De TloKB voert binnen het nalevingstoezicht controles uit op het door de certificerende instelling verstrekte jaarlijks verslag. De TloKB kan daarnaast bij de certificerende instelling een informatieverzoek indienen. De hieruit ontvangen informatie kan de TloKB gebruiken als aanvulling op het jaarlijks verslag of voor een aparte controle.

Daarnaast is er ook een reguliere informatiestroom naast de zelfevaluatie en het jaarlijks verslag. Dit betreft:

• beoordeling eindrapportages van de uitgevoerde accreditatieboordelingen

(op kantoor en bijwoningen door de RvA);

• monitoring en analyse van de bovenwettelijke eisen zoals gesteld in het aangewezen certificatieschema.

Naar aanleiding van deze ontvangen informatie kan de TloKB aanvullende controles of inspecties uitvoeren.

De TloKB voert jaarlijks vanaf 1 maart de controles uit.

Controle jaarlijks verslag certificerende instelling

Jaarlijks verstrekt de certificerende instelling aan de TloKB voor 1 maart haar jaarlijks verslag (COI-5.05, onder B, ’Informatie in het jaarlijks verslag’)

De controle van het jaarlijks verslag is een vorm van nalevingstoezicht en vindt plaats op het kantoor van de TloKB. Aan de hand van de overige hieronder niet genoemde criteria uit de aanwijzingskader en de artikelen uit aanwijzingsbeschikking kan de TloKB ook controles uitvoeren. Dit is niet waar op voorhand de focus op ligt.

De volgende controlevragen zal de TloKB op basis van de ontvangen jaarlijkse verslagen beantwoorden.

Tabel 2: Controlecriteria en controlevragen certificerende instelling

Wet- en regelgeving, Aanwijzings-criterium nummer of aanwijzingsbeschikking | Controlecriterium | Hoofdvraag

Bkl 11.26 Rb 1.15 & 1.16 COI-5.03 | Medewerking informatieverzoeken | Werkt de certificerende instelling mee aan een informatieverzoek van de TloKB? Verstrekt de certificerende instelling de volgende informatie: • een monitoring en analyse van de bovenwettelijke eisen zo gesteld in het aangewezen certificatieschema; • een eindrapportages van de uitgevoerde accreditatiebeoordeling (op kantoor en bijwoningen) van de RvA. Wanneer deze door de certificerende instelling ontvangen is.

Rb 1.21 COI-5.05 | Tijdige levering jaarlijks verslag | Levert de certificerende instelling het voorgeschreven jaarlijks verslag vóór 1 maart van het opvolgende jaar aan bij de TloKB?

Bbl 6.46 Bkl 11.26 8N COI-5.05 | Vereiste informatie jaarlijks verslag | Bevat het jaarlijks verslag de informatie over het afgelopen jaar over: • de uitgevoerde werkzaamheden; • de rechtmatigheid van die werkzaamheden; – waaronder een overzicht van de ingediende verzoeken in het kader van de Wet open overheid. Het overzicht bevat in ieder geval het onderwerp per Woo-verzoek, en de doorlooptijd van de afhandeling. • de doeltreffendheid van die werkzaamheden; • de (bijna-)ongevalmeldingen (gemeten ppm en beschrijving van de ruimte waarin de concentratie is gemeten)? Het overzicht levert de certificerende instelling per kwartaal aan en hoeft daarom geen deel uit te maken van het jaarlijks verslag. Op verzoek van de TloKB levert de certificerende instelling de grondoorzaak van de (bijna-) ongevallen aan. Heeft de certificerende instelling deze gegevens iedere tweede week van het kwartaal tijdig verstrekte aan de TloKB?

Rb 1.21 & 1.37 8C, 8D, 8F 8G 8K en 8I COI- 5.02 en 5.05 | Vereiste minimale onderwerpen jaarlijks verslag | Beschrijft het jaarlijks verslag van de certificerende instelling minimaal de volgende onderwerpen: • het aantal inbedrijfstellingen; Het jaarlijks verslag bevat het totale aantal meldingen van inbedrijfstelling die door de certificerende instellingen zijn ontvangen van de certificaathouders. • een overzicht van de controles die de certificerende instelling heeft uitgevoerd, inclusief de resultaten van elke controle; Het overzicht bevat het aantal vervolg en het aantal opvolgonderzoeken, het aantal en het soort afwijkingen vastgelegd per conformiteitseis van het certificatieschema. • de door de certificerende instelling afgegeven, ingetrokken en geschorste certificaten; Het overzicht bevat de schorsingen en intrekkingen met een heldere onderbouwing. De onderbouwing maakt duidelijk of het de schorsing of intrekking haar oorsprong vindt in: – een afwijking van een conformiteitseis; – een andere voorwaarde uit de certificatieovereenkomst; – een verzoek van de certificaathouder om schorsing of intrekking, uitgesplitst naar certificaathouders die wel of geen openstaande afwijkingen hebben; – of een situatie waarbij de certificerende instelling haar toezichtsactiviteiten bij de certificaathouder niet heeft kunnen uitvoeren. De afgegeven certificaten zijn al in het register opgenomen. De certificerende instelling kan ervoor kiezen om dit in het jaarlijks verslag op te nemen. Heeft de certificerende instelling deze gegevens tijdig verstrekt ten behoeve van het register volgens een door de TloKB beschikbaar gesteld format?; • wijzigingen in de voor de instelling relevante accreditaties, reglementen en procedures; Op dit onderdeel volstaat een beknopte beschrijving waarbij de certificerende instelling slechts aangeeft welke accreditatie, reglementen en procedures met een relatie tot werkzaamheden binnen het CO-stelsel zijn gewijzigd. Bij wijziging van relevante accreditaties, reglementen en procedures zal de certificerende instelling immers een wijziging van de aanwijzing aanvragen. • knelpunten die zich in de uitvoeringspraktijk hebben voorgedaan; De knelpunten beschrijven zowel knelpunten voor het toezicht door de certificerende instelling op de naleving van de uitvoering van gecertificeerde werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties als knelpunten die de certificerende instelling constateert bij of verneemt van de certificaathouders bij de uitvoering van gecertificeerde werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties. • de hoeveelheid en aard van de door de certificerende instelling ontvangen klachten en de wijze van afhandeling daarvan; Het jaarlijks verslag bevat in ieder geval aan wie de klacht gericht is: certificaathouder, certificerende instelling of certificatieschema. Daarnaast bevat de beschrijving van de klacht het onderwerp, de wijze van afhandeling en de uitkomst per klacht. De uitkomst van een klacht kan bijvoorbeeld wijziging van relevante procedures of terugkoppeling aan de schemabeheerder zijn. • ingediende bezwaren op beslissingen van de certificerende instelling over al dan niet verleende certificaten en de ingestelde beroepen tegen de beslissingen op bezwaar, alsmede de wijze van afhandeling daarvan? Het overzicht bevat in ieder geval het onderwerp van het ingediende bezwaar, de wijze van afhandeling en de uitkomst van het bezwaar.

Bkl 3.74 Ob 10.26 a COI-5.05 | Certificatieschema vastgelegde informatie jaarlijks verslag | Bevat het jaarlijks verslag de in het certificatieschema extra bovenop bovenstaande punten vastgelegde informatie?

Beter vertrouwen in kwaliteit van bouwen

Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw

Februari 2024

Veraartlaan 10 | 2288 GM | Rijswijk

Postbus 20011 | 2500 EA | Den Haag

Telefoon: (070) 307 03 57

E-mail: info@tlokb.nl