Inleiding en leeswijzer Besluit vervanging archiefbescheiden ZonMw 2023
Digitaal werken bij ZonMw
ZonMw wil digitaal werken en het archiveren van de documentaire neerslag (documenten en dossiers) van haar processen optimaal faciliteren.
ZonMw doet dat door digitale ondersteuning in te richten voor de documentaire informatiehuishouding, deze beschikbaar te stellen en een duidelijke rol- en taakverdeling vast te stellen.
Op het moment van het schrijven van dit document heeft ZonMw voor het opslaan en archiveren de volgende applicaties/locaties beschikbaar:
• Corsa (Document Management Systeem)
• AIMS (Grant Management Systeem
• Afas (HR systeem)
• UBW (Financieel systeem)
• Netwerkschijven
De werkwijze zoals beschreven in dit “Handboek vervanging archiefbescheiden ZonMw” blijft van toepassing als deze systemen worden vervangen. De wijziging van systeem wordt opgenomen in het logboek.
Om volledig digitaal te kunnen werken, worden de documenten die ZonMw op papier bereiken, gedigitaliseerd (gescand) voordat ze in behandeling worden genomen. Vanaf dat moment geldt het digitale exemplaar als het origineel: het vervangt het papieren exemplaar dat wordt vernietigd. Daarbij moet gegarandeerd kunnen worden dat de gescande documenten een exacte kopie zijn van de papieren documenten.
Dit handboek beschrijft de procedures, werkwijze en techniek die ZonMw hanteert om betrouwbare vervanging te realiseren. Daarbij wordt ook ‘de verdere levensloop’ van de gescande documenten geschetst.
Op basis van dit handboek kan ZonMw met volledig vertrouwen besluiten de papieren documenten te vervangen en te vernietigen, waarmee volledige digitale archivering ook formeel de enige juiste manier van archiveren is.
Leeswijzer
Om het proces van vervanging transparant te beschrijven, moet ZonMw de volgende zaken beschrijven zoals genoemd in de Archiefregeling:
a) De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
b) De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
c) Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
d) De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
e) De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
f) De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
g) Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
h) De kwaliteitsprocedures.
Deze zaken staan beschreven in de verschillende hoofdstukken van dit Handboek. Het is als volgt opgebouwd:
In hoofdstuk 1 worden de Kenmerken, uitgangspunten en reikwijdte van dit handboek beschreven.
Het tweede hoofdstuk beschrijft de inrichting van het vervangingsproces. Hierbij gaat het om de vervanging van papieren door digitale originelen, de kern van de vervanging. Daarnaast is er aandacht voor de rest van de levenscyclus van de nieuwe originelen die door vervanging ontstaan.
De hoofdstuk 3 wordt de hard- en software beschreven die ZonMw gebruikt voor de vervanging.
De laatste twee hoofdstukken (4 en 5) gaan over de vernietiging van de gescande documenten (een voorwaarde voor vervanging) en over de actualisatie van het handboek.
Terminologie
We spreken in het handboek voornamelijk over ‘documentaire informatie(huishouding)’: de ongestructureerde (bijvoorbeeld niet in databases opgenomen) informatie die meestal in documentvorm is of wordt vastgelegd.
- Regeling
- Besluit vervanging archiefbescheiden ZonMw 2023
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 10-10-2023
- BWB-id
- BWBR0048711
- Versie
- 2023-10-10_0