2.4 — Beoordelingscriteria Uitvoering periodieke GBA-audit
Beoordelingscriteria
2.4.1. De gegevens van de persoonslijsten dienen opgenomen te zijn conform bij of krachtens de Wet GBA gestelde eisen, waaronder de in de systeembeschrijving GBA van toepassing verklaarde delen van het Logisch Ontwerp GBA (hierna aangeduid als LO).
2.4.2. In het kader van de toetsing van de eisen die voortvloeien uit de systeembeschrijving wordt onderzocht of:
a) de gegevens voldoen aan de eisen in het gegevenswoordenboek (LO bijlage I);
b) de tekens voorkomen in het overzicht van te gebruiken Teletex karakters (LO bijlage II);
c) de gegevens weergeven dat mutaties zijn uitgevoerd conform de in het LO beschreven actualiseringprocedures (LO hoofdstuk 3);
d) de gegevens weergeven dat bij het opnemen dan wel wijzigen van gegevens de voorschriften gesteld bij of krachtens de Wet GBA zijn gevolgd;
e) afnemersindicaties voorkomen op de persoonslijsten waar deze verwacht mogen worden;
f) de gegevens zijn ontleend aan bij of krachtens de Wet GBA genoemde brondocumenten.
2.4.3. Bepaalde voorschriften zijn in de loop der tijd gewijzigd. Uitgangspunt is dat een gegeven wordt getoetst aan het voorschrift dat gold op het moment waarop het gegeven werd opgenomen, tenzij later is aangegeven dat het betreffende gegeven gecorrigeerd moest worden omdat het bij opname gehanteerde voorschrift niet juist was.
Gegevens die ten tijde van de selectie van de persoonslijsten (zowel de niet-select getrokken als de select getrokken) niet conform de eisen waren opgenomen, maar naderhand zijn gecorrigeerd, worden aangemerkt als afwijkingen.
2.4.4. Beoordeeld wordt of de gegevens op de persoonslijsten inhoudelijk volledig overeenstemmen met de gegevens op het brondocument, waaraan zij zijn ontleend.
a) Voor wat betreft de niet- selecte steekproef geldt dat:
– de controle alleen wordt uitgevoerd aan de hand van door de auditee gebruikte Nederlandse brondocumenten, (waarvan – indien niet bij de gemeente aanwezig – zonodig nogmaals een exemplaar kan worden verkregen
2 Hiermee worden bedoeld de kopie van de persoonskaart van het Vestigingsregister en Nederlandse brondocumenten die door instanties in Nederland zijn opgemaakt, niet zijnde de persoonskaart. Indien de gemeente het brondocument niet heeft bewaard, dient de gemeente bij de desbetreffende instantie een nieuw exemplaar op te vragen. Het betreffen derhalve: de kopie van de persoonskaart, (kennisgevingen van) akten van de burgerlijke stand, besluiten, (afschriften van) rechterlijke uitspraken, kennisgevingen van het gezagsregister (voorheen het voogdijregister) en kennisgevingen van het curateleregister, tenzij deze de vorm hebben van een Og01-, Og11- dan wel een Tb01-bericht
) en de brondocumenten die de auditee in het paspoortdossier heeft opgenomen;
– de controle wordtin ieder geval uitgevoerd bij de helft van de getrokken persoonslijsten. De auditor bepaalt voorafgaand aan de uitvoering van audit door middel van het trekken van een niet-selecte steekproef van alle betrokken persoonslijsten bij welke Deze helft wordt door de auditor door middel van het trekken van een niet-selecte steekproef van alle betrokken persoonslijsten bepaald deze controle wordt uitgevoerd;
– bij de andere helft van de niet-select getrokken persoonslijsten wordt alleen een controle uitgevoerd indien het vermoeden bestaat dat gegevens niet juist van het brondocument zijn overgenomen of geïnterpreteerd.
b) Bij de select getrokken persoonslijsten zoals bedoeld in onderdeel 2.2., wordt de controle uitgevoerd ten aanzien van de bij de desbetreffende specifieke situatie gehanteerde brondocumenten (waaronder ook buitenlandse brondocumenten).
- Regeling
- Uitvoering periodieke GBA-audit
- Soort
- Circulaire
- Geldend vanaf
- 01-07-1999
- BWB-id
- BWBR0010606
- Versie
- 1999-07-01_0