, pour la case « 7-6-1-5 » du modèle 4, le nom indiqué sera celui au moment de la délivrance du certificat ;

h) les cases « 7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom » permettent, le cas échéant, d’indiquer des noms que la personne utilise ou sous lesquels elle peut être connue ; on y indiquera aussi les « middle names » et les noms patronymiques ; le nom intermédiaire (« middle name ») sera suivi du symbole « Ni », le nom patronymique du symbole « Np » et les autres noms ou éléments de nom du symbole « Na ». Seront également inscrits dans cette case les titres de noblesse, suivis du symbole « Nob » ;