Tijdens het informatiegesprek wordt besproken of de aanvraag gestart wordt. Tijdens dit telefonische gesprek wordt persoonlijke informatie aangevuld, informatie opgehaald bij de aanvrager over zijn/haar situatie en het intakegesprek gepland. Bij het informatiegesprek maakt de zaakbegeleider gebruik van een belscript, zie bijlage E; Belscript informatiegesprek.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider.

Actie | Toelichting

Bellen particulier | Bel de particulier, tenzij er al een gesprek loopt met de aanvrager naar aanleiding van stap 4.1 Aanmelding. Indien de particulier niet opneemt, noteer dit dan in een notitie, zodat er inzicht ontstaat in het aantal belpogingen. Zie paragraaf 3.5.1 Notitie toevoegen. Als het na drie belpogingen nog niet is gelukt om contact te leggen, stuur dan een email (indien emailadres bekend) of brief naar de particulier. In dit bericht staat aangegeven dat de zaakbegeleider van KBL contact probeert op te nemen om de aanmelding voor de regeling te bespreken. In het bericht wordt de particulier verzocht zelf contact op te nemen met KBL. Als er niet binnen vier weken op het verzoek wordt gereageerd, dan wordt de aanmelding stopgezet.

Toelichting geven op de regeling | Geef toelichting op de regeling en geef een kort overzicht van het proces. Voor dit onderdeel maakt de zaakbegeleider gebruik van het belscript in bijlage E; Belscript informatiegesprek. Vraag tijdens het gesprek aan de particulier of hij/zij de aanvraag wil starten. Indien de particulier door wil gaan met de regeling, klik op de knop ‘Start intake’, vanaf dat moment start de aanvraag en begint de beslistermijn te lopen. Het tabblad ‘Intake’ in het systeem kan vanaf dit moment ingevuld worden; zie volgende processtappen. Ter illustratie is een schermafbeelding van dit scherm toegevoegd onderaan deze paragraaf. Indien de particulier niet door wil gaan met de regeling én het informatiepakket nog niet heeft ontvangen, biedt aan om het informatiepakket te versturen. Als de particulier hierin geïnteresseerd is, maak dan een vervolgafspraak om opnieuw deelname aan de regeling te bespreken. Als de particulier volledig afziet van de aanmelding, wijs dan het dossier af.

Contactmoment registreren | Zie paragraaf 6.3 Contactmoment registeren

Dossier afwijzen | Wijs de aanmelding af. Ook geen reactie op het contactverzoek kan een reden voor afwijzing zijn. Rond het dossier af door op Dossier afwijzen te klikken.

Gegevens verifiëren (Nr. 1) | Verifieer de reeds ingevulde (contact)gegevens van de aanvrager en pas aan indien nodig. Vul ook de verwijzende instantie in. Tijdens het intakegesprek zal besproken worden op welke rekening de eventuele verstrekking betaald kan worden, dat veld zal dus pas later worden ingevuld.

Uitvragen fiscaal partner (Nr. 2) | Vraag of er sprake is van een fiscaal partner op peildatum en registreer dit in het dossier. Indien de aanvrager een fiscaal partner in het kader van de belastingwetgeving heeft of had op peildatum, worden bij de berekening van de financiële middelen de banksaldi en de eventuele schulden van beide personen betrokken. De eventuele financiële verstrekking wordt aan de hoofdaanvrager gedaan. Indien de betreffende fiscaal partner ook eigenaar en bewoner van dezelfde schadewoning was op peildatum als de hoofdaanvrager, dan is de verklaring in bijlage B; Verklaring volmacht hoofdaanvrager van toepassing.

Contactpersoon registreren (Nr. 3) | Een aanvrager kan aangeven niet de contactpersoon voor de aanvraag te willen zijn. In dat geval verloopt het contact over de aanvraag via een hulpverlener, zoals een juridisch expert of een hulpverlener. Selecteer de passende optie in het tabblad intake en vul de gegevens van de contactpersoon in. Als de aanvrager inderdaad iemand anders aanwijst als contactpersoon dat moet deze officieel gemachtigd worden door het ondertekenen van de verklaring in bijlage B; Verklaring volmacht hoofdaanvrager. In deze werkinstructie wordt, bij contactmomenten, standaard verwezen naar de aanvrager. In gevallen waar een alternatief contactpersoon is opgegeven, dient altijd met de contactpersoon gecommuniceerd te worden.

Invullen schadeposten (Nr. 4) | Vraag welke schadeposten van toepassing zijn, dubbele woonlasten en/of herstelkosten. En of het gaat om reeds gedaan herstel/ reeds gemaakte kosten en/of om kosten die nog gemaakt moeten worden (vanaf de peildatum), registreer dit en vul aan in een notitie. Let op dat de splitsing tussen reeds gedaan/betaald en nog te verrichten/betalen op basis van de peildatum is. In feit kan het herstel dus al verricht zijn, maar was dat toekomstig ten opzichte van de peildatum. Bewijslast is hier nog niet van toepassing. Er moet minimaal sprake zijn van één van deze twee posten om deel te kunnen nemen aan deze regeling. Als er twijfel bestaat over of er wel of niet sprake is van dubbele woonlasten en/of herstelkosten gaat de aanvraag door en zal het bewijsmateriaal of schaderapport duidelijkheid moeten geven. Indien in het gesprek aan wordt gegeven dat er van beide schadeposten geen sprake is, wordt het dossier afgewezen en de aanvraag afgerond. De zaakbegeleider legt dit besluit uit en klikt op Dossier afwijzen. De aanvrager ontvangt automatisch een beschikking.

Toelichting vragen op adres buiten postcodegebied | Er kan een dossier aangemaakt worden voor een postcode buiten het postcodegebied, bijvoorbeeld omdat de aanvrager daarop stond of van mening is in aanmerking te komen. Bovenaan het dossier is continu duidelijk zichtbaar dat het adres buiten het postcodegebied valt. Vraag waarom aanvrager van mening is in aanmerking te komen voor de regeling. AIs deze toelichting volgens de zaakbegeleider aannemelijk is, vraag dan de aanvrager om informatie aan te leveren waaruit de aannemelijkheid blijkt, bijvoorbeeld foto’s. Maak een notitie van de mondelinge toelichting van de aanvrager en dat er om stukken is gevraagd.

Overleggen met projectleider | Overleg met de projectleider wanneer er voldoende informatie is ontvangen. Als de projectleider het eens is met de zaakbegeleider dat het aannemelijk is dat de aanvrager wel in aanmerking komt, zet het dossier door naar de casuïstiektafel zoals beschreven in paragraaf 6.6 Casuïstiek. Dien een hardheidsclausule in bij de casuïstiektafel. In afwachting van het besluit wordt het dossier niet verder in behandeling genomen. Indien de projectleider het niet eens is met de zaakbegeleider en de toelichting niet aannemelijk vindt wordt het dossier afgewezen.

Plannen intakegesprek | Plan het intakegesprek met de aanvrager. Deze afspraak vindt fysiek plaats op een locatie van een van de aangesloten gemeenten. Maak voor het intakegesprek een contactmoment aan, zodat de aanvrager er een bevestiging van ontvangt. Zie paragraaf 6.2 Contactmoment plannen.

Informatiepakket versturen | Na afloop van het informatiegesprek en het plannen van het intakegesprek verstuur je het informatiepakket naar de aanvrager, indien dit nog niet is gedaan. Dit kan via de knop Informatiepakket versturen. Hiermee wordt het informatiepakket automatisch naar het opgegeven e-mailadres in het dossier verstuurd.

Contactmoment registreren | Registreer het telefonische informatiegesprek, zie paragraaf 6.3 Contactmoment registreren.

Ruimte reserveren binnen gemeente | Reserveer een ruimte voor de dag en tijd van het geplande intakegesprek zoals beschreven in paragraaf 6.6 Werkafspraken met aangesloten gemeenten.