wetzoeker

4.5 — Inceptiefase Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mine Action en Clustermunitie Programma III 2025–2030)

Inceptiefase

Na subsidieverlening doorlopen alle subsidieontvangers een inceptiefase van (maximaal) vier maanden, die ingaat op de dag van de begindatum van het subsidietijdvak zoals vermeld in de subsidieverleningsbeschikking. Doel van de inceptiefase is om een nadere landenspecifieke invulling te geven aan de landenplannen die zijn ingediend bij de subsidieaanvraag, uiteraard indien en voor zover subsidie is verleend voor de betreffende landenplannen. Zo veel als mogelijk gebeurt dit in nauwe samenwerking met, en met mede-besluitvorming door, de beoogde lokale partners.

Het is mogelijk om tijdens de inceptiefase mine action activiteiten (Ontmijning, EORE, Slachtofferhulp) op te starten.

Meer specifiek benutten de subsidieontvangers de inceptiefase voor uitwerking van een inceptierapport met de volgende onderdelen per in de subsidieverleningsbeschikking geselecteerd land:

1. De nadere invulling van hoe lokalisering per land vorm zal worden gegeven. Indien bij de aanvraag nog geen lokale partner is geselecteerd zal deze, in landen waar dit mogelijk is, in de inceptiefase worden geselecteerd.

2. Indien gewerkt wordt met lokale partners: het opzetten van een ‘code of cooperation’, met daarin een rolbeschrijving van de subsidieontvanger en van de lokale partners, de door de lokale partners bepaalde ondersteuningsbehoefte (‘needs assessment’), wederzijdse verwachtingen op het gebied van accountability, risicodeling en flexibel programmeren.

3. Een landenspecifieke MEL (Monitoring, Evaluation & Learning) systematiek voor het bewaken van de voortgang en de bijsturing van de beoogde activiteiten en resultaten. Hieronder vallen ook indicatoren en de beoogde resultaten op outcome en outputniveau, die gekoppeld zijn aan de Veiligheid en Rechtsorde Theory of Change van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Sector Wide Theory of Change for Mine Action. Tevens wordt uitgewerkt welke aannames en leervragen er zijn en wat de rolverdeling bij MEL-systematiek is tussen de subsidieontvanger en eventuele lokale partners. Indien van toepassing wordt in de inceptiefase ook uitgewerkt hoe de triple nexus-aanpak en capaciteitsversterking van lokale ngo’s wordt gemonitord.

4. Baselines en na te streven targets voor de geselecteerde indicatoren in het kader van de de nader uit te werken MEL-systematiek.

5. Een actualisering van het bij de aanvraag ingediende budget voor de eerste 12 maanden en de meerjarenraming, wederom gepresenteerd conform het door het Ministerie verstrekte budgetmodel met een verdeling van de kosten tussen de subsidieontvanger en eventuele lokale partners (zie Annex 6).

Na afronding van de inceptiefase wordt het inceptierapport, uiterlijk vier maanden na aanvang van het subsidietijdvak zoals genoemd in de subsidieverleningsbeschikking (zie paragraaf 6.1) bij het Ministerie ingediend als annex van het jaarplan voor het daarop volgende uitvoeringskalenderjaar.

Na de subsidieverlening verstrekt het Ministerie een verdere toelichting op de inceptiefase, de rapportageverplichtingen van de aanvrager en de hiermee gepaard gaande tijdslijn. Het Ministerie levert bij de subsidieverleningsbeschikking tevens een format aan voor de opzet van het inceptierapport.

Na finale goedkeuring door het Ministerie van het jaarplan en de landenspecifieke activiteiten op outputniveau, worden periodieke voorschotten betaald voor de kosten die verbonden zijn aan de activiteiten in de resterende projectperiode. Basis hiervoor vormen de op grond van de subsidieverleningsbeschikking vereiste jaarrapportages en jaarplannen en een jaarlijks te actualiseren liquiditeitsprognose. Er wordt maximaal 95% van het in de verleningsbeschikking vermelde maximale subsidiebedrag als voorschot uitbetaald.

Regeling
Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mine Action en Clustermunitie Programma III 2025–2030)
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
01-01-2025
BWB-id
BWBR0050647
Versie
2025-01-01_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl