wetzoeker

3.4.1 — Ordening van de archieven Besluit vaststelling en inwerkingtreding Selectielijst Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993

Ordening van de archieven

Het archief uit de periode 1993 tot en met 2003 werd gevormd volgens een verbaalstelsel: archiefvorming vond plaats op basis van een chronologisch systeem. Dat houdt in dat de ingekomen brieven, rapporten en dergelijke werden geregistreerd voor de zogenaamde Rode Agenda (geregistreerde binnenkomende post ter kennisneming van het college) in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende dagnummering.

Een groot deel van het archief van de Rekenkamer werd gevormd door de bijlagen tot de notulen. Als stukken in de collegevergadering waren behandeld, werden ze ‘afgedaan’ en kregen een afdoenings-nummer met datum van de betreffende collegevergadering. Als het om uitgaande brieven van de Rekenkamer ging, werd achter het afdoeningsnummer een ‘R’ geplaatst.

Het geheim archief van het college wordt beheerd door de secretaris van de Rekenkamer. De stukken zijn voorzien van een littera (La A, La B enz.) en zijn chronologisch opgeborgen. Een deel van het geheim archief is gerubriceerd. Dit betreft vooral aangelegenheden van personele aard en defensie.

De stukken die door het college werden ‘aangetekend’ voor het jaarverslag van de Rekenkamer, werden gevormd tot zogenaamde ‘verslagdossiers’. Een verslagdossier bestond uit de belangrijkste stukken die tot een bepaalde rapportage hadden geleid, zoals correspondentie met de verantwoordelijke bewindspersoon. Ook stukken die ter gelegenheid van bepaalde evenementen werden bijeengebracht, werden tot dossier gevormd.

Vanaf 2004 is met de aanschaf van een nieuw documentmanagementsysteem een ordeningsplan voor de archiefvorming geïmplementeerd en zijn alle geregistreerde stukken geordend in een dossier.

Heden ten dage wordt gewerkt via het principe van ‘archiving by design’, waarbij al bij de inrichting van een systeem wordt gekeken naar de dossiervorming en gekoppelde bewaartermijnen. Er wordt bovendien onder architectuur gewerkt, waarbij afspraken worden vastgelegd over processen, de betekenis van begrippen en metadatering. Elk onderzoek krijgt een vaste indeling en wordt volledig digitaal afgehandeld. Dit geldt ook voor bedrijfsvoeringsprocessen. Ook hier wordt vooraf bepaald welke metadata moeten worden gebruikt en hoe het dossier er uit komt te zien. Het betreft dus een meer zaaksgewijze ordening.

Regeling
Besluit vaststelling en inwerkingtreding Selectielijst Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993
Soort
KB
Geldend vanaf
12-02-2025
BWB-id
BWBR0050767
Versie
2025-02-12_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl