Washington D.C.,

26 juli 2007

Geachte Voorzitter van de Raad van de Europese Unie,

In antwoord op het verzoek van de Europese Unie en om het belang te benadrukken dat de regering van de Verenigde Staten hecht aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, willen wij met deze brief toelichten op welke wijze het ministerie van Binnenlandse veiligheid van de Verenigde Staten (Department of Homeland Security (DHS)) de verzameling, het gebruik en de opslag van persoonsgegevens van passagiers (PNR-gegevens) regelt. Geen van de hierin genoemde beleidslijnen schept of verleent rechten of voordelen voor enige andere particuliere of openbare persoon of entiteit, of enig ander rechtsmiddel dan die welke worden genoemd in de overeenkomst tussen de EU en de VS inzake de verwerking en overdracht van PNR-gegevens door luchtvaartmaatschappijen aan het DHS, die is ondertekend in juli 2007 (hierna de „overeenkomst” genoemd). Deze brief biedt daarentegen de verzekeringen en weerspiegelt het beleid die de DHS uit hoofde van de wetgeving van de VS toepast op de PNR-gegevens die afkomstig zijn van vluchten tussen de VS en de Europese Unie (EU-PNR).

I. Doel waarvoor de PNR-gegevens worden gebruikt: Het DHS gebruikt de EU-PNR uitsluitend ter voorkoming en bestrijding van:

1. terrorisme en daarmee samenhangende strafbare feiten;

2. andere zware misdrijven, waaronder georganiseerde misdaad, die van grensoverschrijdende aard zijn, en

3. het zich onttrekken aan aanhoudingsbevelen of arrestatie voor de bovengenoemde strafbare feiten.

PNR-gegevens kunnen waar nodig worden gebruikt voor de bescherming van de vitale belangen van de betrokkene of anderen, of bij strafrechtelijke procedures of in andere wettelijk voorgeschreven gevallen. Het DHS zal de Europese Commissie informeren over de goedkeuring van VS-wetgeving waardoor de verklaringen in deze brief substantieel worden beïnvloed.

II. Uitwisseling van PNR:

Het DHS wisselt de EU-PNR-gegevens uitsluitend uit voor de in punt I genoemde doeleinden.

Het DHS behandelt de EU-PNR-gegevens als gevoelig en vertrouwelijk overeenkomstig de VS-wetgeving en verstrekt de PNR-gegevens, naar goeddunken, uitsluitend aan andere nationale overheden met taken op het gebied van wetshandhaving, openbare veiligheid of terrorismebestrijding, ter ondersteuning van met terrorismebestrijding, grensoverschrijdende misdaad en openbare veiligheid verband houdende gevallen (waaronder zorgwekkende bedreigingen, vluchten, personen en routes) die zij bestuderen of onderzoeken, overeenkomstig de wet, en ingevolge schriftelijke afspraken en VS-wetgeving over de uitwisseling van informatie tussen overheidsinstanties van de VS. De toegang zal strikt en zorgvuldig zijn beperkt tot de hierboven omschreven gevallen, in verhouding tot de aard van de zaak.

De EU-PNR-gegevens worden uitsluitend met andere overheidsinstanties in derde landen uitgewisseld na beoordeling van het voorgenomen gebruik ervan en de mogelijkheid van bescherming van de gegevens door de ontvanger. Afgezien van noodsituaties vindt een dergelijke uitwisseling van gegevens plaats op grond van uitdrukkelijke afspraken tussen de partijen, die gegevensbeschermingsbepalingen bevatten die vergelijkbaar zijn met die welke het DHS op de EU-PNR toepast, zoals beschreven in de tweede alinea van dit punt.

III. Soorten verzamelde informatie:

De meeste gegevenselementen in de PNR-gegevens kunnen door het DHS worden verkregen door onderzoek van het vliegtuigticket en andere reisdocumenten van een persoon op grond van zijn normale bevoegdheid inzake grenscontrole, maar door de mogelijkheid om deze gegevens elektronisch te ontvangen kan het DHS zijn middelen versterkt richten op gevallen met een hoog risico, en aldus het bonafide reizen vergemakkelijken en beschermen.

Soorten verzamelde EU-PNR-gegevens:

1. PNR-bestandslocatiecode

2. Datum van boeking/afgifte van het biljet

3. Geplande reisdatum of reisdata

4. Naam/namen

5. Beschikbare informatie betreffende frequent reizen en voordelen (d.w.z. gratis biljetten, upgrades, enz.)

6. Andere namen in het PNR, waaronder het aantal reizigers in het PNR

7. Alle beschikbare contactgegevens (met inbegrip van informatie betreffende de verstrekker)

8. Alle beschikbare betalings-/factureringsinformatie (zonder andere transactiegegevens die gekoppeld zijn aan een creditcard of -rekening en niet samenhangen met de reistransactie)

9. Reisroute voor dit specifieke PNR

10. Reisbureau/-agent

11. Informatie over gedeelde vluchtcodes

12. Opgesplitste/opgedeelde informatie

13. Reisstatus van de passagier (met inbegrip van bevestigingen en check-in-status)

14. Informatie over biljetuitgifte, waaronder het biljetnummer, biljetten voor enkele reizen en geautomatiseerde prijsnotering van reisbiljetten

15. Alle bagage-informatie

16. Zitplaatsinformatie, waaronder het zitplaatsnummer

17. Algemene opmerkingen, waaronder OSI-, SSI- en SSR-informatie

18. Eventuele APIS-informatie

19. Alle vroegere wijzigingen in de onder de punten 1 tot en met 18 genoemde PNR.

Voor zover de bovengenoemde soorten gegevens gevoelige EU-PNR-gegevens bevatten (d.w.z. persoonlijke gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, en gegevens betreffende de gezondheid of het seksuele leven van de betrokkene), zoals gespecificeerd in de PNR-codes en -termen die het DHS in overleg met de Europese Commissie heeft vastgesteld, past het DHS een geautomatiseerd systeem toe dat die gevoelige PNR-codes en -termen filtert en gebruikt het deze informatie niet. Tenzij de gegevens in een uitzonderlijk geval worden gebruikt, wist het DHS de gevoelige EU-PNR-gegevens onmiddellijk.

In een uitzonderlijk geval waarin het leven van een datasubject of van derden in gevaar zou kunnen zijn of ernstig zou worden beperkt, kunnen DHS-functionarissen zo nodig andere dan de hierboven genoemde EU-PNR-informatie, met inbegrip van gevoelige informatie, verlangen en gebruiken. In dat geval zal het DHS een register inzake de toegang tot eventuele gevoelige EU-PNR-gegevens bijhouden, en de gegevens binnen 30 dagen wissen, zodra het doel waarvoor zij toegankelijk zijn gemaakt is bereikt en de bewaring ervan niet door de wet wordt verlangd. Het DHS zal de Europese Commissie (DG JLS) normaliter binnen 48 uur in kennis stellen van het feit dat tot dergelijke gegevens, met inbegrip van gevoelige gegevens, toegang is verleend.

IV. Toegang en verhaal: Het DHS heeft besloten om de administratieve bescherming op grond van de Privacy Act uit te breiden tot in het „automated targeting system” (ATS) opgeslagen PNR-gegevens, ongeacht de nationaliteit of het land van vestiging van het datasubject, met inbegrip van gegevens die betrekking hebben op Europese burgers. Overeenkomstig de VS-wetgeving beschikt het DHS ook over een systeem datpersonen, ongeacht hun nationaliteit of land van vestiging, een verhaalsmogelijkheid biedt voor het zoeken van informatie over of de rectificatie van PNR-gegevens. Informatie over dit beleid is beschikbaar op de website van het DHS (www.dhs.gov.)