3.5.2 — Document toevoegen Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021
Document toevoegen
Documenten worden toegevoegd aan het dossier door middel van de knop ‘Documenten toevoegen’. Alle geleverde documenten dienen toegevoegd te worden aan de dossiers. Onderscheid tussen de documenten wordt aangegeven middels de beschikbare folders. Deze staan hieronder toegelicht.
Bestandsnaam
Het is van belang om het aangeleverde document een duidelijke en uniforme bestandsnaam te geven. Dit brengt overzicht aan in de documenten en maakt ze gemakkelijker terug te vinden voor zowel de zaakbegeleider als de beschikker. Zo corresponderen de documenten bijvoorbeeld met de invoer in het rekenmodel, zie hiervoor ook hoofdstuk 5 Rekenmodel algemeen.
De richtlijnen voor de opbouw van de bestandsnaam zijn als volgt:
1. Datum van ontvangst van het stuk, JJMMDD.
2. Organisatie/bedrijf die betrekking heeft op het stuk. Dit mag afgekort worden, zolang voor zaakbegeleider en beschikker duidelijk is waar de afkorting voor staat.
3. Geleverd product/dienst van de organisatie of omschrijving van de inhoud van het stuk. Betreft het een rekening- of aandelenoverzicht, noteer dan de tenaamstelling en de laatste 3 cijfers van het rekening- of accountnummer
4. Eventueel de periode waar het stuk betrekking heeft.
Voorbeelden
Aangifte inkomstenbelasting | = 240812_BD_aangifte 2023
Foto’s van wateroverlast | = 240812_Prive_Foto keuken
Mailwisseling met aannemer | = 240812_Bouwbedrijf Tik_opdrachtverstrekking herstel
Factuur dubbele huur | = 240812_Omnia_huur_Feb2022
Jaaroverzicht spaarrekening | = 240812_Rabo_onbekend 687
Jaaroverzicht spaarrekening1 | = 240820_Rabo_P Berg 687
1 In dit voorbeeld geeft de bestandsnaam weer dat het om (ongeveer) hetzelfde stuk gaat, maar dat op een later moment een nieuw document is aangeleverd. Bij de eerste aanlevering was blijkbaar de naam van de rekeninghouder niet zichtbaar.
Beschikbare folders
Persoonlijk
Denk aan identificatiebewijs, aanmeldformulier, toestemmingverklaring, belastingaangifte, bewijsstuk met betrekking tot gezamenlijk huishouden e.d.
Banksaldi
Documenten gerelateerd aan het onderdeel banksaldi van het rekenmodel, bijvoorbeeld. financiële jaaroverzichten.
Schulden
Documenten gerelateerd aan het onderdeel schulden van het rekenmodel, bijvoorbeeld hypotheekofferte, overeenkomst met kredietverstrekker, en nog te betalen facturen.
Als het een nog te betalen factuur betreft met betrekking tot dubbele woonlasten, plaats deze dan in de folder dubbele woonlasten.
Pensioengelden
Documenten gerelateerd aan opgenomen pensioengelden of lijfrentekapitaalverzekeringen.
Correspondentie
stukken die niet in één van overige categorieën vallen, zoals bijvoorbeeld een verzonden email naar de aanvrager. Hieronder vallen verzonden en ontvangen emails en brieven. Ook kan het gaan om een ontvangen klacht en de afhandeling daarvan.
Beschikking
In deze folder staan enkel beschikkingen.
Schadeherstel
In deze folder staan documenten gerelateerd aan schadeherstel. Dat kunnen foto’s en overige documenten zijn van de aanvrager die aantonen dat er schade is (geweest). Daarnaast wordt het schaderapport, aangeleverd door de schade-expert, ook hierin geplaatst.
Woonlasten
In deze folder staan documenten gerelateerd aan dubbele woonlasten.
Bezwaar/beroep
In deze folder kunnen bezwaarschriften en overig gerelateerde stukken aan bezwaar en beroep toegevoegd worden.
Casuïstiek
Hieronder vallen bijlage K en L; Casuïstiekformulier FN en Hardheidsclausule FN, evenals
de terugkoppeling van de casuïstiektafel.
- Regeling
- Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 03-07-2025
- BWB-id
- BWBR0051175
- Versie
- 2025-07-03_0