10 — Aanvraagprocedure Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mine Action en Clustermunitie Programma III 2025–2030)
Aanvraagprocedure
Aanvragen worden ingediend vanaf 6 januari 2025 om 00:00 CET tot en met uiterlijk 23 februari 2025 om 23:59 CET. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen. Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag door het ministerie is ontvangen (zie ook hieronder). De aanvragende organisatie is als enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.
In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag niet voldoen aan de formele vereisten die op grond van dit subsidiebeleidskader aan aanvragen worden gesteld, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen. Hoe korter voor het verstrijken van de deadline voor het indienen van aanvragen een aanvraag wordt ingediend, hoe groter het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen (dit vanwege de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid en de tijd die nodig is om een aanvulling te vragen en in te dienen.) In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend. Dit kan leiden tot een lagere rangschikking of zelfs afwijzing van de subsidieaanvraag.
Aanvragen dienen volledig en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.
Bij het opstellen van de subsidieaanvraag is het kortheidshalve verwijzen naar andere onderdelen van de aanvraag of Annexen niet voldoende, tenzij in de aanvraagdocumenten uitdrukkelijk is aangegeven dat daarmee (geheel of gedeeltelijk) kan worden volstaan. Indien onderdelen van het aanvraagformulier – met inbegrip van Annexen – niet worden ingevuld, loopt de aanvrager het risico op afwijzing van de aanvraag.
De aanvraag dient te worden opgesteld in de Engelse of Nederlandse taal. Annexen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Engels of Nederlands, dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands of Engels. Additionele informatie van aanvragers (bijvoorbeeld USB-sticks van een organisatie) worden niet meegenomen in de beoordeling van een aanvraag.
Het heeft de uitdrukkelijke voorkeur dat aanvragen per e-mail in pdf-formaat worden ingediend. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres: DSH-MACM-III@minbuza.nl onder vermelding van aanvraag [naam organisatie] MACM III. Bij voorkeur worden alle landenvoorstellen per organisatie in één e-mail ingediend.
Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerp-regel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.
27 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail van 2 van 5 etc.
Eventuele (technische) problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager. Indiening van aanvragen per post wordt afgeraden
28 Indien u daar niettemin voor kiest dient de aanvraag per aangetekende post gestuurd worden naar: Ministerie van Buitenlandse Zaken, Secretariaat DSH o.v.v. Mine Action en Clustermunitie Programma 2025–2030, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het Ministerie geheel bij de aanvrager. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. Bij gebruikmaking van een envelop met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 23 februari 2025 om 23:59 CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.
. Indien u daar niettemin voor kiest, of voor indienen in persoon of koerier, neemt u dan contact op met het Ministerie via het e-mailadres: DSH-MACM-III@minbuza.nl onder vermelding van aanvraag [naam organisatie] MACM III.
Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail en uiterlijk tot en met 22 januari 2025 richten aan DSH-MACM-III@minbuza.nl. De geanonimiseerde vragen met antwoorden zullen online gepubliceerd worden op uiterlijk 31 januari 2025.
- Regeling
- Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mine Action en Clustermunitie Programma III 2025–2030)
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 01-01-2025
- BWB-id
- BWBR0050647
- Versie
- 2025-01-01_0