Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf 25 januari 2023 tot en met uiterlijk 31 maart 2023 om 17.00 uur CET. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen. Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag door het Ministerie is ontvangen (zie ook hierna). De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

Voor aanvragen voor subsidie (Fase 1 (zie Hst. 4.1 en 4.2)) geldt het volgende:

– Aanvragen worden gedaan aan de hand van het door de minister daartoe vastgestelde aanvraagformulier (Appendix 1 bij dit subsidiebeleidskader).

14 Het aanvraagformulier wordt geplaatst op https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-buitenlandse-zaken/documenten/publicaties/2023/01/17/subsidieprogramma-bodemvruchtbaarheid.

– Het aanvraagformulier is voorzien van alle op het formulier vermelde bescheiden en annexen. Onderdeel van de annexen bij het aanvraagformulier vormt sowieso een concept notitie (inclusief een Theory of Change) die inhoudelijk in ieder geval ingaat op de op de kwalitatieve criteria 4, 5, 6, 7, 8 en 9 genoemd in paragraaf 4.2.2. Hierbij geldt als richtlijn een maximum van 10 A4-pagina's (met lettertype rijksoverheid of Calibri, 10 pt., met marges van 2,3 cm).

Voor het programmavoorstel (Fase 2 (zie hst. 4.3)) geldt het volgende. Enkel daartoe geselecteerde aanvragers worden aan het eind van Fase 1 uitgenodigd om een volledig programmavoorstel in te dienen voor Fase 2 (Zie Hst. 4). Het programmavoorstel bevat:

– Voor de eerste twaalf maanden van de eerste periode van 5 jaar: een activiteitenplan met daarin een overzicht van activiteiten, naar aard, omvang, fasering en onderling verband, in relatie tot de daarmee beoogde doelstellingen en resultaten en verwachte effecten voor de eerstvolgende twaalf maanden van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd. (Doelstellingen, resultaten en effecten worden waar mogelijk uitgedrukt in meetbare grootheden.)

– Voor de vier volgende jaren van de eerste periode van 5 jaar een globaal overzicht van doelstellingen, werkzaamheden, resultaten en verwachte effecten.

– Voor de resterende periode van 5 jaar wordt aangegeven hoe, en in welke mate, bouwend op tijdens de eerste 5 jaar bewezen benaderingen, werkende interventies en functionerende instituties, zal worden uitgebreid en opgeschaald en hoe beklijfbaarheid zal worden geborgd (opschalings- en exit-strategie).

– Een gedetailleerde begroting, op te stellen volgens een verplicht te hanteren format (zie Appendix 5 bij deze beleidsregels). Het betreft een nadere uitwerking van de uitgaven per jaar, land en resultaat.

– Een liquiditeitsbehoefte voor de periode 2023–2028.

Nadere informatie over de vorm van het programmavoorstel volgt met de uitnodiging voor Fase 2.

Aanvragen dienen volledig en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag niet voldoen aan de formele vereisten die op grond van dit subsidiebeleidskader aan aanvragen worden gesteld, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen. Hoe korter voor het verstrijken van de deadline voor het indienen van aanvragen een aanvraag wordt ingediend, hoe groter het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen; dit in verband met de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid en de tijd die nodig is om een aanvulling te vragen en in te dienen. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend. Dit kan leiden tot een lagere rangschikking of zelfs afwijzing van de subsidieaanvraag.

Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen.

Bij het opstellen van de subsidieaanvraag is het kortheidshalve verwijzen naar andere onderdelen van de aanvraag of annexen niet voldoende, tenzij in de aanvraagdocumenten uitdrukkelijk is aangegeven dat daarmee (geheel of gedeeltelijk) kan worden volstaan. Indien onderdelen van het aanvraagformulier – met inbegrip van annexen – niet worden ingevuld, loopt de aanvrager het risico op afwijzing van de aanvraag.

De aanvraag dient te worden opgesteld in de Engelse taal. Annexen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Engels dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Engels. Additionele informatie (zoals illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie) worden niet meegenomen in de beoordeling van een aanvraag.

Het heeft de uitdrukkelijke voorkeur dat aanvragen per e-mail in .pdf-formaat worden ingediend. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres: IGG@minbuza.nl onder vermelding van ‘Subsidieaanvraag Subsidieprogramma Bodemvruchtbaarheid’.

Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerp-regel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.

15 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail van 2 van 5 etc.

Eventuele (technische) problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

Indiening van aanvragen per post wordt afgeraden

16 Indien u daar niettemin voor kiest dient de aanvraag per aangetekende post gestuurd worden naar: Ministerie van Buitenlandse Zaken, Secretariaat IGG o.v.v. subsidieprogramma Bodemvruchtbaarheid, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het ministerie geheel bij de aanvrager. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. Bij gebruikmaking van een envelop met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 31-03-2023 – 17.00 uur CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.

. Indien u daar niettemin voor kiest, of voor indienen in persoon of koerier, neemt u dan contact op met het ministerie via het e-mailadres: IGG@minbuza.nl onder vermelding van ‘Subsidieaanvraag Subsidieprogramma Bodemvruchtbaarheid’.

Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail en uiterlijk tot en met 15 maart 2023 richten aan IGG@minbuza.nl onder vermelding van ‘subsidieaanvraag Bodemvruchtbaarheid programma’. Waar nodig samengevoegd met andere vragen vindt geanonimiseerde beantwoording hiervan elke 14 dagen plaats op locatie van de Q&A’s.