wetzoeker

3.2 — Onderzoeksdossier aanleggen en bijhouden Circulaire Adresonderzoek BRP

Onderzoeksdossier aanleggen en bijhouden

Elk adresonderzoek heeft een eigen dossier, dat ook betrekking kan hebben op meerdere personen op het adres. Het dossier wordt aangemaakt op het moment dat er aanleiding is om aan de adresinschrijving of de aangifte te twijfelen. De volledigheid van het dossier is erg belangrijk in verband met zorgvuldige besluitvorming. Alle activiteiten die uitgevoerd zijn tijdens een adresonderzoek en resultaten die daaruit voortvloeien worden opgenomen in het dossier. Het onderzoeksdossier wordt 10 jaar bewaard.

10 Bijlage 6, Regeling BRP.

Het kan ofwel digitaal ofwel op papier aangelegd worden en kan onder andere

11 Het betreft aldus geen limitatieve lijst.

bestaan uit:

– vermelding van de aanleiding van het onderzoek. Bijvoorbeeld het LAA-signaal, op eigen initiatief van de gemeente in verband met retour ontvangen post;

– de feitelijke melding: ook melding in de terugmeldvoorziening (TMV) en Webapplicatie LAA (hierna: Walaa);

– alle ontvangen documenten en bewijsstukken;

– brieven en besluiten die tijdens het adresonderzoek zijn verstuurd;

– verslagen van huisbezoeken en van (telefoon)gesprekken met daarin gemaakte afspraken;

– verzonden en ontvangen e-mailberichten en anderszins verstuurde en ontvangen berichten;

– informatie verkregen via internet/sociale media.

Aandachtspunten voor het onderzoekdossier:

– wees bij het schrijven van gespreksverslagen of e-mails bewust van het feit dat het onderzoeksdossier ingezien mag worden;

– denk aan het waarborgen van de privacy en veiligheid van de melder en andere personen die voorkomen in het dossier. Dit betekent dat er bijvoorbeeld geen informatie over het adresonderzoek wordt gedeeld met andere personen dan die rechtstreeks betrokken zijn bij het onderzoek;

– spreek over een (anonieme) melder in plaats van de naam te noemen;

– beperk de verslaglegging tot de zakelijke feiten en laat eigen interpretaties achterwege;

– houd maat bij het gebruik van internet. Gericht zoeken mag, maar uit nieuwsgierigheid speuren is uit den boze. Het helpt daarbij als volgens een standaardmethode wordt gewerkt en als van tevoren is bepaald waar het onderzoek op is gericht. Het is raadzaam om intern beleid te hebben voor het gebruik van internet bij adresonderzoek.

Regeling
Circulaire Adresonderzoek BRP
Soort
Circulaire
Geldend vanaf
15-05-2023
BWB-id
BWBR0048118
Versie
2023-05-15_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl