wetzoeker

3.4 — Werkvoorraad verdeling Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021

Werkvoorraad verdeling

In het systeem zit geen werkvoorraad prioritering ingebouwd. Alle dossiers die zijn aangemaakt, kunnen op ieder gewenst moment in behandeling worden genomen. Het doel is om steeds te starten met langst wachtende dossiers, oftewel FiFo, First in First Out, om de doorlooptijd per dossier zo kort mogelijk te houden.

Een dossier zal niet automatisch van status veranderen na het verstrijken van een bepaalde tijdsperiode; dit is altijd een handmatige handeling. De enige uitzondering is de overgang van beschikt naar nazorg.

De projectleider is verantwoordelijk voor de monitoring van de werkvoorraad en werkverdeling.

Werkvoorraad afspraken:

– Een aanmelding wordt uiterlijk twee weken na het aanmelden opgevolgd voor het eerste telefonisch gesprek. Dit kan het informatiegesprek zijn of een gesprek om het informatiegesprek te plannen.

– De projectleider bepaalt per week hoeveel nieuwe dossiers per zaakbegeleider in behandeling genomen kunnen worden.

– De projectleider heeft inzicht in het aantal dossiers per status per medewerker en bewaakt dat de doorlooptijden in deze dossiers niet onnodig oplopen.

– Een dossier staat maximaal een redelijke termijn op één status. De redelijke termijn is afhankelijk per situatie en wordt door de zaakbegeleider zelf ingeschat. Als deze termijn is overschreden dan gaat het dossier verder in het proces, ook als dat een afwijzing betekent. Bijvoorbeeld, er is meermaals om benodigde informatie gevraagd, maar er komt geen reactie vanuit de aanvrager, waardoor voor het dossier niet naar de status Schadeposten gebracht kan worden. Dan is er een moment waarop besloten wordt om het dossier te sluiten.

Inzicht in werkvoorraad

Op de startpagina van het systeem zijn verschillende overzichten beschikbaar. Op de afbeelding hieronder is bij nummer 1 te zien waar je kunt selecteren welk overzicht je wilt zien, de overzichten Contactmomenten en Notificaties worden in paragraaf 3.5 Dossier verrijking toegelicht.

– Aanmeldingen

In dit overzicht staan alle online aanmeldingen die nog niet geverifieerd en geaccepteerd zijn.

– Dossiers

In dit overzicht staan alle aanmeldingen die geverifieerd en geaccepteerd zijn. Een aangemaakt dossier door de zaakbegeleider in het systeem wordt gezien als een geverifieerde en geaccepteerde aanmelding.

Op beide overzichten zijn suboverzichten (nr. 2) gedefinieerd en zijn filters (nr. 3) beschikbaar om effectief en snel te kunnen zoeken.

Suboverzichten:

○ Mijn dossiers: Dossiers waarvan de zaakbegeleider de ingelogde medewerker is.

○ Openstaande dossiers: Dossiers die geen status beschikt of afgerond hebben.

○ Beroep/bezwaar: Dossier waarvoor een herbeoordeling is aangemaakt of is afgerond met de reden bezwaar of beroep.

○ Herbeoordeling: Dossiers waarvoor een herbeoordeling is aangemaakt of is afgerond met de reden herbeoordeling.

Voor zowel Herbeoordeling als Beroep/Bezwaar geldt dat dossiers die reeds een herbeoordeling hebben gehad zichtbaar blijven in het overzicht. In deze dossiers is een melding te zien met informatie inzake de herbeoordeling, zoals hieronder is afgebeeld.

Regeling
Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
03-07-2025
BWB-id
BWBR0051175
Versie
2025-07-03_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl