1. Convenanten worden slechts gesloten door partijen die zeggenschap en bevoegdheid hebben over het onderwerp waarover afspraken worden gemaakt.

2. Er wordt op toegezien dat alle personen, organen en instellingen voor wie het convenant verplichtingen bevat als partij, al dan niet via vertegenwoordiging, gebonden worden.

3. Als een persoon, orgaan of instelling door middel van een vertegenwoordiger optreedt, wordt erop toegezien dat deze mandaat of volmacht heeft om de vertegenwoordigde rechtsgeldig te binden. De vertegenwoordigingsbevoegdheid dient uit het convenant of daarbij gevoegde stukken te blijken.

4. Bij convenanten die mede privaatrechtelijke rechten of verplichtingen tot onderwerp hebben, is aan rijks zijde de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door één of meer Ministers of door hen aangewezen gevolmachtigden, partij.

Toelichting

Eerste tot en met derde lid. Om te voorkomen dat het convenant zijn effect mist, is belangrijk om te weten wie kan worden aangesproken op de nakoming van de gemaakte afspraken. Een convenant schept immers alleen aanspraken en verplichtingen tussen de partijen die het convenant aangaan.

Hier kunnen zich problemen voordoen wanneer de partijen die het convenant sluiten geen zeggenschap of bevoegdheid blijken te hebben over de onderwerpen waar de afspraken of de inhoud van het convenant op zien. Dit moet vooraf worden uitgezocht.

Een ander probleem dat zich kan voordoen is wanneer een convenant wordt aangegaan door een vereniging of een brancheorganisatie. Die vereniging of brancheorganisatie zal zelf gebonden zijn aan de afspraken uit het convenant maar niet vanzelfsprekend hun individuele leden. Een vereniging of brancheorganisatie kan haar leden doorgaans niet binden zonder volmacht van die leden zelf voor het sluiten van het convenant. Dit kan een probleem opleveren als actie van die leden nodig is. Dit kan worden opgelost door te zorgen dat de leden zelf partij worden of dat zij een volmacht geven aan de vereniging of brancheorganisatie.

Oplettendheid is ook vereist wanneer een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid een convenant wil sluiten. Het kan gebeuren dat alleen de (natuurlijke) persoon die het convenant heeft ondertekend namens dat samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid zich daaraan verbindt. Als alle partners in het samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid zelf partij worden, is iedereen gebonden aan het convenant. Een ander mogelijkheid is dat de betrokken (natuurlijke) persoon die het convenant ondertekent namens het samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid rechtsgeldig gevolmachtigd wordt door alle partners. Op die wijze kunnen zij ook allen gebonden worden aan het convenant. De volmacht daartoe moet daar dan wel expliciet en voldoende duidelijk over zijn. Overigens is het wel mogelijk dat een vereniging of branchevereniging toezegt dat zij haar leden zal aanmoedigen om bepaalde acties te ondernemen.

Gebondenheid ontstaat door zelf of via een rechtsgeldige volmacht als partij te ondertekenen. In het geval een bestuursorgaan als partij een convenant afsluit wordt de bevoegdheid om dit namens het bestuursorgaan te kunnen doen uiteraard beheerst door de regels over mandaat, die van overeenkomstige toepassing zijn op volmacht. Als de gemandateerde bevoegd is om namens het bestuursorgaan het convenant aan te kunnen gaan zal hij ook de rechtspersoon waarvan zijn bestuursorgaan onderdeel vormt kunnen vertegenwoordigen op basis van een volmacht daarvoor.

Personen die tekenbevoegd zijn mogen namens hun organisatie overeenkomsten ondertekenen of bepaalde rechtshandelingen uitvoeren. Ook andere personen kunnen bevoegd zijn om te ondertekenen, omdat zij een volmacht of mandaat hebben.

Het controleren van de tekenbevoegdheid kan op verschillende manieren. Bij private partijen is de meest betrouwbare manier het opvragen van een recent uittreksel uit het Handelsregister. In sommige gevallen is een uittreksel echter niet voldoende en moeten de statuten worden geraadpleegd. Indien de bevoegdheid om te ondertekenen blijkt uit het Handelsregister of de statuten, kan worden volstaan met het verwijzen naar of het bijvoegen bij het convenant van de relevante passages of artikelen daaruit.

Bij publiekrechtelijke bestuursbevoegdheden past extra aandacht. Publiekrechtelijke bevoegdheden zijn bevoegdheden van bestuursorganen. Alleen zij zelf kunnen verplichtingen aangaan die betrekking hebben op hun bevoegdheden. Daarom moeten zij zelf partij zijn. Dit betekent dat als een convenant betrekking heeft op bijvoorbeeld de bevoegdheden van een Minister, deze Minister zelf partij dient te zijn. Formeel gesproken heeft de Staat der Nederlanden als rechtspersoon geen zeggenschap over publiekrechtelijke bevoegdheden van Ministers of andere bestuursorganen. Bij convenanten met een gemengd karakter (zowel afspraken die publiekrechtelijk als privaatrechtelijk van aard zijn) gaat de Minister het convenant in twee hoedanigheden aan: als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden.

Voor zover een convenant afspraken bevat over bevoegdheden die zijn toegekend aan ambtenaren die aan de Minister hiërarchisch ondergeschikt zijn (bijvoorbeeld een inspecteur-generaal), komt de betreffende ambtenaar meer in aanmerking als partij dan de Minister.

Deze aanwijzing sluit niet uit dat in een convenant afspraken worden gemaakt over organisaties die geen partij zijn bij het convenant. Die andere organisaties zijn dan niet rechtstreeks op grond van het convenant gebonden aan de afspraken in het convenant. Een voorbeeld hiervan is dat een Minister afspreekt dat hij zich zal inzetten om gemeentelijke bestuursorganen ertoe te bewegen van hun bevoegdheden gebruik te maken. Indien de wens bestaat om ook anderen dan de partijen bij het convenant (bijvoorbeeld een gehele branche) aan het convenant te binden, dan moet het convenant algemeen verbindend verklaard worden. Daarvoor is een wettelijke basis vereist.

Vierde lid. Volgens artikel 4.6 van de Comptabiliteitswet 2016 worden privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat der Nederlanden verricht door de met betrekking tot de relevante begroting verantwoordelijke Minister of, krachtens algemene of bijzondere volmacht, namens deze. Hoewel het in de rechtspraktijk niet tot problemen hoeft te leiden als het niet gebeurt, verdient het duidelijkheidshalve toch aanbeveling bij convenanten die tevens afspraken over publiekrechtelijke bevoegdheden van een of meer Ministers bevatten, tot uitdrukking te brengen dat de Minister(s) ook in een dergelijk geval in dubbele hoedanigheid partij is (zijn): namelijk als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden en als bestuursorgaan.