1 december 2023

Algemene werkzaamheden scholen

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 4.2.3a algemene werkzaamheden

Item | Te verrichten werkzaamheden

Voldoen leerlingenadministratie (artikel 8.10, 8.11 en 8.13, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020) | – de leerlingenadministratie voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen en aan de bewaartermijn (de gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen, blijven daarvan in ieder geval deel uitmaken gedurende 5 jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven).

Vaststellen ongeoorloofd verzuim (artikel 6.8, lid 1 onder a en lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020) | – alle leerlingen die vanaf het begin van het schooljaar (de eerste werkelijke schooldag) tot de teldatum meer dan de helft van het aantal schooldagen zonder geldige reden hebben verzuimd niet mee tellen voor de bekostiging (het veld ‘indicatie bekostigbaar’ (van het record inschrijvingsperiode (ISP))moet op N staan. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Licenties (artikel 4.3 t/m 4.6 en 4.10, van de WVO 2020) | – het bevoegd gezag op de vestigingen van de school alleen onderwijs aanbiedt zoals per vestiging is geregistreerd in de Registratie Instellingen en opleidingen. Dit doet de instellingsaccountant aan de hand van informatie waaruit de daadwerkelijk aangeboden onderwijssoort per vestiging blijkt; zoals de schoolgids en de internetsite van de school.

artikel 4, lid 5, van de Regeling leerplusarrangement VO | – het veld postcodecijfers (van het record PER) juist is opgenomen in het Register onderwijsdeelnemers. Deze werkzaamheden worden alleen integraal uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet. De juistheid van de postcode moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Vreemdeling (artikel 1, van de regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo) | – dat de nieuwkomer vreemdeling is als bedoeld in artikel 1 van de Vreemdelingenwet 2000. Deze werkzaamheden worden alleen integraal uitgevoerd als er geen BRP verificatie door DUO heeft plaatsgevonden, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet en het veld datum binnenkomst in NL volgens de instelling is gevuld. De accountant stelt dan aan de hand van bewijstukken bij de instelling vast dat het om een Vreemdeling als bedoeld in artikel 1 van de Vreemdelingenwet gaat. Indien dit niet vastgesteld kan worden, dan moet het veld datum binnenkomst in NL volgens de instelling leeg blijven.

Nieuwkomers en leerlingen per 1-10-2023

Van de ingeschreven nieuwkomers en leerlingen per 1 oktober 2023 stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 4.2.3b werkzaamheden ingeschreven nieuwkomers en leerlingen per 1-10-2023

Item | Te verrichten werkzaamheden

Juistheid velden inschrijvingsrecord (ISG) en inschrijvingsperiode (ISP) Daadwerkelijk schoolgaand (artikel 6.7, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 en de regeling bekostiging leerlingen die tijdelijk buiten de school worden geplaatst) Licenties (artikel 4.3 t/m 4.6 en 4.10, van de WVO 2020) Datum in- en uitschrijving (artikel 6.12, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020) Fase (artikel 2.107e van de WVO 2020) Leerjaar (artikel 6.12, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020). | – de volgende velden in het Register onderwijsdeelnemers in het record ISG juist zijn opgenomen: • datum inschrijving; en • datum uitschrijving (indien van toepassing). – de volgende velden in het Register onderwijsdeelnemers in het record ISP juist zijn opgenomen: • erkende opleidingcode; • indicatie bekostigbaar; • fase (alleen indien van toepassing); • vestigingscode; en • leerjaar. De gebruikte erkende opleidingscode en het leerjaar moeten overeenstemmen met het daadwerkelijk door de leerling gevolgde onderwijs. Het veld índicatie bekostigbaar’ mag alleen op ‘J’ staan als de leerling daadwerkelijk schoolgaand is op de school (instellings- en vestigingscode) of met toepassing van de regelgeving tijdelijk buiten de school waar ze zijn ingeschreven, zijn geplaatst. Het daadwerkelijk schoolgaand zijn dient vastgesteld te worden door een positieve controle aan de hand van onder andere het leerlingendossier, cijferlijsten en roosters. De werkzaamheden m.b.t. daadwerkelijk schoolgaand zijn niet van toepassing voor nieuwkomers. De werkzaamheden m.b.t. de juistheid van het veld datum uitschrijving zijn niet van toepassing voor nieuwkomers. Voor meer informatie over de juiste registratie van de doorlopende leerroute zie Doorlopende en geïntegreerde leerroute vmbo-mbo – Voortgezet onderwijs – DUO Zakelijk

Daadwerkelijk schoolgaand leerlingen samenwerkingsverbanden VO/BVE (artikel 2.99 t/m 2.101 en 2.108, van de WVO 2020) | (Indien uit de erkende opleidingscode volgt dat de leerling onderwijs volgt aan een andere school op grond van een samenwerkingsovereenkomst) – de leerling op basis van de samenwerkingsovereenkomst daadwerkelijk schoolgaand is. De instellingsaccountant kan hierbij gebruik maken van het record VAI (verblijf andere instelling), hierin is de Registratie Instellingen en Opleidingen opgenomen van de school waarmee er dan een samenwerkingsovereenkomst is gesloten. Het daadwerkelijk schoolgaand zijn dient vastgesteld te worden door een positieve controle aan de hand van onder andere het leerlingendossier, cijferlijsten en roosters. De VO -school vraagt deze stukken op bij het ROC. Een niet onderbouwde bevestiging door het ROC van de aanwezigheid volstaat niet. De werkzaamheden m.b.t. daadwerkelijk schoolgaand zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Praktijkonderwijs/LWOO (artikel 6.9, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020). | – het samenwerkingsverband voor leerlingen die per 1 oktober 2023 voor het eerst als leerling pro of lwoo staan ingeschreven, voor de teldatum een beschikking heeft afgegeven waaruit blijkt dat betrokkene toelaatbaar is; – de leerling rechtmatig (artikel 8.13, van de WVO 2020) is ingeschreven op het praktijkonderwijs.

Werkzaamheden in verband met de te bepalen controlegetallen

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de school via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de school het actuele OBO opvragen. Deze wordt geleverd met een lijst van verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen VO-instellingen (PvE) van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controletotalen worden bepaald.