Als uitgangspunt in de planuitwerkingsfase gold dat het project wordt uitgevoerd door middel van een DBFM-contract (Design, Build, Finance, Maintain, een vergaande vorm van Publiek Private Samenwerking). In het besluit werd de mogelijkheid voorzien hiervan af te wijken wanneer tijdens de planuitwerkingsfase blijkt dat een andere contractvorm, namelijk Design & Build -contract („DB”, waarbij na aanleg het project wordt opgeleverd en onderhoud apart wordt gecontracteerd) meer voordelen biedt dan een uitvoering via DBFM.

Vlaanderen heeft een gemotiveerd verzoek gericht aan Nederland om de geïntegreerde DBFM-contractvorm te wijzigen naar een DB-contract. De Nederlandse bevoegde minister heeft hiermee ingestemd. Door de wijziging van contractvorm was het noodzakelijk over de aspecten van de Maintenance-component (M-component, onderhoud) nadere afspraken te maken.

Definities onderhoud

Door te opteren voor een DB-contract in plaats van een DBFM-contract is het van belang duidelijkheid te hebben over de inhoud en definities van de M-component.

Door Vlaanderen en Nederland wordt deze gedefinieerd als functiebehoud. Naast functiebehoud – maar niet inbegrepen in de M-component – kan er ook sprake zijn van functieherstel en functieverbetering.

Onder functieverbetering wordt verstaan het uitvoeren van maatregelen waarbij afgeweken wordt van de functionele eisen waarmee de Nieuwe Sluis is ontworpen en gebouwd. Onder functieherstel wordt verstaan dat de sluis na oplevering niet voldoet aan één of meer functionele eisen die bij het ontwerp werden vastgelegd (bijvoorbeeld de vooraf bepaalde maximale schuttijd wordt niet gehaald). Al het onderhoud wat niet onder functieverbetering of -herstel valt, wordt als functiebehoud gedefinieerd (=M uit DBFM).

Functiebehoud kan onder meer bevatten: het vervangen en repareren van onderdelen vanwege slijtage of veroudering, conserverend onderhoud uitgevoerd om te voorkomen dat ingeteerd wordt op de levensduur van het project, het vervangen van (onderdelen van) installaties vanwege niet-beschikbaarheid van onderdelen, en het dagelijkse onderhoud dat zorg draagt voor het dagelijks operationeel zijn van het object.

Raming

Voor de raming van het uit te voeren onderhoud in het kader van functiebehoud worden naast bovenvermelde activiteiten ook de kosten opgenomen die de opdrachtnemer calculeert voor algemene kosten, risico, engineering en winst. Ook bijkomende kosten zoals verkeersmaatregelen, milieumaatregelen, coördinatie en het onderhoudsmanagement-systeem worden opgenomen in de beprijzing. Voor de raming werd gerekend op 30 jaar onderhoud.

Er zijn verschillen tussen Nederland en Vlaanderen in de wijze waarop, en door wie het ontwerp, beheer en onderhoud van grote projecten wordt uitgevoerd. Dit verschil in werkwijze kan gevolgen hebben voor de verantwoordelijkheid, de inzet van eigen of ander personeel, de omvang van de kosten en de wijze waarop kosten en risico’s worden gedragen.

In de Public Private Comparator („PPC”, een methodiek om de meest aantrekkelijke uitvoeringsvariant te identificeren) uit 2008 zijn de kosten voor onderhoud voor de nieuw te bouwen sluis geraamd op 2,5 miljoen euro per jaar, of 75 miljoen euro in totaal. Om een inzicht te krijgen in de te verwachten kosten werden de werkelijke bedragen van gelijkaardige projecten in Vlaanderen (Zandvliet- & Berendrechtsluis) en Nederland (Westsluis Terneuzen) met elkaar vergeleken. In deze vergelijking is naar voren gekomen dat de verwachte onderhoudskosten voor de Westsluis voor de komende periode van 30 jaar 72,3 miljoen euro bedragen (prijspeil 2012) en de gemiddelde verwachte onderhoudskosten van de Zandvliet en Berendrechtsluis 63,6 miljoen euro bedragen (prijspeil 2006). Dit is exclusief baggerkosten van de voorhaven Terneuzen. Deze evaluatie geeft een indicatie van onderhoudskosten van een zeesluis. De verwachte omvang van de onderhoudskosten van de nieuwe zeesluis komen voort uit de raming door het project van de Nieuwe Sluis.

Verdere aanpak

Zoals bepaald in het Besluit van het politiek college van de VNSC (19 maart 2012) zal Nederland de vaste bijdrage leveren van 141,9 miljoen € (prijspeil 2008) voor de bouw en het onderhoud over de eerste 30 jaar van de sluis. Vlaanderen zal de Nederlandse bijdrage aanvullen tot het daadwerkelijk benodigde bedrag. Vanwege de bouw van een grotere sluis te Terneuzen, zal ook de vaargeul in de voorhaven van Terneuzen verdiept en aangepast moeten worden. De voorhaven wordt momenteel onderhouden door Nederland met jaarlijkse kosten van ca. 0,7 miljoen euro. De bijkomende kosten voor de verdieping ten gevolge van de bouw van de nieuwe sluis zullen voor rekening van Vlaanderen zijn.

Omdat nu niet duidelijk is wat deze bijkomende kosten zijn, wordt voorgesteld dat – naar de geest van het Besluit van 2012 – Vlaanderen de risico’s op zich neemt en instaat voor de verdieping en het onderhoud van de voorhaven. In het onderhoud van de voorhaven zijn ook de vaargeulen naar West- en Oostsluis begrepen evenals de bereikbaarheid van wacht- en ligplaatsen aldaar. Vlaanderen stelt voor om het geheel van de kosten van het onderhoud van de voorhaven op zich te nemen. De kosten die voorheen door Nederland werden gemaakt voor het onderhoud van de voorhaven (vóór verdieping) – (momenteel geraamd op ca. 0,7 miljoen euro/jaar) – worden verrekend met de kosten die Vlaanderen maakt voor het onderhoud van de aangepaste voorhaven. Gezien het feit dat Vlaanderen omvangrijke baggerwerken uitvoert op de Schelde kan Vlaanderen hierbij gebruik maken van schaalvoordelen. Op deze wijze kan een win-win situatie voor zowel Nederland als Vlaanderen bereikt worden.

Door het wijzigen van het uitgangspunt voor de contractvorm – van een DBFM naar een DB-contract – vergen kwalitatieve en pecuniaire aspecten van de M component tijdens de planuitwerkingsfase meer aandacht. De ervaring en technische expertise die Vlaanderen heeft opgebouwd inzake beheer van diverse zeesluizen en recent met de voorbereiding en de constructie van Deurganckdoksluis, kunnen worden ingezet in de planuitwerkingsfase en de beoordeling van de offertes.

Vóór de zogenaamde KAD 95% toets (toets van het Loket Kwaliteitsborging Aanbestedingsdossier bij RWS op een dossier dat voor 95% gereed is) moeten Nederland en Vlaanderen de M-component op punt gesteld hebben. Tijdens deze eindtoets, voorafgaand aan de Gate Review 3, moet het aanbestedingsdossier afgerond zijn en is er een beter zicht op de werkelijk te verwachten onderhoudskost van de Nieuwe Sluis en voorhaven. Een Gate Review is een middel om projectrisico’s te reduceren. Uitgangspunt hiervoor is de raming van de kosten van infrastructureel beheer en onderhoud van deze sluis en voorhaven waarbij wordt gestreefd naar een variatiecoëfficiënt van 10%. Het betreft hier de raming die in het kader van de planuitwerkingsfase voor het voorkeursalternatief dient te worden opgesteld met als doel de projectbeslissingen binnen Nederland mogelijk te maken, waarin in de verkenning planuitwerking en realisatie het kader van Life Cycle Costs (LCC, een methodiek die de kosten optimaliseert over de gehele verwachte levensduur) is verwerkt.