wetzoeker

Documentatie (Zie Par. 57–59) Standaard voor Kwaliteitsmanagement 1, bij afkorting SKM1

A202. Documentatie levert de informatie dat het kantoor voldoet aan deze Standaard, alsmede aan wet- of regelgeving of aan relevante ethische voorschriften. Documentatie kan ook nuttig zijn voor het trainen van personeel en opdrachtteams, om ervoor te zorgen dat de kennis van de organisatie behouden blijft en om een historisch overzicht te geven van de basis voor beslissingen die het kantoor heeft genomen met betrekking tot zijn kwaliteitsmanagementsysteem. Het is niet nodig en ook niet praktisch uitvoerbaar om elke in overweging genomen aangelegenheid of elke oordeelsvorming met betrekking tot zijn kwaliteitsmanagementsysteem te documenteren. Voorts kan de informatie over de naleving van deze Standaard blijken uit de component informatie en communicatie, uit documenten of ander schriftelijk materiaal, of uit IT-toepassingen die integrerende bestanddelen van het kwaliteitsmanagementsysteem uitmaken.

A203. Documentatie kan de vorm aannemen van formele schriftelijke handboeken, checklists en formulieren. Documentatie kan informeel worden vastgelegd (bijvoorbeeld communicatie via e-mail of berichten op websites), of kan worden bijgehouden in IT-toepassingen of andere digitale vormen (bijvoorbeeld gegevensbanken). Factoren die van invloed kunnen zijn op de oordeelsvormingen over de vorm, inhoud en omvang van documentatie, inclusief de frequentie waarmee de documentatie wordt bijgewerkt, kunnen het volgende inhouden:

• de complexiteit van het kantoor en het aantal vestigingen;

• de aard en complexiteit van de praktijk en organisatie van het kantoor;

• de aard van de opdrachten van het kantoor en de aard van de entiteiten waarvoor opdrachten worden uitgevoerd;

• de aard en complexiteit van de aangelegenheid die wordt gedocumenteerd. Bijvoorbeeld of de aangelegenheid betrekking heeft op een aspect van het kwaliteitsmanagementsysteem dat is gewijzigd, of op een gebied waar het kwaliteitsrisico hoger is, en de complexiteit van de oordeelsvormingen met betrekking tot de aangelegenheid; en

• de frequentie en omvang van wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem.

In een minder complex kantoor kan het niet nodig zijn om documentatie te hebben die gecommuniceerde aangelegenheden ondersteunen, aangezien informele communicatiemethoden effectief kunnen zijn. Niettemin kan een minder complex kantoor bepalen dat het passend is deze communicatie te documenteren om het bewijs te leveren dat zij hebben plaatsgevonden.

A204. In sommige gevallen kan een externe toezichthouder formele of informele documentatievereisten vaststellen, bijvoorbeeld als gevolg van het resultaat van bevindingen van een externe inspectie. Ook kunnen relevante ethische voorschriften specifieke documentatievereisten omvatten; de VGBA of de ViO vereisen bijvoorbeeld documentatie van bepaalde aangelegenheden, waaronder bepaalde situaties die verband houden met belangenconflicten, niet-naleving van wet- en regelgeving, en onafhankelijkheid.

A205. Het kantoor hoeft niet elke voorwaarde, gebeurtenis, omstandigheid, handeling of nalaten van handeling voor elke kwaliteitsdoelstelling, of hoeft niet elk risico dat tot een kwaliteitsrisico kan leiden, te documenteren. Maar bij het documenteren van de kwaliteitsrisico’s en van de manier waarop de maatregelen de kwaliteitsrisico’s mitigeren, kan het kantoor de redenen voor de inschatting van kwaliteitsrisico’s documenteren (d.w.z. het in overweging genomen voorkomen en het effect op het bereiken van één of meer kwaliteitsdoelstellingen) om daarmee de consistente implementatie en toepassing van de maatregelen te onderbouwen.

A206. De documentatie kan worden verschaft door het netwerk, andere netwerkonderdelen of andere structuren of organisaties binnen het netwerk.

Regeling
Standaard voor Kwaliteitsmanagement 1, bij afkorting SKM1
Afkortingen
SKM1
Soort
PBO-regeling
Geldend vanaf
01-01-2026
BWB-id
BWBR0052132
Versie
2026-01-01_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl