Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen de Algemene Rekenkamer en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993.

Selectiedoelstelling en belangen

Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

a. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;

b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;

c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.

(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

Organisatie van het overleg

Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats in de periode mei 2023 tot september 2024. De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995. De externe deskundige die bij dit overleg werd betrokken was prof. dr. mr. M.A.P. Bovens, hoogleraar Bestuurskunde bij het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap van de Universiteit Utrecht

Verslag van het overleg

Reikwijdte van de selectielijst

De voorliggende selectielijst geldt voor de periode vanaf 1 januari 1993.

Het “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” dat in 2008 is vastgesteld wordt afgesloten op het moment dat de voorliggende selectielijst in werking treedt voor de documenten die zijn opgesteld en ontvangen voor 1 januari 1993 en ingetrokken voor documenten die zijn opgesteld en ontvangen vanaf 1 januari 1993.

Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag

Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen, in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling, en met behulp van de in 2015 door het Nationaal Archief geïntroduceerde nieuwe waarderingsmethodiek (zie de publicatie Belangen in balans, een handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd), waarbij waarderingen tot stand zijn gekomen na uitvoering van een systeemanalyse en een risicoanalyse. De nieuwe waarderingsmethodiek is verder uitgewerkt door het gebruik van vijf Systeem Analyse – Bewaarcriteria (SA-B).

Deze bewaarcriteria worden aangevuld met de mogelijkheden tot uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden op basis van artikel 5, eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit 1995: deze worden omschreven in onderdeel 2.3.3 op pagina 9-10 van de selectielijst.

Opmerkingen bij de toelichtende tekst

Op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris verduidelijken de vertegenwoordigers van de zorgdrager de uitgevoerde risicoanalyse in paragraaf 2.3.2 en wordt de wettelijke grondslag vermeld op basis waarvan de bewaartermijnen zijn bepaald.

Ten aanzien van de te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen in paragraaf 2.3.3 merken de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris op dat de gebeurtenissen die de Algemene Rekenkamer signaleert niet alleen grote invloed dienen te hebben op de maatschappij maar ook specifiek op de Algemene Rekenkamer. De passage wordt overeenkomstig aangepast.

De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris en de vertegenwoordigers van de zorgdrager bespreken de afspraken en het moment van vooruitkijken met betrekking tot de voorliggende selectielijst (paragraaf 2.5). Vaak wordt een selectielijst na vijf jaar geëvalueerd, al naar gelang de noodzaak op grond van (wettelijke) wijzigingen of behoefte in uitvoering. Op voorstel van de vertegenwoordigers van de zorgdrager blijft de formulering behouden zonder deze te koppelen aan een termijn.

Na overleg met de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris werken de vertegenwoordigers van de zorgdrager de passage over de huidige ordening van het digitale archief in paragraaf verder uit.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris voeren overleg over de opname van een concordans (bijlage 3). Op advies van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris wordt een concordans opgenomen omdat de selectielijst “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” in gebruik blijft voor de waardering uit van het archief uit de periode 1945-1993. De vertegenwoordigers van de zorgdrager stemmen hiermee in.

De externe deskundige is van mening dat de selectielijst uitstekend is gestructureerd en helder inzicht biedt in de achtergrond van deze exercitie en in de algemene overwegingen die aan de keuzes ten grondslag liggen. Voor zover hij kan nagaan is er een zeer adequate omschrijving van alle relevante werkprocessen en bijbehorende producten. De waardering ervan is goed navolgbaar. Er is vrijwel overal gekozen voor een ruimhartig bewaarregime.

In de jaren na de vaststelling van de vorige lijst in 2008, zijn er de nodige veranderingen geweest in de context van het werk van de Algemene Rekenkamer, zoals de invoering van de AVG en een steeds verder voortschrijdende digitalisering.

Met name de overgang naar volledig digitale werkprocessen bij de Algemene Rekenkamer heeft de nodige gevolgen voor archivering. Enerzijds positieve, omdat dit het fysiek mogelijk maakt om veel meer aangeleverde onderzoeksgegevens te bewaren. De keuze die is gemaakt om vanaf nu alle aangeleverde onderzoeksinformatie waarnaar verwezen wordt in publicaties van de Algemene Rekenkamer te bewaren, is wat de externe deskundige betreft zeer te waarderen. Voor onderzoekers biedt dat in de toekomst een belangrijke extra vindplaats van informatie over het reilen en zeilen van de rijksdienst, zeker in die gevallen waarin de onderzochte overheidsinstantie wellicht zelf niet alle archivering op orde heeft.

Digitalisering van gegevens en werkprocessen brengt echter haar eigen uitdagingen met zich mee. Gegevensdragers en informatiesystemen hebben een hoge omloopsnelheid en zijn beperkt compatibel. Hierdoor komt de vindbaarheid en raadpleegbaarheid van gegevens op lange termijn in gevaar. In hoeverre hierin is voorzien kon de externe deskundige niet achterhalen. Het kan zijn dat de lange-termijn raadpleegbaarheid van digitale data de verantwoordelijkheid is van het Nationaal Archief en dat daar de nodige voorzieningen worden getroffen. De externe deskundige zou zich echter kunnen voorstellen dat er ook enige algemene woorden worden gewijd aan de wijze waarop de Algemene Rekenkamer gegevens bewaart en overdraagt.