Voor het indienen van een subsidieaanvraag moet gebruik worden gemaakt van het door de minister daartoe vastgestelde aanvraagformulier (zie Appendix 1 bij dit subsidiebeleidskader). Het aanvraagformulier dient volledig ingevuld te zijn en te zijn voorzien van de op het formulier vermelde bescheiden.

Het aanvraagformulier behorende bij de subsidieaanvraag bevat de volgende verplichte bijlagen:

i. De statuten van de aanvrager.

ii. De jaarrekeningen en/of een overzicht van de financiële situatie van de subsidieaanvrager van de afgelopen drie jaar (2020, 2021, 2022).

iii. Een track record opgesteld volgens het verplichte format bij het aanvraagstramien (zie Appendix 4.i bij dit subsidiebeleidskader), waarin de aanvrager aantoont minimaal 10 jaar (in ieder geval de periode 2013–2022) ervaring te hebben met het implementeren van activiteiten (inclusief beleidsbeïnvloeding) gericht op het beleidsthema waarvoor de aanvrager subsidie aanvraagt (veiligheid voor mensen en gemeenschappen, of vredesopbouw en conflictbemiddeling) in fragiele staten en conflictgebieden (inclusief V&R-focuslanden).

iv. Twee showcases opgesteld volgens het verplichte format bij het aanvraagstramien (zie Appendix 4.ii bij dit subsidiebeleidskader), van elk maximaal 1.500 woorden. In de showcases licht de aanvrager zijn ervaring toe met beleidsbeïnvloedende activiteiten op het gebied van het beleidsthema waarvoor de aanvrager subsidie aanvraagt (veiligheid voor mensen en gemeenschappen, of vredesopbouw en conflictbemiddeling). Deze ervaring is gebaseerd op inzichten die zijn opgedaan bij de uitvoering van adaptieve en lokaal geleide ontwikkelingsprogrammering in fragiele staten en conflictgebieden (bij voorkeur in de V&R focuslanden). De aanvrager licht hiermee ook zijn ervaring met het toepassen van een learning loop toe, en illustreert zijn belangrijkste behaalde resultaten en geleerde lessen op dit gebied. De showcases hebben betrekking op activiteiten die zijn uitgevoerd in de periode 2013–2022, en waarvan de outcome/impact behaald is in de periode 2020–2022.

v. Een programmavoorstel opgesteld volgens het verplichte format bij het aanvraagstramien (zie Appendix 4.iii bij dit subsidiebeleidskader) bestaande uit de volgende onderdelen:

a. Een overkoepelende Theory of Change (ToC), bestaande uit een narratief van maximaal 1.000 woorden en een visualisering van de ToC. De ToC moet gebaseerd zijn op de kernelementen die in hoofdstuk 2 en hoofdstuk 3 zijn uitgewerkt en moet het volgende bevatten:

a. Een duidelijke probleemanalyse resulterend in een strategische programmadoelstelling die past binnen één van de doelstellingen van het Contributing to Peaceful and Safe Societies subsidieprogramma (bijdragen aan het versterken van het bredere beleid en de programmering op het gebied van veiligheid voor mensen en gemeenschappen, of vredesopbouw en conflictbemiddeling); en

b. Een uiteenzetting van de verschillende stappen die gezet zullen worden om de strategische programmadoelstelling te behalen, inclusief een analyse van de onderliggende assumpties die deze verschillende stappen verbinden.

b. Een presentatie van maximaal 3.000 woorden van de geplande interventiestrategieën, inclusief een overzicht van de daarbij behorende soorten activiteiten, die de aanvrager verwacht toe te passen om de resultaten te bereiken, onderverdeeld in:

1. Empirisch onderbouwde beleidsbeïnvloeding, met vermelding van de beoogde doelgroepen. De aanvrager toont aan hoe de te ondernemen interventiestrategie en de daarbij behorende soorten activiteiten gebaseerd zijn op de inzichten die zijn opgedaan bij de uitvoering van adaptieve, lokaal geleide programmering in fragiele staten en conflictgebieden; en

2. Adaptieve, lokaal geleide programmering op landenniveau, met vermelding van waar naar verwachting de activiteiten zullen plaatsvinden. Er worden geen volledige outputvoorstellen op landenniveau verwacht. In plaats daarvan worden aanvragers verzocht hun interventiestrategie en de daarbij behorende soorten activiteiten per voorgesteld V&R-focusland te specificeren, en om aan te tonen hoe deze voortbouwen op bestaande programmering en netwerken van de aanvrager en samenhangen met de geplande beleidsbeïnvloeding interventiestrategie.

c. Een beknopte contextanalyse van maximaal 1.500 woorden per voorgesteld V&R-focusland, waarin wordt uitgelegd (i) hoe de geplande interventiestrategieën verband houden met geïdentificeerde problemen op het gebied van het gekozen beleidsthema in het voorgestelde V&R-focusland; (ii) hoe de geplande interventiestrategieën in het voorgestelde programma zullen worden toegepast; en (iii) hoe deze toepassing zal bijdragen aan het behalen van resultaten in het voorgestelde V&R focusland, alsmede het behalen van de strategische programmadoelstelling. Gelet op het belang dat Nederland hecht aan het onderwerp geestelijke gezondheid en psychosociale ondersteuning als onderdeel van inzet in fragiele staten en conflictgebieden, is het van belang om ook psychosociale dimensies en dynamiek mee te nemen in het analyseren en begrijpen van de contexten waarin activiteiten plaatsvinden.

d. Een MEL-strategie van maximaal 1.500 woorden (uitgezonderd de indicatoren) die past bij de manieren van werken zoals omschreven in paragraaf 2.2.2, en die aansluit op de institutionele MEL-strategie van de aanvrager. Daar waar elementen van de voorgestelde MEL-strategie nog geen deel uitmaken van de institutionele MEL-strategie, licht de aanvrager toe hoe deze zullen worden opgenomen in de institutionele MEL-strategie. De MEL-strategie omvat:

1. Een toelichting op wat het doel van MEL is in verhouding tot het voorgestelde programma, waarin aanvragers specificeren hoe de learning loop tussen lokale, nationale, regionale en internationale beleidsbeïnvloeding en adaptieve, lokaal geleide programmering op landenniveau in praktijk zal worden gebracht, en hoe ze dit verder willen ontwikkelen en versterken (i.e., aanvragers definiëren hun eigen leerambities voor het programma);

2. Een beschrijving (in algemene termen) van welke methodologieën zullen worden toegepast om MEL uit te voeren, en wat het doel is van iedere stap daarin;

3. Een reflectie op de vereiste vaardigheden (en eventuele benodigde capaciteitsversterking) en taakverdelingen binnen het programmateam van de aanvrager en de partners die zullen worden betrokken bij de voorgestelde activiteiten, in het licht van de twee manieren van werken die centraal staan in het subsidieprogramma: adaptief programmeren en lokaal geleide ontwikkeling;

4. Een kader met een gelimiteerd aantal kwalitatieve en/of kwantitatieve resultaten (outcomes) en indicatoren die relevant zijn voor de ToC van het programma en voor de V&R ToC van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De mate van verandering waarop de uitkomsten betrekking hebben moet realistisch zijn binnen de tijdsperiode en de invloedssfeer van het programma, en de voorgestelde indicatoren moeten geschikt zijn voor de beoordeling van de voortgang op de voorgestelde beleidsbeïnvloeding- en adaptieve, lokaal geleide programmeringsactiviteiten.

vi. Een viertal visiedocumenten van elk maximaal 750 woorden opgesteld volgens het verplichte format bij het aanvraagstramien (zie Appendix 4.iv bij dit subsidiebeleidskader), gericht op de manieren van werken die worden toegepast om de voorgestelde interventiestrategieën te implementeren. De visiedocumenten presenteren beknopt welke lessen de aanvrager tot nu toe heeft geleerd met het toepassen van de manieren van werken, en welke ambities de aanvrager heeft om deze verder te ontwikkelen. De visiedocumenten moeten zich richten op:

a. De algemene wijze waarop de aanvrager werkt aan het bereiken van voortgang op het beleidsthema waarvoor de aanvrager subsidie aanvraagt (veiligheid voor mensen en gemeenschappen, of vredesopbouw en conflictbemiddeling);