wetzoeker

2.3.3 — Aanbesteding Regeling financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023

Aanbesteding

Het Commissariaat is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan en is daarmee in de zin van de Europese regelgeving een aanbestedende dienst.

Voor aanbestedingen die boven de Europese drempelbedragen vallen geldt een specifieke rapportagegrens van 2% van de totale baten. Voor de definiëring van de fout moet in het eerste jaar worden uitgegaan van de volledige contractwaarde. Indien geen contract aanwezig is wordt de fout bepaald door de in dat jaar opgenomen kosten. Deze fout komt bij overschrijding van de gebruikelijke controle- en rapportage toleranties (materialiteit) dan tot uitdrukking in de controleverklaring.

De hoofdregel bij geconstateerde fouten bij aanbestedingen is dat de fout éénmalig tot uitdrukking komt en wel in het jaar waarin de beheerhandeling heeft plaatsgevonden of had moeten plaatsvinden. De fout komt bij overschrijding van de materialiteit en rapportagegrens tot uitdrukking in de controleverklaring. In de jaren na de eerste melding hoeft gedurende de looptijd van het contract de fout niet meer te worden betrokken in de foutenevaluatie. Bij afloop of verlenging van het contract is sprake van een (nieuwe) beheerhandeling. Dit betekent dat de fout opnieuw betrokken moet worden in de foutenevaluatie. Dit geldt niet als de verlenging voortvloeit uit de optiejaren, zoals opgenomen in het eerdere contract dat is afgesloten, en daarbij al in de foutenevaluatie is meegenomen. Voor contracten met een onbepaalde tijd geldt dat, als de aanbestedingsovereenkomst qua aard en omvang substantieel wijzigt en de aanbestedingsregels naar het oordeel van de accountant niet zijn nageleefd, de fout opnieuw betrokken moet worden in de foutenevaluatie. Voor de omvang van het foutbedrag wordt in eerste instantie uitgegaan van het daadwerkelijk afgesloten contract. De totale contractwaarde wordt dan betrokken in de foutenevaluatie in het eerste jaar. Indien sprake is van een contract voor onbepaalde tijd wordt de geraamde contractwaarde over 48 maanden genomen. Zowel bij meerjarige contracten waarvan de omvang niet vaststaat en ook niet kan worden geschat, als bij contracten voor onbepaalde tijd, worden elk jaar de afroepen (verplichtingen) die voortkomen uit deze (raam)contracten meegenomen. Alleen bij meerjarige contracten waarvan de omvang niet vaststaat en ook niet kan worden geschat, worden elk jaar de afroepen (verplichtingen) die voortkomen uit deze (raam)contracten als fout aangemerkt.

Omdat de aanbestedende diensten vooraf altijd een inschatting moeten doen van de contractwaarde om de juiste wijze van aanbesteding te bepalen zal dit zich alleen bij hoge uitzondering voordoen. Indien er geen contract is afgesloten wordt de omvang van de fout bepaald door de in dat jaar opgenomen kosten. Dit kan (indien van toepassing) zich uitstrekken tot alle percelen, waarvoor geen aanbesteding heeft plaatsgevonden. Indien er ten onrechte geen contract is afgesloten (onrechtmatigheid in betreffende controlejaar) heeft de instelling de gelegenheid om de fout te herstellen en alsnog een contract af te sluiten in het volgende controlejaar. Indien ze dit niet doet, is er in het volgende controlejaar opnieuw sprake van een fout in de beheerhandeling voor de in dat jaar opgenomen kosten.

Indien de beheerhandeling in een voorgaand boekjaar is verricht en ten onrechte niet in een voorgaand boekjaar in de foutevaluatie is betrokken (bijvoorbeeld bij opvolging accountant of door beperkte bestedingen niet uit de controle naar voren is gekomen), hoeft deze fout niet alsnog in de foutenevaluatie in het volgende jaar opgenomen te worden. Wel wordt deze fout onder de aandacht van de leiding van de instelling gebracht bijvoorbeeld door middel van een management letter of accountantsverslag. In de foutenevaluatie gaat het om het bedrag inclusief BTW (voor zover deze BTW door de instelling niet aftrekbaar is.

Bij de toetsing van de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen dient uitgegaan te worden van de contractwaarde exclusief BTW.

Voor de aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen geldt een kwalitatieve materialiteit. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant de AO/IB rondom deze aanbestedingen beoordeelt en daarover (in geval van niet voldoen) rapporteert in de management letter en/of het accountantsrapport aan de RvT en/of het bestuur.

Regeling
Regeling financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
20-07-2023
BWB-id
BWBR0048426
Versie
2023-07-20_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl