Actie | Toelichting

Opvragen bewijs schadeherstel | In het geval dat er al schade is hersteld, moet door de schade-expert aannemelijk worden gemaakt dat herstel heeft plaatsgevonden. Om die reden wordt de aanvrager gevraagd om informatie te leveren waaruit blijkt dat er schade was als gevolg van de wateroverlast, dit kunnen bijvoorbeeld foto’s, facturen of offertes zijn. Daarnaast wordt er gevraagd wanneer het reeds verrichte herstel is gedaan. Dit kan betrekking hebben op de aankoop van het materiaal en/of de volledige uitbesteding. Dit is relevant om vast te kunnen stellen of het reeds gedane herstel voor of na de peildatum is verricht, met het oog op de rekenmethodiek. Zie bijlage C; Lijst bewijslast voor mogelijke stukken die aangeleverd kunnen worden. Heeft de aanvrager deze informatie al aangeleverd, dan kan het proces vervolgd worden.

Zaakbegeleider neemt contact op met EMN | Plaats het inputformulier (zie bijlage I; Invulformulier voorbereiding schadebezoek) en eventueel overige informatie op Sharepoint. Verstuur vervolgens een email naar EMN. Hierin geef je aan dat er een nieuw verzoek voor een schadebezoek is en verwijs naar Sharepoint voor de informatie.

Plannen schadebezoek met EMN | De EMN medewerker zal vervolgens contact opnemen om een afspraak in te plannen in afstemming met de zaakbegeleider. Het is niet mogelijk om een exact tijdstip aan te geven, er wordt een bandbreedte van twee uur gehanteerd.

Schadebezoek plannen in dossier | Maak in het dossier de afspraak aan, zodat ook de aanvrager op de hoogte wordt gesteld van de afspraak. Ga hiervoor naar het tabblad Schadeposten en klik op ‘plan afspraak’. Er verschijnt een pop-up, vergelijkbaar met het aanmaken van een contactmoment, zie paragraaf 6.2 Contactmoment plannen voor meer informatie. Er wordt automatisch een afspraakbevestiging naar de aanvrager gestuurd. In de afspraakbevestiging staat aangegeven dat de aanvrager telefonisch contact kan opnemen indien er vragen zijn. Vul bij het tijdstip de vroegste tijd in waarbinnen de afspraak plaats zal vinden, bijvoorbeeld 09.00 als de afspraak tussen 09 en 11 zal plaatsvinden. In de afspraakbevestiging zal de juiste bandbreedte worden aangegeven.

Schadeadres bezoeken | De zaakbegeleider en de schade-expert treffen elkaar op het te bezoeken schadeadres op het afgesproken tijdstip. Als de aanvrager niet thuis is wanneer de schade-expert en de zaakbegeleider arriveren op locatie, belt de zaakbegeleider de aanvrager. Als de aanvrager binnen een redelijke tijd alsnog thuis kan zijn zodat het schadebezoek kan doorgaan, wachten de zaakbegeleider en schade-expert. Zo niet, dan moet de afspraak opnieuw worden gepland. Neemt de aanvrager de telefoon niet op, dan wordt er maximaal 10 minuten gewacht op het schadeadres. Na deze 10 minuten wordt nog één keer geprobeerd telefonisch contact op te nemen. Kan het schadebezoek niet doorgaan, dan maakt de zaakbegeleider daarvan een notitie bij het contactmoment met de reden en registreert dat de afspraak niet heeft plaatsgevonden vanwege de afwezigheid van de aanvrager.

Schadebezoek herplannen | In het geval dat de aanvrager niet thuis was waardoor het schade bezoek geen doorgang kon vinden, wordt er een nieuwe afspraak gepland. Let op dat in het systeem de bestaande afspraak niet wordt overschreven, maar dat er een nieuwe afspraak wordt aangemaakt.

Meting uitvoeren | Tijdens het schadebezoek is de zaakbegeleider het aanspreekpunt voor de aanvrager met betrekking tot de beleidsregel. De zaakbegeleider noteert tijdens het bezoek vragen en opmerking van de aanvrager. De schade-expert is het aanspreekpunt voor de aanvrager met betrekking tot de meting en de resultaten hiervan.

Afronden bezoek | Wanneer alle nodige informatie is uitgewisseld om het schaderapport volledig op te kunnen stellen, wordt het bezoek afgerond.

Contactmoment registreren | Zie paragraaf 6.3 Contactmoment registreren

Opstellen en versturen schaderapport | De schade-expert stelt het schaderapport op; de zaakbegeleider speelt hierin geen rol. De schade-expert levert het schaderapport, de ingevulde meetlat en de getekende akkoordverklaring aan via de mail, op FNW2021@kblb.nl, binnen twee weken na het schadebezoek. Indien er meer dan twee weken verstreken zijn na het schadebezoek, neem dan contact op met de schade-expert. In het geval dat het schaderapport een schadebedrag bevat, dan ontvangt de aanvrager een samenvatting van het rapport, de akkoordverklaring. De aanvrager wordt gevraagd deze te ondertekenen. Hierin staat het bedrag van reeds herstelde en nog te herstellen kosten volgens de meetlat, indien van toepassing een inschatting van het aantal maanden voordat de aanvrager weer terug kan keren naar de primaire woning, en/of de afschrijvingstermijn en het afschrijvingsbedrag (per maand) van de woonunit. In het geval het schaderapport geen schadebedrag bevat, zal er geen akkoordverklaring ter ondertekening worden aangeboden aan de aanvrager. Deze zal in dit geval dan ook niet aanwezig zijn in het dossier.

Schaderapport toevoegen aan dossier | Als schaderapport is ontvangen, kan het worden toegevoegd aan het dossier. Ga naar het tabblad Schadeposten, vul de uitkomst van het schaderapport in, en voeg het rapport zelf toe. Neem in de velden voor bedragen de exacte waarden over vanuit het schaderapport. Noteer bij het document in de notitie de datum van ontvangst van het schaderapport; dit hoeft niet gelijk te zijn aan de datum van upload.

Invoeren rekenmodel | Ga naar het tabblad ‘Beoordeling’ en vul de uitkomst in bij het onderdeel herstelkosten. Herstelkosten voldaan tot en met peildatum: Herstelkosten worden voor het rekenmodel gezien als voldaan als het herstel voor de peildatum is betaald. Eerder is aan aanvrager gevraagd wanneer de kosten voor de herstelde schade zijn voldaan. Als de aanvrager heeft aangegeven dat dit voor 31-12-2023 is geweest, vul dan de reeds voldane herstelkosten vanuit het schaderapport hierin. Zijn de kosten na de peildatum voldaan en is dit aangetoond door de aanvrager, dan telt het bedrag mee onder nog te betalen herstelwerkzaamheden. Herstelkosten na peildatum: Als het herstel nog moet worden uitgevoerd, vul dan de Nog te betalen herstelkosten vanuit het schaderapport op deze plek in. Daarnaast worden ook reeds betaalde herstelkosten hier ingevuld/bij opgeteld als de aanvrager het reeds gedane herstel na de peildatum heeft betaald. In het geval de aanvrager herstelkosten zowel voor als na de peildatum heeft betaald, bespreek dan het dossier met de projectleider om de vervolgacties te bepalen. Zie hoofdstuk 5 Rekenmodel algemeen voor instructies en richtlijnen voor het invullen van het rekenmodel.

Beoordeelnotitie invullen | Voer bij het onderdeel Herstelkosten in het rekenmodel de beoordeelnotitie in. Deze kan per toevoeging of aanpassing in het rekenmodel weer aangevuld of aangepast worden. Zie paragraaf 3.5.1 Notities voor richtlijnen van de beoordeelnotitie.

Aantal maanden tot terugkeer bespreken | Indien de aanvrager nog niet is teruggekeerd naar zijn primaire woning, wordt er contact opgenomen met de aanvrager om de inschatting, door de schade expert, van het aantal toekomstige maanden te bespreken. Toets of de aanvrager zich in de inschatting kan vinden. Indien dat niet het geval is, heeft de aanvrager de mogelijkheid om informatie aan te leveren waaruit blijkt dat het langer duurt voordat er kan worden teruggekeerd. Maak duidelijk aan de aanvrager dat die mogelijkheid bestaat, en leg vast of de aanvrager de indicatie van de schade-expert accepteert of zelf andere informatie zal aanleveren.