Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen de Tweede Kamer der Staten-Generaal en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de documentaire neerslag van de Tweede Kamer der Staten-Generaal over de periode vanaf 1945.

Selectiedoelstelling en belangen

Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijs-zoekenden en voor historisch onderzoek.

Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

a. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;

b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;

c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.

(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

Het overleg

Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats van december 2023 tot en met januari 2024. De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995.

Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:

als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager:

Aliza Selles, adviseur informatiehuishouding

als vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris:

Douwe van der Galiën, senior adviseur waardering en selectie

als externe deskundige:

Jenny Goldschmidt

Verslag van het overleg

Reikwijdte van de selectielijst

De voorliggende selectielijst geldt voor de periode 5 mei 1945 tot heden en is van toepassing op de parlementaire en ondersteunende processen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag

Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen, in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling. De grondslag voor het bepalen van de blijvend te bewaren archief-bescheiden in deze selectielijst vormen de vijf systeemanalyse bewaarcriteria, geformuleerd in paragraaf 2.3.1.

Deze criteria worden aangevuld met de mogelijkheid tot uitzondering van vernietiging van archief-bescheiden op basis van artikel 5 eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit. In paragraaf 2.3.3 van de selectielijst zijn de uitzonderingen geformuleerd.

Opmerkingen bij de toelichtende tekst

Deze selectielijst is opgesteld omdat een aanpassing in werkproces 28 nodig was. Verder zijn er geen wijzigingen aangebracht in de selectielijst. Zie voor de totstandkoming van de rest van de selectielijst en het overleg over de overige processen de Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945, Stcrt. 10766, d.d. 25 februari 2020, die met de vaststelling van deze selectielijst is ingetrokken.

Op 19 september 2023 stelde de Dienst Informatie en Archief van de Tweede Kamer de Notitie Principebesluit inzake het Petitie-archief op. In deze notitie werd de moeilijkheid van de overbrenging van een deel van het petitie-archief naar het Nationaal Archief aangekaart.

Elke week krijgt de Tweede Kamer petities aangeboden. Het is één van de belangrijkste en meest toegankelijke manieren voor burgers om aandacht te vragen voor een specifiek onderwerp. In het archief van de Tweede Kamer bevindt zich op het moment van schrijven een collectie van ongeveer 350 petities uit de periode van de jaren zeventig tot heden. In de loop der tijd is het aantal ingezonden petities geleidelijk gegroeid. De collectie kenmerkt zich in alle opzichten door veelzijdigheid en diversiteit. Er komt een grote verscheidenheid aan onderwerpen aan de orde, meegaand met de actualiteit. Tegelijkertijd worden de petities ook op zeer uiteenlopend manieren vormgegeven, gebruikmakend van verschillende materialen en objecten, op talloze formaten. Daarnaast is te zien hoe de ondertekening van de petities in de loop der tijd verandert. Bij de oudere petities worden ‘natte’ handtekeningen gevoegd (pen op papier), terwijl later steeds vaker ook USB-sticks worden bijgevoegd (digitale ondertekening).

Volgens de vorige selectielijst van de Tweede Kamer moesten de petities in hun oorspronkelijke vorm blijvend worden bewaard en op termijn worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Bij de inventarisatie, bewerking en beschrijving van archieven worden normaal gesproken de normen van het Nationaal Archief ten aanzien van de materiële staat van de archieven gehanteerd. De archiefbescheiden moeten onder meer op de voorgeschreven manier worden verpakt, waarbij paperclips, nietjes enzovoorts worden verwijderd. Het gebruik van kunststoffen, lijm en plakband wordt zo veel mogelijk vermeden. Voor zover de fysieke toestand dit toeliet is in het verleden reeds een deel van het petitie-archief overgebracht naar het Nationaal Archief. Vanwege de grote verscheidenheid aan materialen en objecten kan het petitie-archief echter grotendeels niet aan de eisen van het Nationaal Archief voldoen. De petities bevatten onderdelen van metaal, plastics en lijm die de conservering bemoeilijken en op de lange termijn onmogelijk maken. De materialen en kunststoffen kunnen bovendien niet alleen van negatieve invloed zijn op de petities zelf, maar ook nadelige effecten hebben op de conservering van andere archiefbescheiden in het depot van het Nationaal Archief. Door de uiteenlopende formaten is het materiaal daarnaast moeilijk te verpakken en op te slaan in het depot. Ook het aanbieden van het materiaal aan bezoekers op de studiezaal van het Nationaal Archief zal te zijner moeizaam gaan, met aanzienlijke risico’s op beschadigingen. De duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden kan dus niet worden geborgd, zeker niet op de langere termijn.

In het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van 31 oktober 2023 is de Notitie Principebesluit inzake het Petitie-archief besproken. De deelnemers van het SIO kwamen tot de conclusie dat de petities blijvend moeten worden bewaard, maar dat overbrenging naar het Nationaal Archief niet in alle gevallen mogelijk is. In het SIO is besloten dat van petities die niet aan de normen en de vereisten van het Nationaal Archief voldoen foto’s worden verworven. Voorzien van metadata worden de foto’s op termijn overgebracht naar het Nationaal Archief in plaats van de originele petities. In het SIO is vervolgens besloten dat de selectielijst aangepast moet worden om deze verandering door te voeren.

Bespreking van afzonderlijke werkprocessen

Proces 28: Het behandelen van verzoekschriften en petities

Naar aanleiding van het bovenstaande is de tekst in het veld ‘Opmerking’ aangevuld met een uitleg over petities die niet in hun oorspronkelijke vorm overgebracht kunnen worden naar het Nationaal Archief. Op verzoek van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris heeft de vertegenwoordiger van de zorgdrager deze toelichting verder verduidelijkt en aangescherpt.