Controleprotocol

Regeling financiële ondersteuning fracties. Eerste Kamer 2026 (de Regeling)

Hoofdstuk 1 Uitgangspunten

De Regeling is met ingang van xx 2026 in werking getreden. De Regeling is van toepassing vanaf het verantwoordingsjaar 2026.

Bij het opstellen van dit controleprotocol is rekening gehouden met de schrijfwijzer accountantsprotocollen, opgesteld door de werkgroep Controleprotocollen (de COPRO ) van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. De COPRO bestaat uit vertegenwoordigers van openbare accountantskantoren en de Auditdienst Rijk.

Doelstelling

De doelstelling van de Regeling is dat de stichting (Ontvanger) een bijdrage (i.e. financiële middelen) ontvangt van de Eerste Kamer (Verstrekker) ter dekking van kosten of uitgaven van personele en materiële aard, met als doel het functioneren van de bij de stichting behorende fractie te bevorderen. Het bestuur van een stichting dient voor 1 juli van elk kalenderjaar bij het College van Voorzitter en ondervoorzitters (i.e. de Stafdienst Financieel-Economische Zaken van de Eerste Kamer) een door het bestuur van de stichting ondertekende verantwoording in. De bij het College van Voorzitter en ondervoorzitters in te dienen verantwoording van de stichting dient (i) overeenkomstig het verantwoordingsmodel en de statuten van de betreffende stichting te zijn opgesteld, (ii) overeenkomstig dit controleprotocol door de accountant te zijn onderzocht en (iii) van een controleverklaring te zijn voorzien.

1 ) Zie artikel 14, eerste lid, van de Regeling.

Het bestuur van de stichting dient dit controleprotocol en het verantwoordingsmodel aan de accountant ter beschikking te stellen

2 ) Zie artikel 14, eerste lid, van de Regeling.

. Het College van Voorzitter en ondervoorzitters dient vervolgens voor 1 november van elk kalenderjaar de definitieve bijdrage van een stichting over het voorgaande jaar vast te stellen en de door het bestuur van de stichting ingediende verantwoording goed te keuren.

3 ) Zie artikel 15, eerste lid, van de Regeling.

De doelstelling van de controleverklaring van de accountant is het verschaffen van zekerheid bij de verantwoording dat de verantwoording in alle van materieel belang zijnde aspecten is opgesteld in overeenstemming met de Regeling, waaronder begrepen het in hoofdstuk 2 van het controleprotocol opgenomen referentiekader,

4 ) Zie de definitie van 'controleverklaring' in artikel 1 van de Regeling.

op basis waarvan het College van Voorzitter en ondervoorzitters de bijdrage definitief kan vaststellen.

Definities

Tenzij anders in dit controleprotocol is bepaald, hebben termen, woorden en uitdrukkingen die in dit controleprotocol worden gebruikt, de betekenis die daaraan wordt gegeven in artikel 1 van de Regeling (Definities). Hieronder wordt in aanvulling op de definities uit de Regeling voor een aantal begrippen een definitie gegeven.

1. Verstrekker; de Eerste Kamer, als gedefinieerd in artikel 1 van de Regeling.

2. Ontvanger; De stichting, als gedefinieerd in artikel 1 van de Regeling.

Procedure

Het proces van het opstellen van de verantwoording tot het aanbieden daarvan aan het CVO

1. het bestuur van de stichting maakt jaarlijks voor 1 juli van elk kalenderjaar een verantwoording, overeenkomstig het verantwoordingsmodel en de statuten van de betreffende stichting, op over het voorgaande kalender- (tevens boek-)jaar;

5 ) Zie artikel 10.3 van de modelstatuten.

2. de accountant controleert de door het bestuur opgemaakte verantwoording, in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), de Nederlandse controlestandaarden (in het bijzonder Standaard 805) en dit controleprotocol, en stelt een controleverklaring op;

6 ) Zie artikel 14, eerste lid, sub b, van de Regeling.

3. het bestuur van de stichting of de fractie dient, voor 1 juli van elk kalenderjaar, de verantwoording in bij hetde Stafdienst Financieel-Economische Zaken van de Eerste Kamer. Deze verantwoording dient (i) door alle bestuursleden van de stichting te zijn ondertekend, (ii) overeenkomstig het verantwoordingsmodel en de statuten van de betreffende stichting te zijn opgesteld, (iii) overeenkomstig het controleprotocol door de accountant zijn onderzocht en (iv) van een controleverklaring te zijn voorzien;

7 ) Zie artikel 14, eerste lid, van de Regeling.

4. het CVO dient, op basis van de door het bestuur van de stichting of fractie ingediende verantwoording, de controleverklaring en het advies van de Directeur Organisatie van de Eerste Kamer, voor 1 november van elk kalenderjaar de verantwoording goed te keuren en de definitieve bijdrage aan de stichting vast te stellen;

8 ) Zie artikel 15, eerste lid, van de Regeling.

5. het CVO zendt, na vaststelling van de definitieve bijdrage, de door het bestuur van de stichting of de fractie opgestelde en ondertekende verantwoording, voorzien van de goedkeurende controleverklaring, aan de Eerste Kamer.

9 ) Zie artikel 16, eerste lid, van de Regeling.

Hierdoor worden deze stukken openbaar.

10 ) Zie artikel 16, tweede lid, van de Regeling.

Communicatie en contactpersonen

De Griffier is namens het College van Voorzitter en ondervoorzitters verantwoordelijk voor de uitvoering van de Regeling.

11 ) Zie artikel 19 van de Regeling.

In materiële zin is de Directie Organisatie, belast met de uitvoering van de Regeling. Dat betekent dat informatie over de Regeling, het normenkader, de procedure, het aanleveren van documenten (verantwoording en controleverklaring), et cetera is in te winnen bij; de Directie Organisatie, bij Business Controller, via het volgende mailadres: control@eerstekamer.nl

Hoofdstuk 2 Aanpak onderzoek

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op een aantal aandachtspunten bij de controle, de relevante wet- en regelgeving, de toleranties en foutdefinities die voor het onderzoek van de accountant gelden.

Controleaanpak

De accountant voert zijn controlewerkzaamheden uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden (in het bijzonder Standaard 805) en dit accountantsprotocol. De accountant is zelfstandig verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van voldoende controlewerkzaamheden ter verkrijging van voldoende en geschikte controle-informatie ter onderbouwing van zijn oordeel over de verantwoording; Eerste Kamer geeft in dit controleprotocol alleen een aantal aandachtspunten mee voor de controle. De bijdrage die de stichting ontvangt heeft als doel het functioneren van de bij de stichting behorende fractie of groep te bevorderen en dient ter dekking van personele en materiële kosten of uitgaven conform de bestemming, bedoeld in artikel 4 van de Regeling en artikel 3 van de modelstatuten. Voor een nadere uitleg over het begrip “het functioneren van de fractie of groep te bevorderen” en het normenkader, wordt verwezen naar de toelichting bij de Regeling.

In dat kader gaat de aandacht uit naar;

. kosten die geen relatie hebben met het functioneren van de bij de stichting behorende fractie of groep;

. schuiven van personeel tussen fractie/groep en politieke partij (arbeids-, detacherings- of inhuurovereenkomst moet aanwezig zijn);

. gezamenlijke kosten of uitgaven tussen fractie/groep en partij voornamelijk bij informatieverstrekking (website, partijblad, et cetera). Duidelijk dient te zijn dat de opgevoerde kosten of uitgaven redelijk en billijk zijn ten aanzien van het totaal en de rol als fractie of groep daarin;

. de voorschriften gericht op het beheer en aanwenden van de egalisatiereserve;

. het normenkader opgenomen in de toelichting bij de Regeling;

. het in acht nemen van algemeen aanvaarde normen die in het maatschappelijk verkeer gelden (representatie, Balkenendenorm, et cetera).

Referentiekader

De relevante wet- en regelgeving is:

. Reglement van Orde van de Eerste Kamer der Staten-Generaal;