Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ’Selectielijst van het Kabinet der Koningin 1994–2015’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Inhoudsopgave

Artikel I

1. Inleiding

2. Organisatie

3. Taakgebieden

4. Selectie-uitgangspunten

5. Totstandkoming van de lijst

6. Systematiek van de lijst

Inhoudsopgave

Artikel II

A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin

1. Fungeren als trait d’union

2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

3. Overige ambtelijke ondersteuning

B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak

C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

1. Organisatie-ontwikkeling

2. Bestuurs- en beheershandelingen

3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer

4. Overlegstructuren

5. Documentaire Informatievoorziening

6. Dienstuitoefening

7. Financieel beheer

8. Personeelsbeheer

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel 1

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is een selectielijst het instrument. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 regelt de ontwerp- en de vaststellingsprocedure voor selectielijsten. Hierin is aangegeven dat bij het ontwerpen rekening gehouden moet worden met:

de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

De selectielijst van het Kabinet der Koningin is gebaseerd op het ’Institutioneel onderzoeksrapport Kabinet der Koningin’. Het beschrijft per handeling of de neerslag ervan overgebracht moet worden naar de Rijksarchiefdienst. Het overbrengen dient te geschieden volgens de ’Normen goede en geordende staat’. Met alle bovengenoemde belangen is in deze lijst rekening gehouden. De selectielijst Kabinet der Koningin wijkt af van andere lijsten; de lijst heeft betrekking op de organisatie en afzonderlijke taakgebieden van het Kabinet en bestrijkt dus geen beleidsterrein. Gelet op het bijzondere karakter van het Kabinet en de beperkte omvang van de organisatie is de lijst tevens bedoeld als een werkinstructie inzake het beheer van de gegevensbestanden. Het is om deze reden dat ook de handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende processen erin zijn opgenomen. Als model is de selectielijst van de Algemene Rekenkamer gebruikt

1 Besluit van 3 februari 1995 houdende vaststelling van de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer.

. De periode waarvoor deze selectielijst geldt is 1994 - 2015.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel 2

Het Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie en taken zijn neergelegd in het koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44 en het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17.

Het Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen. De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd. De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 1929, 530).

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel 3

De in de loop der tijd aan het Kabinet der Koningin opgedragen taken zijn:

a. ambtelijk ondersteunen van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke taken en fungeren als trait d’union tussen de Koningin en ministers;

b. bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden;

c. interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen.

Deze taken worden hierna toegelicht.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel a

Deze taak richt zich op drie onderdelen:

1º. Fungeren als trait d’union

Het registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle door de bewindspersonen aangeboden stukken. Deze stukken zijn:

voordrachten en nadere rapporten van ministers en staatssecretarissen met betrekking tot voorstellen van wet, ontwerp-algemene maatregelen van bestuur, ontwerp-koninklijke besluiten en aangenomen (rijks)wetten;

aanhangigmakingen bij de Raad van State van ontwerp-goedkeuringswetten voor verdragen, van voorstellen van wet en van algemene maatregelen van bestuur;

verlofaanvragen van ministers en staatssecretarissen;

machtigingen tot afwijzing van gratieverzoeken, tot administratieve wijziging van getekende koninklijke besluiten, tot afwijzing verzoekschriften militairen en tot het vragen van agrément voor toekennen van koninklijke onderscheidingen en voor toelaten buitenlandse ambassadeurs en consuls;

nota’s, rapporten en brieven van particulieren, ministers of staatssecretarissen en (overheids-)instanties;

dankbetuigingen van gedecoreerden voor verleende koninklijke onderscheidingen.

Het ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren ontvangen verzoekschriften.

Artikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd gezag. Op basis van dit grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften. Deze verzoekschriften worden na registratie:

hetzij om bericht en raad voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; ten aanzien van deze verzoekschriften ontvangt de Koningin achtergrondinformatie en het antwoord in concept dat de bewindspersoon voornemens is te geven; na instemming ontvangt de betrokken bewindspersoon de machtiging tot afdoening van het stuk in de voor-gestelde vorm; in incidentele gevallen kan daarnaast een korte noodzakelijk geachte wijziging ter nadere overweging worden voorgelegd;

hetzij ter afdoening toegezonden aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; na afdoening door het ministerie ontvangt het Kabinet een afschrift van het verzonden antwoord of de mededeling dat het ministerie het verzoekschrift deponeert en geen verdere actie onderneemt;

hetzij gedeponeerd (onsamenhangende brieven, waaruit geen concreet probleem is te distilleren).

Daarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijvoorbeeld naturalisaties, naamswijzigingen) of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijvoorbeeld sollicitaties naar het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris. Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp)koninklijk besluit weer bij het Kabinet terug.

In de trait d’union-functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.

2º. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

Deze taak omvat de volgende onderdelen:

het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin ten behoeve van periodieke, dat wil zeggen met een zekere regelmaat terugkerende, ontvangsten (bewindspersonen, leden Staten-Generaal, Gouverneurs, Commissarissen der Koningin, burgemeesters e.d.) en incidentele ontvangsten in verband met bijvoorbeeld het afleggen van de eed of belofte in handen van de Koningin;

het verzamelen van achtergrondinformatie ten behoeve van inkomende en uitgaande staatsbezoeken, officiële bezoeken en werkbezoeken;

het verzamelen van achtergrondinformatie over andere relevante onderwerpen voor de Koningin;

het voeren van correspondentie namens de Koningin;

het opstellen en overbrengen van boodschappen aan staatshoofden van vreemde mogendheden via het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassades.

3º. Overige ambtelijke ondersteuning

Deze taak heeft betrekking op de ambtelijke ondersteuning bij de kabinetsformatie en de troonrede en omvat:

het fungeren als trait d’union tussen Koningin en ministers en staatssecretarissen;

het voeren van correspondentie namens de Koningin;

het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin;

andere vormen van ambtelijke ondersteuning zoals het opstellen en uitgeven van communiqués bij de kabinetsformatie.

Voorts heeft deze taak betrekking op de ambtelijke ondersteuning tijdens het regentschap. Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de Koningin, dat wil zeggen draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als trait d’union tussen de Regent en ministers.

Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent

2 Artikel 37 van de Grondwet vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent:

a. zolang de Koning de leeftijd van achttien jaar niet heeft bereikt (artikel 33 GW);

b. indien een nog niet geboren kind tot het koningschap geroepen kan zijn;

c. indien de Koning buiten staat is verklaard het koninklijk gezag uit te oefenen (artikel 35 GW);

d. indien de Koning de uitoefening van het koninklijk gezag tijdelijk heeft neergelegd (artikel 36 GW);

e. zolang na het overlijden van de Koning of na diens afstand van het koningschap een opvolger ontbreekt (artikel 30, tweede lid, GW).

. Indien toepassing moet worden gegeven aan artikel 38 van de Grondwet, op grond waarvan de Raad van State het koninklijk gezag uitoefent, vervult het Kabinet der Koningin dezelfde ambtelijke ondersteunende werkzaamheden als voor de Regent. Gezien het feit dat de Raad van State sedert 1890 niet meer geroepen is het koninklijk gezag uit te oefenen, wordt in casu alleen volstaan met deze vermelding.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel b

Deze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17, en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen documenten.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel c

Ter ondersteuning van de primaire processen worden ondersteunende handelingen uitgevoerd. Deze hebben betrekking op:

organisatie-ontwikkeling;

bestuurs- en beheershandelingen;

privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer;

overlegstructuren;

documentaire informatievoorziening;

dienstuitoefening;

financieel beheer;

personeelsbeheer.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel 4

De selectie met betrekking tot het overbrengen van de archiefbescheiden richt zich op de handelingen van het Kabinet der Koningin. Er wordt een scheiding aangebracht tussen te bewaren (naar de Rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens. In samenhang met andere selectielijsten moeten de gegevens een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maken. Het Kabinet valt niet onder een van de gangbare beleidsterreinen en derhalve gelden andere selectiecriteria. In deze lijst is voor elke handeling een waardering aangegeven (bewaren/vernietigen), op grond van de volgende criteria.

Voor het taakgebied ’bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden’ geldt als criterium de functie van ’dépot des lois’. Het Staatsarchief is de complete verzameling van originele staatsstukken zoals de wetten, algemene maatregelen van bestuur en koninklijke besluiten. Het archief geeft inzicht in het functioneren van de regering op het hoogste niveau: het vormt als het ware het sluitstuk van de besluitvorming op de ministeries en is daarmee te beschouwen als een toegang op alle ministerie-archieven. Het gehele Staatsarchief blijft bewaard.

Voor de andere taakgebieden is steeds de afweging gemaakt of de neerslag ook elders aanwezig is. Belangrijke selectiecriteria die het Kabinet hierbij hanteert zijn:

externe verantwoording of verslaglegging;

inrichting en werkprocedures;

bijzondere tijdsomstandigheden (Tweede Wereldoorlog).

In de praktijk betekent dit dat de neerslag van de handelingen ter vervulling van de primaire taken van het Kabinet der Koningin bijna integraal voor bewaring in aanmerking komt. Eén categorie valt daarbuiten. De neerslag van de verzoekschriftenadministratie zal op termijn worden vernietigd. Deze bestaat uit registratie en afschriften; het feitelijke dossier betreffende verzoekschriften berust bij de ministeries welke zijn belast met de behandeling van de verzoekschriften. Voor het extern verantwoordingsbelang en de service die het Kabinet aan rekestranten wil bieden is een bewaartermijn van 20 jaar gesteld. Hierop is één uitzondering. Van die verzoekschriften die om bericht en raad aan de betreffende bewindspersonen worden gezonden blijft het dossier permanent bewaard.

De neerslag van de handelingen in de sfeer van bedrijfsvoering en ondersteuning zal op termijn worden vernietigd, conform de daarvoor vastgestelde wettelijke termijnen.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende gebeurtenissen of personen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel 5

Het eerste concept van een selectielijst dateert van 28 december 1994. Een tweede concept volgde eind 1995. Aan het ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gevoerde driehoeksoverleg namen de volgende personen deel:

als deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het Kabinet der Koningin: mr. J. van Ingen, directie-adviseur van het Kabinet der Koningin en auteur van het institutioneel onderzoek;

als deskundige ten aanzien van het archiefbeheer: mw. G. Keijzer-Baldé, hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Kabinet der Koningin;

als vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris: drs. R.C. Hol, Rijksarchivaris PIVOT.

Over de kwestie van de toepassing van wet- en regelgeving inzake de openbaarheid in relatie tot de belangen voor de recht- en bewijszoekende burger is overleg gevoerd met het ministerie van Justitie, afdeling Gratie, en het ministerie van Algemene Zaken. Het ging hierbij in het bijzonder om de gratieverleningen en de kroonberoepen.

Op 3 mei 1996 is de ontwerp-selectielijst door de Directeur van het Kabinet der Koningin aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen aangeboden. Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met de ontwerp-selectielijst naar de Raad voor Cultuur is verstuurd. Vanaf 1 juli 1996 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de bibliotheken van het Kabinet der Koningin, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, het Algemeen Rijksarchief en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in een reactie. Na afloop van de terinzagelegging is de ontwerp-selectielijst op 28 augustus 1996 om advies gezonden naar de Raad voor Cultuur.

Het advies van de Raad voor Cultuur van 3 juni 1997 (arc-97.933/2) heeft geleid tot nader overleg tussen het Kabinet der Koningin en de Algemene Rijksarchivaris. Naar aanleiding van het advies zijn de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst aangebracht:

in de titel van de selectielijst is de periode 1994–2015 opgenomen;

bij handeling A.1.2 is de waardering bewaren toegekend aan de strips met aantekeningen van het Staatshoofd en uitgebreide strips betreffende ingewikkelde wet- en regelgeving;

de waardering van handeling C.7.7 is gewijzigd van vernietigen in bewaren.

Inhoudsopgave › I — Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

Artikel 6

De selectielijst is opgedeeld in de drie taakgebieden die hierboven zijn omschreven. Per taakgebied is een opsomming gegeven van de handelingen. In de linkerkolom staat het volgnummer, in de tweede kolom de omschrijving van de handeling, in de derde kolom de producten, in de vierde kolom de bewaartermijn en in de vijfde kolom eventuele toelichtingen.

Inhoudsopgave › II — Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

II — Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

De kolommen in de overzichten van deze selectielijst hebben de volgende betekenis:

Nr. = volgnummer van de handeling

Omschrijving = korte omschrijving van de handeling

Producten = (schriftelijke) neerslag van de handeling

Termijn = bewaartermijn (bewaren = permanent bewaren: betekent na 20 jaar overdragen aan ARA; x jaar = x jaren bewaren, daarna vernietigen;

na vervanging = vernietigen van een stuk nadat vervanging daarvan heeft plaatsgehad)

Toelichting = ruimte voor toelichting

Inhoudsopgave › II — Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015 › A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit 22 december 1840, nr. 44)

A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit 22 december 1840, nr. 44)

1. Fungeren als trait d'union

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

A.1.1 | Het ontvangen en | Registratie | a. bewaren | b. De originele

registreren van: | | | verzoekschriften

a. wetsvoorstellen, | | | worden doorgezonden

ontwerp-koninklijke | | | naar de

besluiten, verdragen en | | | verantwoordelijke

andere door de Koningin te | | | bewindspersonen. Het

tekenen stukken; | | | Kabinet behoudt

b. verzoekschriften en | | b. 20 jaar | slechts een

afschriften van | | | registratie en de

antwoordbrieven van | | | afschriften van

bewindslieden; | | | antwoorden op de

c. boodschappen van | | c. bewaren | verzoekschriften. Het

staatshoofden van vreemde | | | dossier berust bij de

mogendheden; | | | ministeries.

d. overige aan het Kabinet | | d. bewaren

der Koningin gerichte

stukken.

A.1.2 | Het op vormvereisten | - strips (samenvattingen) | - strips: | De strip is een korte

controleren, inhoudelijk | - wetsvoorstellen met | vernietigen na | samenvatting van de

samenvatten, administreren | memorie van toelichting | afhandeling, | inhoud voor de

en doorgeleiden aan de | - AMvB's met nota van | behalve strips | Koningin.

Koningin van alle van de | toelichting | met | De door de Koningin

bewindslieden afkomstige | - ontwerp-KB's (eventueel | aantekeningen | getekende stukken

ontwerp-wet en regelgeving | met toelichting) | van het | gaan voor contraseign

en overige stukken die ter | - verdragen met toelichtende | Staatshoofd en | terug naar de

goedkeuring/kennisneming | nota | uitgebreide | bewindslieden en

aan de Koningin worden | - adviezen Raad van State | strips | komen daarna ter

voorgelegd. | - voordrachten bewindslieden | betreffende | bewaring terug op het

- nadere rapporten | ingewikkelde | Kabinet (zie A.1.4).

bewindslieden | wet- en

- minuut-brieven | regelgeving

- overige

producten:

bewaren

A.1.3 | Het doorzenden aan | a. registratie | a. bewaren | b. De

ministeries en Hoge | b. verzendbevestigingen | b. 1 jaar | verzendbevestiging is

Colleges van Staat van door | | | een administratief

de Koningin afgedane | | | hulpmiddel.

stukken

A.1.4 | Het ontvangen van | registratie originele | bewaren | De originele wet- en

gecontrasigneerde wetten, | wetten, AMvB's, KB's | | regelgeving blijft

AMvB's en KB's | | | bewaard (dépot des

lois). Zie B.1.

A.1.5 | a. Het lezen en ter | a. Samenvattingen van de | a. 20 jaar | a. en b. De

behandeling overdragen of | inhoudgeleidestempels c.q. | | registratie van de

om bericht en raad | apostilles, minuut- | | verzoekschriften aan

verzenden aan de betrokken | ontvangstbevestigingsbrieven | | het staatshoofd wordt

bewindslieden van de van | en minuut- | | 20 jaar bewaard, de

particulieren ontvangen | doorgeleidingsbrieven | | verzoekschriften zelf

verzoekschriften. | b. afschriften | b. 20 jaar | worden ter afdoening

b. Het kennisnemen van | c. rapporten en minuut- | c. bewaren | doorgezonden aan de

afschriften van door de | machtigingsbrieven | | betrokken

bewindslieden verzonden | d. notities | d. bewaren | bewindslieden. Het

antwoordbrieven aan | | | Kabinet der Koningin

adressanten op ter | | | ontvangt ter

ter behandeling | | | kennisneming de

overgedragen | | | door

verzoekschriften. | | | de bewindslieden

c. Het kennisnemen van | | | opgestelde

rapporten inzake om bericht | | | antwoordbrieven.

en raad verzonden | | | N.B. Een zeer beperkt

verzoekschriften en | | | aantal

opstellen van | | | verzoekschriften

machtigingsbrief ter | | | wordt gedeponeerd en

afdoening door | | | komt niet voor

bewindslieden. | | | blijvende bewaring in

d. Het verstrekken van | | | aanmerking. Het

informatie uit en over | | | betreft

verzoekschriften aan de | | | onsamenhangende

Koningin. | | | brieven, waaruit geen

concreet probleem is

te distilleren.

c. De rapporten

betreffende bericht-

en raadstukken hebben

een zwaarder

karakter; bij de

beantwoording van

deze brieven is de

Koningin inhoudelijk

betrokken. Deze komen

derhalve voor

bewaring in

aanmerking.

d.

Managementoverzichten

met een samenvatting

over de inhoud van

verzoekschriften

worden bewaard.

A.1.6 | a. Het vastleggen op | - microfilms | a. bewaren | a. Zie B.1.

microfilm en het archiveren | - archiefstukken | | b. Gedeponeerde

van wetten, AMvB's en KB's | | | verzoekschriften zijn

met de daarbij behorende | | | overwegend

(nadere) rapporten, | | | onsamenhangende

adviezen en | | | brieven, waaruit geen

aanbiedingsbrieven e.d. | | | concreet probleem is

b. Het archiveren van te | | b. 20 jaar | te distilleren.

deponeren verzoekschriften.

c. Het archiveren van | | c. bewaren

bericht en raadrapporten

met kopie verzoekschriften.

A.1.7 | Opstellen en overbrengen | notities | bewaren

van boodschappen aan

staatshoofden van vreemde

mogendheden via het

Ministerie van Buitenlandse

Zaken en ambassades

A.1.8 | Secretariaatswerkzaamheden: | - adreslijsten | na vervanging | periodieke

werkplanning, samenstellen | - agenda's | | bijstelling; oud

overzichten en bijhouden | - planningsoverzichten | | vervalt

agenda's

2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

A.2.1 | achtergrondinformatie | - notities met curriculum | bewaren

voor de Koningin ten | vitae

behoeve van | - werkdossiers

periodieke, d.w.z. | - notities

met een zekere

regelmaat

terugkerende,

ontvangsten

(bewindslieden, leden

Staten-Generaal,

Gouverneurs,

Commissarissen der

Koningin en anderen)

en incidentele

ontvangsten in

verband met

bijvoorbeeld het

afleggen van de

eed/belofte in handen

van de Koningin;

b. Ontvangst van bij

het Hof

geaccrediteerde

ambassadeurs;

c. Inkomende en

uitgaande

staatsbezoeken,

officiële bezoeken en

werkbezoeken;

d. Andere relevante

onderwerpen.

3. Overige ambtelijke ondersteuning

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

A.3.1 | Ambtelijke en | - draaiboeken | | Het Kabinet der

administratieve | - minuut-brieven | | Koningin

ondersteuning bij | - communiqués | | verzorgt ook de

kabinetsformaties | - adviezen Voorzitter | | communiqués bij

Eerste en Tweede Kamer; | | tussentijds

Vice-President van de | | aftredende

Raad van State en | | bewindslieden.

fractievertegenwoordigers

politieke partijen Tweede

Kamer

- rapporten (in-

)formateur

- gespreksnotities

A.3.2 | Ambtelijke en | - draaiboeken | bewaren

administratieve | - troonredes

ondersteuning bij

de troonrede

A.3.3 | Waarneming | idem bij staatshoofd | bewaren | Het Kabinet der

koninklijk gezag | | | Koningin

door Regent en | | | verricht voor

Raad van State | | | de Regent en de

Raad van State

dezelfde

werkzaamheden

als voor de

Koningin als

staatshoofd.

Inhoudsopgave › II — Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015 › B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak (koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17 en Archiefwet)

B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak (koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17 en Archiefwet)

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

B.1 | Het bewaren van | Kabinetsarchief | bewaren | Kabinetsarchief

de | (zie A.1.4). | | wordt

oorspronkelijke | | | overgedragen na

staatsstukken | | | het verstrijken

van een termijn

van 20 jaar.

Van de stukken

wordt tevens

een kopie

gemaakt op

microfilm.

B.2 | Het | correspondentie | bewaren

beantwoorden

van vragen en

het verstrekken

van

inlichtingen

uit het

Kabinetsarchief

Inhoudsopgave › II — Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015 › C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

1. Organisatie-ontwikkeling

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.1.1 | Organisatiewijziging | beschikkingen | bewaren

en vaststelling van

taken van afdelingen

C.1.2 | Formatievaststelling | - beschikkingen | bewaren

- functiebeschrijvingen

C.1.3 | Het vaststellen van | beschikkingen | na vervanging

mandaatbesluiten op

materieel en

personeelsgebied

2. Bestuurs- en beheershandelingen

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.2.1 | Managementteam | - vergaderstukken | 5 jaar

- mt-besluiten

C.2.2 | Het vaststellen van een | plannen | 5 jaar

opleidingsplan

C.2.3 | Het voeren van intern | vergaderstukken | 5 jaar

werkoverleg

C.2.4 | Het opstellen van | - werkinstructies | na vervanging

werkinstructies en | - roosters

dienstroosters | - handboek

C.2.5 | Het opstellen van een | informatieplannen | na vervanging

informatievoorzieningsplan

C.2.6 | Het opzetten en | - nota's | 5 jaar

instandhouden van interne | - personeelsbladen

voorlichting en

communicatie

C.2.7 | Het instellen van een | beschikkingen | bewaren | Wijzigingswet

Ondernemingsraad | | | WOR, zie C.6.5

3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.3.1 | Het verrichten van | overeenkomsten | - overeenkomsten: | Conform artikel

privaatrechtelijke | | | 3:306 van het BW

rechtshandelingen | | 20 jaar | Besluit

- aanbesteding | aanbesteding van

van werken door | werken 1973

derden uit te

voeren voor

zover niet

gegund: 10 jaar

C.3.2 | Het overdragen van | - minuut-brieven | 5 jaar | Besluit beheer

overtollige | - overdrachtslijsten | | overtollige

rijksgoederen aan de | | | rijksgoederen

Dienst der Domeinen

C.3.3 | Het in bruikleen | - overeenkomsten | 5 jaar nadat

verkrijgen van | van bruikleen | kunstvoorwerp

kunstvoorwerpen | - processen-verbaal | is teruggegaan

naar de

bruikleengever

C.3.4 | Het materieel beheer | lijsten | na vervanging

van

inventarisgoederen

C.3.5 | Het inkopen van ge- | - aankoopbewijzen | 10 jaar

en verbruiksgoederen | - betalingsbewijzen

C.3.6 | Het verzorgen van de | voorraadregistratie | 10 jaar | Comptabiliteitswet

magazijn- en

voorraadadministratie

4. Overlegstructuren

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.4.1 | Lidmaatschap in overlegstructuren met: | vergaderstukken | 5 jaar | Voorbeelden:

- ministeries/Hoge Colleges van Staat | | | - CCASA

- hoforganisatie | | | - CCBIDOC

- Hocosta

- OSFD

- Kabinetszakenoverleg

5. Documentaire informatievoorziening

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.5.1 | Het verrichten van | - notities | na vervanging | Het onderzoek

onderzoek in | - literatuuroverzichten | | dient ter

literatuur- en | | | ondersteuning

parlementaire | - werkdossiers | | van de notities

bestanden t.b.v. | | | die voor de

informatievoorziening | | | Koningin worden

voor de Koningin | | | gemaakt. Bij

elke ontvangst

wordt nieuwe

literatuur- en

parlementaire

documentatie

verzameld.

C.5.2 | Het collectioneren en | - monografieën | na vervanging

beheren van een | - series

bibliotheek en | - ABC-dossiers

documentatiebestand | - tijdschriftartikelen

- parlementaire

documentatie

6. Dienstuitoefening

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.6.1 | Het opstellen en uitvoeren | - plannen | na vervanging | ARBO-wet van 8

van een | - ontruimingsvoorschriften | | nov-80

bedrijfsveiligheidsplan, | | | (Stb. 664)

waarin opgenomen een

bedrijfshulpverleningsplan

C.6.2 | Het opstellen en uitvoeren | - plannen | na vervanging | - ARBO-wet

van een ARBO-jaarplan en | - verslagen | | - Wet

een ARBO-jaarverslag | | | terugdringing

ziekteverzuim van

22-dec-93

(Stb. 750)

- Ziektewet van 5

juni 1913 (Stb.

204)

C.6.3 | Het opstellen en uitvoeren | - notities | na vervanging | - ARBO-wet

van een verzuimbeleid | - voorschriften | | - Wet

terugdringing

ziekteverzuim

- Ziektewet

C.6.4 | Het opstellen van | a. huisregels | a. na | EER-Convenant

huisregels | b. handboeken | vervanging

c. overzichten | b. na

vervanging

c. 10 jaar

C.6.5 | Functioneren | a. verkiezingslijsten | a. na vervanging | - Wet op de

Ondernemingsraad | b. vergaderstukken | b. 5 jaar | Ondernemingsraden

c. minuut-brieven | c. 5 jaar | (WOR) van 28

jan-71

(Stb. 54)

- Zie C.2.7

7. Financieel beheer

Nr. | Omschrijving | Producten | Termijn | Toelichting

C.7.1 | Het voeren van | - minuut-brieven | bewaren | Comptabiliteitswet

overleg met | - nota's

Binnenlandse Zaken | - vergaderstukken

m.b.t. | - accountantsrapporten

begrotingsbeheer en

financiële

verslaglegging

C.7.2 | Het beheren van een | giro- en | 10 jaar | Beschikking

bankrekening | bankrekeningen | | kasbeheer

C.7.3 | Het vervaardigen van | ontwerp-begrotingen | 10 jaar | - HAFIR

ontwerp-begrotingen | | | - Handboek AO KDK

C.7.4 | Het verwerken van | facturen/ | 10 jaar | - HAFIR

declaraties | declaraties/ | | - Handboek AO KDK

factuur-

administratie

C.7.5 | Het vervaardigen van | financiële | 10 jaar | - HAFIR

financiële | overzichten | | - Handboek AO KDK

maandverantwoordingen

C.7.6 | Het beheren van de | kasboeken | 5 jaar na | HAFIR

kas | | accountantscontrole

C.7.7 | Het vervaardigen van | handboeken | bewaren

een handboek

administratieve

organisatie