4.1.1 Aanvragen voor een subsidie in het kader van Humanitaire hulp 2027–2031 kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 31 juli 2031 om 12:00 uur CEST. Het moment waarop de aanvraag is ontvangen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken geldt als moment van indiening. Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de volledige aanvraag, inclusief alle verplichte bijlagen, door het subsidieportaal is ontvangen en geregistreerd. De aanvrager ontvangt hiervan een digitale ontvangstbevestiging.

4.1.2 Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen, ook als de beschikbare middelen dan nog niet zijn uitgeput. Deze uiterste datum laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst en er sprake is van subsidieplafonds voor zowel financieringskanalen a als b, de voor Humanitaire hulp 2027–2031 beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput. De aanvragende organisatie is zelf verantwoordelijk voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

4.1.3 In geval een aanvrager meerdere aanvragen wil indienen geldt dat elke aanvraag separaat moet worden ingediend. Indien eenzelfde aanvrager meerdere aanvragen gezamenlijk (in één aanvraag) indient, zullen deze worden geretourneerd en opnieuw, separaat, moeten worden ingediend. Daarbij geldt het moment waarop de aanvragen separaat en volledig worden ontvangen als moment van ontvangst.

4.1.4 Aanvragen die onder dit subsidiebeleidskader voor de eerste maal worden gedaan moeten met de benodigde bijlagen digitaal worden ingediend via het subsidieportaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het subsidieportaal is hier te vinden: fez.mfaservices.nl. Voor volgende aanvragen kan contact worden opgenomen via DSH-BU@minbuza.nl.

4.1.5 De aanvrager is verantwoordelijk voor tijdige en volledige indiening van de aanvraag. Het wordt daarom aangeraden de aanvraag ruim voor het verstrijken van de indieningstermijn in te dienen. Technische problemen bij het gebruik van het subsidieportaal komen voor rekening en risico van de aanvrager, tenzij sprake is van een aantoonbare technische storing aan de zijde van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

4.1.6 De aanvraag moet compleet en zonder voorbehoud worden ingediend, rechtsgeldig zijn ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.

4.1.7 Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

4.1.8 Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de Minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aanvulling is ontvangen (zie artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken). Hoe korter voor het verstrijken van de deadline voor het indienen van aanvragen een aanvraag wordt ingediend, hoe groter het risico dat de Minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen; dit in verband met de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid en de tijd die nodig is om een aanvulling te vragen en in te dienen. Indien niet om aanvulling wordt gevraagd zal de aanvraag worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend. Dit kan leiden tot een afwijzing van de subsidieaanvraag. Het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden kan leiden tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.

4.1.9 De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Documenten opgesteld in een andere taal worden niet betrokken bij de beoordeling van aanvragen. Ook bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een officiële vertaling in het Nederlands of Engels. Additionele informatie/ illustratieve documenten, USB-sticks en andere gegevensdragers van een organisatie worden niet meegenomen in de beoordeling van een aanvraag.

4.1.10 De behandeling van aanvragen wordt opgeschort als aannemelijk is dat de in het kader van Humanitaire hulp 2027–2031 beschikbare middelen zullen worden uitgeput op basis van de uitkomsten van de beoordeling van eerder ontvangen aanvragen, tot het tijdstip waarop zekerheid bestaat over de uitputting van het plafond.

4.1.11 Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt in het bijzonder gewezen.

10 Subsidie wordt geweigerd indien de aanvraag wordt ingediend na aanvang van de activiteiten. Bij ministeriële regeling kan worden bepaald dat in afwijking van de eerste volzin subsidie kan worden verstrekt voor nader omschreven activiteiten met een spoedeisend karakter.

Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen. Van deze bepaling kunnen worden uitgezonderd activiteiten als bedoeld in artikel 3.7 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006.

11 Subsidie kan worden verleend voor activiteiten waarmee reeds een aanvang is gemaakt indien:

a. de activiteiten zo spoedeisend zijn dat van de aanvrager in redelijkheid niet gevergd kan worden dat deze zijn aanvraag voor aanvang daarvan had ingediend;

b. de aanvrager bij aanvang van de activiteiten de minister daarvan in kennis heeft gesteld onder mededeling van het voornemen om een subsidieaanvraag in te dienen, en

c. de subsidieaanvraag binnen vier weken na aanvang van de activiteiten is ingediend.

4.1.12 Vragen naar aanleiding van dit besluit, onderliggende documenten of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail richten aan: DSH-BU@minbuza.nl, o.v.v. Vraag Subsidie Humanitaire hulp 2027–2031. Vragen worden binnen vijf werkdagen schriftelijk per e-mail beantwoord.

4.1.13 Binnen 13 weken na ontvangst van een volledige aanvraag zal over de aanvraag worden beslist.