2.4 — Uitzonderingsgronden voor vervanging Vervangingsbesluit retrospectieve archiefbescheiden Raad voor de Kinderbescherming 2024
Uitzonderingsgronden voor vervanging
De uitzonderingen zijn gebaseerd op artikel 2, 1e lid van het Archiefbesuit 1995 en aangevuld met organisatie specifieke uitzonderingen. Voor de RvdK hanteren we de volgende uitzonderingscategorieën op vervanging:
1. Documenten behorend tot een dossier die door een hoofd van de in artikel 2 van het Organisatiebesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid genoemde dienstonderdelen en daaronder ressorterende dienstonderdelen van vervanging worden uitgezonderd, in dit geval ASAA (afstand, screening, adoptie en afstamming) dossiers die in papier worden overgebracht naar het Nationaal Archief (NA);
2. Wanneer het gaat om een document van emotionele waarde (al dan niet in combinatie met een afwijkende vorm)
2 Er is een lijst met mogelijke objecten van emotionele waarde. Dit wordt nooit door één medewerker bepaald.
;
○ Dit kan bijvoorbeeld gaan om gesloten enveloppen in een afstandsonderzoek, handgeschreven brieven, foto’s, knuffels, dekens, sieraden, USB sticks, afstandsverklaringen, gezag beeindigen, aktes van berusting.
3. Wanneer straf informatie de bewaartermijn heeft gepasseerd, wordt deze niet vervangen;
4. Wanneer het gaat om een niet scanbaar document
3 Niet scanbare documenten worden in een doos gedaan, met een bijgevoegd semafoorblad. Op het semafoorblad worden het container nummer, doos nummer, fysiek dossiernummer, de achternaam en de geboortedatum geschreven. Deze objecten worden teruggestuurd naar de RvdK locatie Eindhoven en aldaar bewaard in een kluis. De rest van het dossier wordt wel gedigitaliseerd.
:
○ Documenten met een bijzondere of afwijkende vorm (formaten groter dan A0);
○ Kwetsbare of speciaal ingebonden documenten;
○ Documenten van dusdanige slechte kwaliteit waardoor de scan niet leesbaar is;
○ Documenten met unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals zegels, watermerken of hologrammen;
○ Documenten op andere informatiedragers dan papier;
○ Gesloten enveloppen.
5. Documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard:
○ Zoals aktes van geboorte en overlijden, notariële akten;
○ Afstandsverklaringen;
○ Documenten die moeten worden voorzien van een natte handtekening en retour moeten worden gestuurd aan de afzender (overeenkomsten, volmachten, machtigingen);
○ Documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben;
○ Oorkonden en waardepapieren (bankgaranties, polissen).
6. Documenten waarbij het belang van recht- en bewijszoekenden wordt aangetast:
○ Documenten betreffende eerste inschrijving in Nederland vanuit niet-westerse landen.
- Regeling
- Vervangingsbesluit retrospectieve archiefbescheiden Raad voor de Kinderbescherming 2024
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 28-09-2024
- BWB-id
- BWBR0050234
- Versie
- 2024-09-28_0