Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen dat de verantwoordingsinformatie in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.

Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid. Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is direct gekoppeld aan de financiële stromen. Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken in beginsel geen financiële dimensie

11 Met uitzondering van gevallen waarbij een procedurele rechtmatigheid wel gekoppeld kan worden aan een specifieke stroom en derhalve (direct) leidt tot een financiële onrechtmatigheid.

. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom, maar kan op een later moment in de tijd wel een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting de cliënt, de fondsen of zorgaanbieders. Dit kan zijn in de sfeer van het voeren, onderhouden en bewaken van een adequate administratie, het verrichten van bepaalde incasso-inspanningsverplichtingen of het juist en volledig opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen en/of signaleringslijsten (zoals functionele uitvalbakken) in een proces om tijdig te komen tot de eindprestatie. Het betreft hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Deze taken zijn meestal vastgelegd in vastgestelde (interne) beleidsstukken, procedures en/of in wet- en regelgeving. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een cliënt en/of een gemeente en/of een fonds.

Het CAK dient zich te verantwoorden in de bestuurlijke toelichting (als onderdeel van de matrices bestuurlijke verantwoording) over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende taken en regelingen. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering door het CAK met betrekking tot:

− de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen of signaleringslijsten (functionele uitvalbakken) bij het opleggen van eigen bijdragen ter voorkoming van stapelfacturen;

− de procedures inzake de informatie- en onderzoeksplicht, zodat de opgelegde eigen bijdragen op de juiste informatie zijn gebaseerd en gevolgen van foutieve registratie voor cliënten worden beperkt. Bijvoorbeeld door middel van het verrichten van periodieke bestandvergelijkingen en het opvolgen en oplossen van signaleringslijsten hierbij;

− procedures inzake het tijdig, binnen de wettelijke opleggings- en herzieningstermijnen van eigen bijdragen Wlz en Wmo, beschikken van de eigen bijdragen aan de cliënt ter voorkoming van het afboeken van de baten van de inning van de eigen bijdragen voor geleverde Wlz- en Wmo-zorg richting het Flz-fonds respectievelijk de gemeenten;

− de procedures inzake de incasso-inspanningen ter voorkoming van het afboeken van vorderingen.

Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.

Bij directe verantwoordelijkheid is een organisatie geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.

Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet een organisatie ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De organisatie mag echter uitgaan van de betrouwbaarheid (juistheid volledigheid en tijdigheid) van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgaanbieders, zorgverzekeraars, Wlz-uitvoerders, gemeenten, indicatieorganen, de Belastingdienst, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of Zorginstituut Nederland aan het CAK worden verstrekt. Als voorwaarde hierbij geldt dat de aanleverings- en (opvraag)procedures en de ingerichte infrastructuur van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur in voldoende mate waarborgen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen. Het aanleveren en opvragen van de taak- en vraag-gebonden gegevens door respectievelijk bij de ketenpartijen moet zodanig gestructureerd zijn georganiseerd en ingericht door het CAK, dat dit waarborgt dat wordt voldaan aan de criteria-eisen voor de volledigheid en juistheid van de gegevensuitwisseling, met de daarbij behorende beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van datalekken.

Om tot een werkbaar rechtmatigheidsbegrip te komen, die een externe accountant als maatstaf kan hanteren bij zijn accountantsonderzoek, zijn de volgende randvoorwaarden van belang:

− er moet een duidelijk gedefinieerd normenkader aanwezig zijn;

− het te onderzoeken object – proces of resultaat daarvan – is duidelijk omschreven;

− de hieraan gekoppelde verantwoordelijkheden zijn afgebakend;

− afwijkingen van de norm en fouten moeten meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Daarbij moet duidelijk herleidbaar gedocumenteerd zijn door het CAK hoe wet- en regelgeving is geïmplementeerd in de uitvoering door het CAK;

− de te hanteren controletoleranties, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid, staan vast.

In bijlage 2 bij dit model is een overzicht opgenomen van de circulaires en regelgeving die de basis vormen voor het rechtmatigheidskader van het CAK, daarnaast zijn daar ook de overige beleidsstukken opgenomen. Zie paragraaf 4.2 voor de uitwerking van de rechtmatigheidseisen per specifieke geldstroom.

Met inachtneming van de genoemde randvoorwaarden en nadere uitwerking van het begrip rechtmatigheid in hoofdstuk 4, dient de externe accountant een rechtmatigheidsoordeel te geven en in zijn verslag een toelichting te geven op de rechtmatige uitvoering door het CAK. In het protocol zijn de richtlijnen voor de controle van de externe accountant uitgewerkt.