6.2 — Vereiste documenten bij de aanvraag Besluit Focus on Freedom
Vereiste documenten bij de aanvraag
Bij het indienen van een aanvraag geldt dat dit volgens de verplichte formats moet worden gedaan. Hieronder volgt een overzicht van deze verplichte documenten en formats.
I Verplichte documenten en bijlagen bij de aanvraag
Bij de subsidieaanvraag dienen de volgende documenten te worden aangeleverd:
A. Een volledig ingevuld aanvraagformulier volgens het verplichte format in Annex 1.
B. Statuten van de aanvrager, waaruit blijkt dat de aanvrager een maatschappelijke organisatie is en waarop de datum en plaats van oprichting duidelijk op vermeld staan evenals de plaats van statutaire vestiging.
C. Een volledig ingevulde Tabel 1 in Annex 2 om aan te tonen dat wordt voldaan aan het drempelcriterium financiële onafhankelijkheid (zie Annex 2, sectie 2.A).
D. Door een accountant gecontroleerde jaarrekeningen van de boekjaren 2022, 2023 en 2024. Voor deze jaarrekeningen moet per jaarrekening worden aangegeven op welke pagina en onder welke paragraaf de gevraagde informatie m.b.t. de voorwaarde voor financiële onafhankelijkheid terug te vinden is. Daar waar geen gecontroleerde jaarrekeningen kunnen worden overlegd, dient de aanvrager een sluitende onderbouwing te geven waarom de jaarrekeningen niet door een accountant zijn gecontroleerd.
E. Track record
17 Voor zowel het trackrecord ten behoeve van de drempeltoets (Annex 5) als het trackrecord als onderdeel van het voorstel (Annex 3.1) geldt dat het Ministerie externe referenties kan raadplegen met betrekking tot de ingediende track records om zo nodig aanvullende verificaties uit te voeren.
van de organisatie, volgens het verplichte format in Annex 5.
F. Projectvoorstel incl. beleidsprincipes
18 Voor zowel het trackrecord ten behoeve van de drempeltoets (Annex 5) als het trackrecord als onderdeel van het voorstel (Annex 3.1) geldt dat het Ministerie externe referenties kan raadplegen met betrekking tot de ingediende track records om zo nodig aanvullende verificaties uit te voeren.
, opgesteld volgens het verplichte format (zie Annex 3.1 (Gelijke rechten voor LHBTIQ+ personen) of 3.2 (Vrijheid van Religie en Levensovertuiging). Voor het instrument Vrijheid van Religie en Levensovertuiging dient er per deelaanvraag een apart projectvoorstel ingediend te worden.
G. Begroting in Excel, opgesteld in het verplichte format (Annex 4.2). Dat wil zeggen:
i) een gedetailleerde begroting voor de eerste twaalf maanden, aangevuld met een meerjarenraming voor de resterende project periode;
ii) narratieve uitleg hoe tot de bedragen in het budget is gekomen (geen vast format);
iii) alle onderliggende PxQ berekeningen (geen vast format).
H. Een beschrijving van het door de aanvrager te hanteren proces van selectie en monitoring van in-country partners met daarin:
(i) Bijbehorende procedures en formats (max 1 of 2 voorbeelden)
(ii) Bewijs van toepassing: Geanonimiseerd voorbeeld risicoanalyse of due diligence van een in-country partner.
II Verplichte bijlagen voor aanvragers die menen in aanmerking te komen voor maatwerk in verband met het drempelcriterium D.2
De onderstaande bijlagen hoeven alleen te worden aangeleverd door aanvragers die menen in aanmerking te komen voor maatwerk in verband met het drempelcriterium D.2 over financiële onafhankelijkheid (zie uitleg onder paragraaf 3.2). Deze aanvragers sturen de volgende informatie met de aanvraag mee (zie ook het in te vullen formulier in Annex 2):
Voor een specialistische organisatie:
I. In aanvulling op het track record zoals vermeld onder E hierboven (in te vullen in Annex 5): een additioneel track record van minimaal vijf en maximaal tien projecten of programma’s die gericht waren op het kernthema waarop het sub-instrument betrekking heeft in het kader waarvan de organisatie subsidie aanvraagt. Ten minste één project moet van meer dan tien jaar geleden zijn. Dit moet worden ingevuld in Annex 2, waar ook nadere toelichting hierover te vinden is.
J. Door een accountant gecontroleerde jaarrekeningen van 2020, 2021, 2022, 2023 en 2024. Daar waar geen gecontroleerde jaarrekeningen kunnen worden overlegd, dient de aanvrager een onderbouwing te geven waarom de jaarrekeningen niet door een accountant zijn gecontroleerd. Duidelijk moet worden aangegeven op welke pagina en bij welke sectie in de jaarrekeningen de gevraagde informatie uit tabel 2 in annex 2 kan worden gevonden (zie K).
K. De ingevulde Tabel 2 in Annex 2 maakt inzichtelijk dat minimaal 80% van de jaarlijkse programma-uitgaven van de aanvrager gedurende deze vijf jaar naar activiteiten en interventies op dit kernthema ging. Aanvragers wordt gevraagd om uitvoering van de werkzaamheden door de accountant op basis van het accountantsprotocol (Annex 9), wat resulteert in een rapport van overeengekomen specifieke werkzaamheden (Standaard 4400). Let op: Dit rapport wordt pas na de drempeltoets opgevraagd, samen met de ORIA of Partos-informatie. Aanvragers ontvangen hierover bericht en krijgen 4 weken de tijd de informatie aan te leveren. Deze hoeft dus nog niet meegestuurd te worden met de aanvraag.
Voor een kleine, zuidelijke organisatie:
L. Uit de statuten onder B hierboven blijkt dat de aanvragende organisatie is opgericht en statutair is gevestigd in een land vermeld op het overzicht met lage- en middeninkomenslanden volgens de OESO-DAC indeling. Mochten de statuten hiervoor onvoldoende bewijs leveren, dan kan de aanvrager een oprichtingsakte als bijlage bij de aanvraag meesturen die dit aantoont.
M. De aanvrager overlegt diens meest recente financiële jaarrekening waaruit blijkt dat hij maximaal EUR 500.000 heeft uitgegeven aan werknemers van uw organisatie die in loondienst zijn.
- Regeling
- Besluit Focus on Freedom
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 13-12-2025
- BWB-id
- BWBR0051956
- Versie
- 2025-12-13_0