wetzoeker

2.3.3 — Hotspots en uitzonderingen Besluit vaststelling en inwerkingtreding Selectielijst Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993

Hotspots en uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek voorziet een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingsvoorwaarden benoemd worden.

Hotspots

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

• Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.

• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de Minister of het Kabinet ernstig is bedreigd.

De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de informatieobjecten die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze archiefstukken in de selectielijst.

Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst. In de selectielijst wordt louter beschreven en vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd voor het maken van uitzonderingen.

Andere uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit kunnen informatieobjecten en dossiers die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke uitzonderingen:

• Het betreft zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie of werkveld uniek of bijzonder karakter.

• Het betreft personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn of zijn geweest voor het werkgebied of de organisatie.

• Kopieën of afschriften van informatieobjecten die als blijvend te bewaren zijn aangemerkt, maar die teloor gegaan zijn.

• Archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

Te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen

De meeste informatie uit de primaire processen van de Rekenkamer wordt blijvend bewaard. Daarin zitten ook de trends en ontwikkelingen die grote invloed hebben op de maatschappij en de Rekenkamer zelf. Er is daarom geen procedure vastgesteld voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen. De Rekenkamer zal rijksbrede hotspots, zoals aangewezen door het Nationaal Archief, volgen.

Regeling
Besluit vaststelling en inwerkingtreding Selectielijst Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993
Soort
KB
Geldend vanaf
12-02-2025
BWB-id
BWBR0050767
Versie
2025-02-12_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl