9 Na hetgeen over de betekenis van de doelstelling is opgemerkt in de toelichting bij aanwijzing 3 kan hier met een enkel woord worden volstaan. Men dient te streven naar een beknopte en duidelijke omschrijving, waaruit de strekking van de registratie eenvoudig valt af te leiden. Zo mogelijk vermeldt de regeling ook een benaming. In dit verband is het van belang erop te wijzen, dat het soms voorkomt dat gegevens in de registratie worden opgenomen uitsluitend met het doel ze te kunnen doorgeven aan een instantie als bijvoorbeeld het Centraal Bureau voor de Statistiek. Een dergelijk nevendoel dient uiteraard ook te worden vermeld.

Indien binnen de doelstelling belangrijke subdoelstellingen kunnen worden onderscheiden, kan het nuttig zijn die tevens op te nemen. Voorts worden eventuele nevendoeleinden vermeld, zoals naast een administratieve toepassing: het verkrijgen van beleidsinformatie of het mogelijk maken van wetenschappelijk onderzoek op een bepaald gebied.

10 Ingevolge deze aanwijzing dient binnen de grenzen van aanwijzing 3 de inhoud van de registratie te worden omschreven. Welke categorieën van personen (patiënten, personeel, dienstplichtigen e.d.) men het beste kan aanhouden volgt eenvoudig uit de opzet van de registratie. Een onderscheiding in categorieën is ook nodig indien niet over alle personen dezelfde soorten gegevens worden opgenomen. In verband daarmee moet de regeling immers de op te nemen gegevens vermelden.

Ook in de opsomming van gegevens dient nauwkeurigheid te worden betracht. Dit is onder meer van belang in verband met de mogelijkheid van verwijdering en aanvulling van gegevens ( aanwijzing 5). Het is daarom beter niet met de aanduiding "personalia" te volstaan, maar bijvoorbeeld te vermelden: naam, voornamen, adres, geboortedatum etc.

Gegevens dienen te worden verwijderd zodra zij hun belang voor de doelstelling van de registratie hebben verloren. Behalve de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is daarmee de doelmatigheid in de registratie gemoeid. De regeling dient de noodzakelijke schoningstermijnen te omschrijven. In de praktijk komen echter lang niet alle gegevens voor gelijktijdige schoning in aanmerking. Ook zijn er gegevens die in beginsel voor onbeperkte tijd in een registratie blijven, omdat zij hun belang voor onbepaalde tijd behouden (bijv. bevolkingsboekhouding). Deze aanwijzing laat dan ook toe dat in bepaalde gevallen geen verwijdering plaats vindt.

Een andere mogelijkheid is nog dat gegevens hun belang voor de hoofddoelstelling van de registratie hebben verloren, maar voor een nevendoel van waarde blijven, bijvoorbeeld in verband met wetenschappelijk onderzoek over een langere termijn. In dat geval is het denkbaar dat de benodigde gegevens bewaard blijven onder verwijdering van de rest. De te bewaren gegevens zouden dan tevens voor ander gebruik ongeschikt kunnen worden gemaakt.

11 Ingevolge aanwijzing 1 dient in de regeling al een houder voor de registratie te worden aangewezen. Deze heeft de zeggenschap over de werking van de registratie. In verband met de werking van een registratie kunnen echter nog meer rollen te vervullen zijn. Deze aanwijzing is erop gericht een eventueel bestaande verdeling van verantwoordelijkheden op dit punt duidelijk tot uitdrukking te laten komen.

Wanneer zich bij de uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van de registratie binnen de organisatie een zodanige scheiding van functies heeft ontwikkeld (zie aanwijzing 20), dat van een zekere zelfstandigheid in de uitvoering sprake is, is het wenselijk dat de bevoegdheden van elk der betrokkenen nauwkeurig worden afgebakend en vastgelegd. Op die wijze kan men voorkomen dat de verantwoordelijkheden onderling vervagen en bereiken dat de houder voldoende greep op de werking van de registratie behoudt.

Daarnaast spreekt deze aanwijzing over degene die met de technische verwerking van de gegevens in de registratie is belast. Daarmee wordt het hoofd van het rekencentrum bedoeld, degene die de zeggenschap heeft over de apparatuur waarmee de registratie in werking wordt gehouden. Deze werkzaamheid zal binnen de organisatie vrijwel steeds min of meer zelfstandig worden uitgevoerd, maar ook en vanzelfsprekend indien een extern computercentrum bij de werking van de registratie is betrokken.

In al deze gevallen is het wenselijk dat de bevoegdheden van de verwerkende instantie vastliggen. Vooral met het oog op de technische verwerking zijn de aanwijzingen in paragraaf C van betekenis.

Over de aard van de bevoegdheden van de betrokkenen kan moeilijk in algemene termen worden gesproken. Grotendeels zullen deze bevoegdheden voortvloeien uit de tot standgebrachte functiescheiding. Met betrekking tot de technische verwerker dient in elk geval verzekerd te zijn dat de registratie werkt overeenkomstig de regeling. Aangezien de houder daarvoor verantwoordelijk is dient deze zich te voorzien van voldoende mogelijkheden om zijn verantwoordelijkheid waar te maken.

12 Ook deze aanwijzing kwam in verband met aanwijzing 3 reeds ter sprake. Bij de regeling van de verstekking van gegevens dient de doelstelling van de registratie in aanmerking te worden genomen. Deze regeling is ook van betekenis in verband met de protocolplicht besproken bij aanwijzing 6.

Deze aanwijzing vraagt echter ook om een nauwkeurige omschrijving van de rechtstreekse toegang tot de registratie. Het gaat hierbij om twee gevallen. In de eerste plaats dat waarin bepaalde personen in beginsel onbeperkte toegang hebben tot alle onderdelen van de registratie, omdat zij met het onderhoud of de bediening van de registratie of met de controle op de goede werking daarvan zijn belast. Een nauwkeurige afbakening is hier nodig omdat de risico's voor onbevoegde handelingen in deze sfeer groter zijn. Het tweede geval ziet op de situatie dat bepaalde afnemers van gegevens uit de registratie zich de benodigde gegevens rechtstreeks kunnen verschaffen door de toepassing van apparatuur die een directe verbinding met de registratie mogelijk maakt. Indien het gegevensverkeer op deze wijze plaatsvindt dienen waarborgen te bestaan dat aangeslotenen alleen toegang kunnen krijgen tot die delen van de registratie waartoe zij gerechtigd zijn en dat zij ook alleen de toegestane gegevens daaraan kunnen onttrekken (zie aanwijzing 23). Ook in de regeling dient deze categorie van afnemers nauwkeurig te worden bewaakt.

13 Ingevolge deze aanwijzing zal voor het merendeel van de registraties een passende regeling tot stand moeten komen voor de kennisneming van opgenomen gegevens door de betrokken persoon. Voor de gevallen bedoeld in het tweede lid van aanwijzing 4 dient de regeling te voorzien in de mogelijkheid dat een tussenpersoon van de gegevens kennis neemt. De regeling bepaalt dan wie als gemachtigde kunnen optreden en op welke wijze hun aanwijzing plaats vindt.

Men dient te voorkomen dat onbevoegden van de mogelijkheid tot kennisneming gebruik maken. Daartoe zullen bepaalde waarborgen in acht moeten worden genomen, zoals behoorlijke voorzieningen voor de identificatie van de rechthebbende.

De kennisneming kan verder op verschillende wijzen worden geregeld. In elk geval bepaalt de regeling aan wie een verzoek tot kennisneming moet worden gericht. Indien geen gegevens over de verzoeker zijn opgenomen wordt dit aan hem medegedeeld. In het andere geval is het denkbaar dat hij in de gelegenheid wordt gesteld ter plaatse waar de registratie is gevestigd of elders van de opgenomen gegevens kennis te nemen aan de hand van een gewaarmerkte afdruk van deze gegevens.

Natuurlijk kan een verzoek ook op bepaalde gegevens betrekking hebben. Blijkens het interim-rapport van de Staatscommissie-Koopmans (interimrapport, blz. 12) gaat haar voorkeur uit naar een dergelijke wijze van kennisneming, waarbij geen schriftelijke stukken worden verstrekt. De reden daarvan is dat afschriften onder omstandigheden een bedreiging voor de persoonlijke levenssfeer kunnen vormen, bijvoorbeeld omdat de betrokkene er dan toe kan worden gebracht deze aan derden over te leggen. Een belangrijk bezwaar tegen deze gang van zaken is echter dat de praktische uitoefening van de kennisneming erdoor wordt bemoeilijkt. De betrokkene zal zich daarvoor immers persoonlijk naar een bepaalde plaats moeten begeven. De Staatscommissie erkent overigens dat tegen het verstrekken van afschriften bij bepaalde registraties geen bezwaar behoeft te bestaan. Zij beveelt aan in elk afzonderlijk geval te bezien op welke wijze de kennisneming het beste kan worden geregeld.

Het is de vraag of bij de meeste registraties het genoemde praktische bezwaar niet de overhand moet hebben. Bovendien zal de betrokkene ook in het kader van de correctieprocedure aan een schriftelijk stuk behoefte hebben. Deze aanwijzing gaat er daarom van uit dat op een verzoek tot kennisneming een afschrift of uittreksel van de opgenomen gegevens wordt verstrekt, tenzij in bepaalde gevallen voor een andere regeling aanleiding bestaat. Deze opzet heeft het voordeel dat de gehele kennisnemingsprocedure ook schriftelijk kan verlopen.

Bij de nadere vormgeving van deze procedure is het denkbaar dat verzoeken tot kennisneming in zekere banen worden geleid, bijvoorbeeld in die zin dat de regeling vaste tijdstippen bepaalt waarop kennisneming kan plaatsvinden. De doelmatige werking van de registratie kan immers vergen dat niet terstond aan ieder verzoek wordt voldaan, maar dat verzoeken periodiek worden verwerkt. Uiteraard zal deze beperking de kennisneming niet onredelijk mogen verzwaren. Het is tenslotte denkbaar dat men voor het verlenen van kennisneming een zeker recht heeft. Er zij op gewezen dat dergelijke rechten echter bij of krachtens de wet dienen te zijn geregeld.

Tot dusver was sprake van kennisneming op verzoek. Er bestaan echter registraties waarbij reeds langer van de belangrijkste gegevens, periodiek dan wel bij wijziging, aan de betrokkenen mededeling wordt gedaan. Of het doen van deze mededelingen uit een oogpunt van kosten verantwoord is hangt ten nauwste met de aard van de registratie samen. Een voordeel van deze werkwijze is echter dat de betrokken persoon niet het initiatief behoeft te nemen en vanzelf op de hoogte komt van gegevens die in de registratie zijn opgenomen. Het lijkt in die gevallen verder niet onredelijk als men voor wat die gegevens betreft met het doen van zulke mededelingen volstaat. Indien de mogelijkheid tot kennisneming aldus is geregeld dient dit in de regeling te worden vermeld.

14 Na hetgeen in de toelichting bij aanwijzing 5 is opgemerkt kan hier met enkele opmerkingen worden volstaan. De regeling zal uiteraard moeten vermelden bij wie verzoeken om correctie moeten worden ingediend. Het kan nuttig zijn te bepalen dat correctieverzoeken op bepaalde gegevens moeten zijn toegespitst en dat zij de gewenste wijziging in de registratie vermelden.

In de verdere regeling van de correctieprocedure dienen waarborgen voor een juiste behandeling van verzoeken te zijn ingebouwd. In dat verband dient men zoals eerder gesteld ook aan eventuele beroepsmogelijkheden aandacht te besteden.

Het tweede lid is erop gericht te verzekeren dat een verkregen correctie ook binnen redelijke termijn in de registratie wordt doorgevoerd. In de regel zal de houder er echter zelf belang bij hebben dat de noodzakelijke wijzigingen worden aangebracht. In dit verband kan nog worden gedacht aan de mogelijkheid dat men van een aangebrachte correctie mededeling doet aan degenen die de betreffende gegevens eerder hebben ontvangen. In veel gevallen, met name bij routineverstrekkingen, kan dit op eenvoudige wijze worden geregeld. Voor het overige kan de betrokkene daartoe met behulp van het protocol zelf het nodige verrichten.

15 Ook deze aanwijzing zal inmiddels weinig nadere toelichting behoeven. Verwezen zij naar de uiteenzetting bij aanwijzing 6. De hier bedoelde regeling zal waarschijnlijk bij die bedoeld in aanwijzing 13 kunnen aansluiten. In bepaalde gevallen is het denkbaar dat verzoeken om inlichtingen uit het protocol op bepaalde ontvangende instanties of bepaalde termijnen moeten zijn toegespitst. Of het wenselijk is dit voor te schrijven zal mede van de inrichting van het protocol afhangen.

16 Deze aanwijzing wijst op het belang van een toezichthoudende instantie die geacht kan worden vertrouwen te genieten bij de personen over wie gegevens in de registratie zijn opgenomen. Te denken valt aan een commissie van toezicht bij wie belanghebbenden eventuele bezwaren tegen de werking van de registratie kunnen indienen. De commissie zou zo nodig aan de houder aanbevelingen tot wijziging kunnen doen.

Of voor de instelling van een dergelijke commissie aanleiding bestaat hangt uiteraard van de aard van de registratie af. Met name voor de gevallen waar kennisneming door de betrokkenen niet tot de mogelijkheden behoort zal aan een zeker institutioneel toezicht behoefte kunnen bestaan. Dit toezicht laat uiteraard de verantwoordelijkheid van de houder voor de werking van de registratie onverlet. Het is duidelijk dat de bevoegdheden en de werkwijze van de bedoelde instantie in de regeling aan de orde moeten komen. Denkbaar is intussen dat voor de regeling van het toezicht aansluiting bij reeds bestaande instanties mogelijk is.