Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 1

The Contracting States express their willingness to exchange their official publications and government documents, on a reciprocal basis, in accordance with the provisions of the present Convention.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 2

1 For the purpose of the present Convention, the following are considered official publications and government documents when they are executed by the order and at the expense af any national governmental authority: parliamentary documents, reports and journals and other legislative papers; administrative publications and reports from central, federal and regional governmental bodies; national bibliographies, State handbooks, bodies of law, decisions of the Courts of Justice; and other publications as may be agreed.

2 However, in the application of the present Convention, the Contracting States shall be free to determine the official publications and government documents which shall constitute exchange material.

3 The present Convention does not apply to confidential documents, circulars and other items which have not been made public.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 3

The Contracting States, whenever they deem it appropriate, shall enter into bilateral agreements for the purpose of implementing the present Convention and regulating matters of common concern arising out of its application.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 4

1 In each Contracting State, the national exchange service or, where no such service exists, the central authority or authorities designated for the purpose, shall carry out the functions of exchange.

2 The exchange authorities shall be responsible within each Contracting State for the implementation of the present Convention and of bilateral agreements as referred to in Article 3, whenever appropriate. Each Contracting State shall give its national exchange service or the central exchange authorities the powers required to obtain the material to be exchanged and sufficient financial means to carry out the functions of exchange.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 5

The list and number of official publications and government documents for exchange shall be agreed between the exchange authorities of the Contracting States. This list and the number of official publications and government documents for exchange may be modified by arrangements between such authorities.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 6

Transmissions may be made directly to exchange authorities or to recipients named by them. The method of listing consignments may be agreed between exchange authorities.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 7

Unless otherwise agreed, the exchange authority which undertakes the transmission shall bear the cost thereof as far as destination, but for transport by sea, the cost of packing and carriage shall be paid only as far as the customs office of the port of arrival.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 8

The Contracting States shall take all the necessary measures to ensure that the exchange authorities benefit from the most favourable existing rates and transport conditions, whatever the means of transport chosen: post, road, rail, inland or sea transport, airmail or air cargo.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 9

Each Contracting State shall grant its exchange authorities exemption from customs duties for both imported and exported material under the provisions of the present Convention or under any agreement in implementation thereof and shall accord them the most favourable treatment as regards customs and other facilities.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 10

To assist the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization in the performance of the functions concerning the international co-ordination of exchange assigned to it by its Constitution, the Contracting States shall send to the Organization annual reports on the working of the present Convention and copies of bilateral agreements entered into in accordance with Article 3.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 11

The United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization shall publish information received from the Contracting States in conformity with Article 10 and shall prepare and publish studies on the working of the present Convention.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 12

1 The Contracting States may call upon the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization for technical assistance in connexion with any problem arising out of the application of the present Convention. The Organization shall accord such assistance within the limits fixed by its programme and its resources, in particular, for the creation and organization of national exchange services.

2 The Organization is authorized to make, on its own initiative, proposals on these matters to the Contracting States.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 13

The present Convention shall not affect obligations previously entered into by the Contracting States by virtue of international agreements. It shall not be construed as requiring a duplication of exchanges conducted under existing agreements.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 14

The present Convention is drawn up in English, French, Russian and Spanish, the four texts being equally authoritative.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 15

1 The present Convention shall be subject to ratification or acceptance by States members of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, in accordance with their respective constitutional procedures.

2 The instruments of ratification or acceptance shall be deposited with the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 16

1 The present Convention shall be open for accession by all States not members of the Organization invited to do so by the Executive Board of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization.

2 Accession shall be effected by the deposit of an instrument of accession with the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 17

The present Convention shall enter into force twelve months after the date of the deposit of the third instrument of ratification, acceptance or accession, but only with respect to those States which have deposited their respective instruments on or before that date. It shall enter into force for each other State which deposits its instrument of ratification, acceptance or accession, twelve months after the deposit of its instrument of ratification, acceptance or accession.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 18

Any Contracting State may, at the time of ratification, acceptance or accession, or at any time thereafter, declare by notification addressed to the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization that the present Convention shall extend to all or any of the territories for whose international relations it is responsible. The said notification shall take effect twelve months after the date of its receipt.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 19

1 Each Contracting State may denounce the present Convention on its own behalf or on behalf of any territory for whose international relations it is responsible.

2 The denunciation shall be notified by an instrument in writing, deposited with the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization.

3 The denunciation shall take effect twelve months after the receipt of the instrument of denunciation.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 20

The Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization shall inform the States members of the Organization, States not members of the Organization referred to in Article 16, as well as the United Nations, of the deposit of all the instruments of ratification, acceptance and accession provided for in Articles 15 and 16 and of the notifications and denunciations provided for respectively in Articles 18 and 19.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 21

1 The present Convention may be revised by the General Conference of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, any such revision, however, binding only those States which shall become parties to the revising convention.

2 Should the General Conference adopt a new convention revising the present Convention in whole or in part, and unless the new convention otherwise provides, the present Convention shall cease to be open to ratification, acceptance or accession as from the date when the new revising convention enters into force.

Convention concerning the exchange of official publications and Government documents between States

Article 22

In accordance with Article 102 of the Charter of the United Nations, the present Convention shall be registered with the Secretariat of the United Nations at the request of the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 1

De Overeenkomstsluitende Staten geven uiting aan hun bereidheid hun officiële publikaties en regeringsdocumenten op basis van wederkerigheid uit te wisselen overeenkomstig de bepalingen van deze Overeenkomst.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 2

1 Voor de toepassing van deze Overeenkomst worden, indien zij worden uitgegeven op last en op kosten van enige nationale regeringsautoriteit, als officiële publikaties en regeringsdocumenten beschouwd: staatscouranten, parlementaire documenten, verslagen en annalen en andere wetteksten; bestuurlijke publikaties en rapporten van centrale, federale of regionale overheidsinstanties; nationale bibliografieën, staatsalmanakken, wettenverzamelingen, uitspraken van gerechtshoven en andere publikaties tot uitwisseling waarvan men heeft besloten.

2 Ter zake van de toepassing van deze Overeenkomst staat het de Overeenkomstsluitende Staten vrij te bepalen welke officiële publikaties en regeringsdocumenten voor uitwisseling in aanmerking komen.

3 Deze Overeenkomst is niet van toepassing op vertrouwelijke documenten, circulaires en andere stukken die niet zijn openbaar gemaakt.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 3

De Overeenkomstsluitende Staten kunnen, telkens wanneer zij zulks wenselijk achten, bilaterale Overeenkomsten sluiten ter uitvoering van deze Overeenkomst en ter regeling van met de toepassing ervan verband houdende zaken van gemeenschappelijk belang.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 4

1 In elke Overeenkomstsluitende Staat oefent de nationale dienst voor uitwisseling, of waar zulk een dienst niet bestaat, de centrale instantie of instanties die hiervoor zijn aangewezen, de taken ter zake van de uitwisseling uit.

2 De met de uitwisseling belaste instanties zijn in elke Overeenkomstsluitende Staat verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst, en, indien zulks van toepassing is, van bilaterale Overeenkomsten als bedoeld in artikel 3. Elke Overeenkomstsluitende Staat verleent zijn nationale dienst voor uitwisseling of zijn centrale instantie of instanties belast met de uitwisseling, de volmachten die zij behoeven ter verkrijging van de uit te wisselen documenten en voorziet hen van de nodige financiële middelen ten einde hun taken ter zake van de uitwisselingen te waarborgen.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 5

Over de lijst en het aantal der officiële publikaties en regeringsdocumenten dienen de met de uitwisseling belaste instanties van de Overeenkomstsluitende Staten tot overeenstemming te komen. De lijst en het aantal der officiële publikaties en regeringsdocumenten voor uitwisseling kunnen worden gewijzigd door een overeenkomst ter zake tussen deze instanties.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 6

Verzending geschiedt rechtstreeks aan de met de uitwisseling belaste instanties of aan elke door hen genoemde geadresseerde. De wijze van opstellen van de verzendlijsten wordt vastgesteld in gemeen overleg tussen de met de uitwisseling belaste instanties.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 7

Tenzij anders is overeengekomen, draagt de met de uitwisseling belaste instantie de kosten van vervoer tot aan de plaats van bestemming, doch bij vervoer over zee worden de kosten van verpakking en vervoer uitsluitend betaald tot aan het douanekantoor in de haven van aankomst.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 8

De Overeenkomstsluitende Staten nemen alle noodzakelijke maatregelen ter waarborging dat de instanties die belast zijn met de uitwisseling gebruik kunnen maken van de gunstigste vervoerstarieven en -voorwaarden, ongeacht of het vervoer geschiedt per post, over de weg, per spoor, per schip via de binnenvaart of de grote vaart, per luchtpost of als luchtvracht.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 9

Elke Overeenkomstsluitende Staat verleent zijn instanties die belast zijn met de uitwisseling vrijdom van douanerechten op het materiaal dat krachtens de bepalingen van deze Overeenkomst of krachtens enige andere Overeenkomst gesloten ter uitvoering hiervan, wordt ingevoerd of uitgevoerd en stelt hen in het genot van de meest gunstige behandeling op het punt van douanefaciliteiten en andere faciliteiten.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 10

Ten einde de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur te helpen de haar ingevolge haar Statuut opgedragen taken inzake de internationale samenwerking ter zake van de uitwisseling te vervullen, brengen de Overeenkomstsluitende Staten aan de Organisatie jaarlijks verslag uit van de toepassing van deze Overeenkomst, en sturen zij haar afschriften van de bilaterale Overeenkomsten, gesloten overeenkomstig het bepaalde in artikel 3.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 11

De Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur publiceert de inlichtingen haar door de Overeenkomstsluitende Staten verschaft ingevolge artikel 10, redigeert studies over de toepassing van deze Overeenkomst, en publiceert deze.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 12

1 De Overeenkomstsluitende Staten kunnen een beroep doen op technische bijstand van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur ten aanzien van ieder vraagstuk dat zich in verband met de toepassing van deze Overeenkomst voordoet. De Organisatie verleent deze bijstand voor zover haar programma en mogelijkheden zulks toestaan, in het bijzonder waar het de oprichting en de organisatie van nationale diensten voor uitwisseling betreft.

2 De Organisatie kan op eigen initiatief de Overeenkomstsluitende Staten te dezen voorstellen doen.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 13

Deze Overeenkomst tast in geen enkel opzicht eerder door de Overeenkomstsluitende Staten aangegane verplichtingen krachtens internationale Overeenkomsten aan. Zij mag niet zodanig worden uitgelegd dat uitwisselingen krachtens reeds bestaande Overeenkomsten zouden moeten worden herhaald.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 14

Deze Overeenkomst is opgesteld in de Engelse, de Franse, de Russische en de Spaanse taal, zijnde de vier teksten gelijkelijk gezaghebbend.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 15

1 Deze Overeenkomst dient, overeenkomstig hun onderscheiden constitutionele procedures, door de Staten die lid zijn van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur, te worden bekrachtigd of aanvaard.

2 De akten van bekrachtiging of aanvaarding worden nedergelegd bij de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 16

1 Deze Overeenkomst staat open voor toetreding door alle Staten die geen lid zijn van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur en die hiertoe zijn uitgenodigd door het Dagelijks Bestuur van de Organisatie.

2 Toetreding geschiedt door nederlegging van een akte van toetreding bij de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 17

Deze Overeenkomst treedt in werking 12 maanden na de datum van nederlegging van de derde akte van bekrachtiging, aanvaarding of toetreding, doch slechts ten aanzien van de Staten die hun onderscheiden akten op of voor dat tijdstip hebben nedergelegd. Ten aanzien van andere Staten die een akte van bekrachtiging, aanvaarding of toetreding hebben nedergelegd, treedt zij in werking twaalf maanden na de nederlegging van deze akte van bekrachtiging, aanvaarding of toetreding.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 18

Elke Overeenkomstsluitende Staat kan, hetzij ten tijde van de bekrachtiging, de aanvaarding of de toetreding, hetzij op elk later tijdstip, door middel van een aan de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur gerichte kennisgeving verklaren dat deze Overeenkomst zich zal uitstrekken tot alle of tot bepaalde gebieden voor welker buitenlandse betrekkingen hij verantwoordelijk is. Deze kennisgeving wordt van kracht twaalf maanden na de datum van ontvangst.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 19

1 Elke Overeenkomstsluitende Staat kan deze Overeenkomst opzeggen zowel voor zichzelf als voor een grondgebied voor welks internationale betrekkingen hij verantwoordelijk is.

2 Van de opzegging wordt kennis gegeven door middel van een akte, die wordt nedergelegd bij de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur.

3 De opzegging wordt van kracht twaalf maanden na ontvangst van de akte van opzegging.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 20

De Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur stelt de Lid-Staten van de Organisatie, de Staten die geen lid zijn van de Organisatie, als bedoeld in artikel 16, alsmede de Verenigde Naties, in kennis van de nederlegging van alle akten van bekrachtiging, aanvaarding en toetreding bedoeld in de artikelen 15 en 16, en van de kennisgevingen en opzeggingen bedoeld in de artikelen 18 en 19.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 21

1 Deze Overeenkomst kan worden herzien door de Algemene Vergadering van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur; zodanige herzieningen binden evenwel slechts de Staten die partij worden bij de overeenkomst houdende herziening.

2 Indien de Algemene Vergadering een nieuwe overeenkomst aanvaardt ter gedeeltelijke of gehele herziening van deze Overeenkomst, zal deze Overeenkomst, tenzij de nieuwe overeenkomst anders bepaalt, met ingang van de datum waarop de nieuwe overeenkomst houdende herziening in werking treedt, niet langer openstaan voor bekrachtiging, aanvaarding of toetreding.

Overeenkomst inzake de uitwisseling van officiële publikaties en regeringsdocumenten tussen Staten

Artikel 22

Overeenkomstig artikel 102 van het Handvest der Verenigde Naties wordt deze Overeenkomst op verzoek van de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur geregistreerd bij het Secretariaat van de Verenigde Naties.