Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen dat de verantwoordingsinformatie in overeenstemming is met de relevante wet- en regelgeving.

Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid.

Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken heeft een directe relatie met het financiële beheer en is direct gekoppeld aan een financiële stroom. Het CAK is primair verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en moet kunnen aantonen dat de baten en lasten en activa en passiva van de financiële stromen rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken in beginsel geen financiële dimensie. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom en balansmutatie, maar kan op een later moment in de tijd wel een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting klant, fondsen, zorgverzekeraars en/of zorgverleners. Dit kan zijn in de sfeer van het voeren, onderhouden en bewaken van een adequate administratie, het verrichten van bepaalde incasso-inspanningsverplichtingen of het juist en volledig opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen en/of signaleringslijsten (zoals functionele uitvalbakken) in een proces om tijdig te komen tot de eindprestatie. Het betreft hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Deze taken zijn meestal vastgelegd in vastgestelde (interne) beleidsstukken, procedures en/of in wet- en regelgeving. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een cliënt of een fonds. klant. Het CAK wordt gevraagd om zich te verantwoorden in de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende taken en regelingen. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering met betrekking tot:

− de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen of signaleringslijsten (functionele uitvalbakken) bij het opleggen van boetes of premies ter voorkoming van stapelfacturen;

− de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van signaleringslijsten bij periodieke bestandvergelijkingen om vast te stellen dat de administraties dezelfde informatie bevatten ten behoeve van de juiste verwerking bij het opleggen van boetes of premies;

− de procedures inzake de incasso-inspanningen ter voorkoming van het afboeken van vorderingen.

Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.

Bij directe verantwoordelijkheid is een organisatie geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.

Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet een organisatie ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De organisatie mag echter uitgaan van de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgverzekeraars, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de Belastingdienst, buitenlandse verbindingsorganen, de Organen van de woonplaats of (tijdelijk) verblijf aan het CAK worden verstrekt.

Als voorwaarde hierbij geldt dat de aanleverings- en opvraagprocedures en de ingerichte infrastructuur van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur in voldoende mate waarborgen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen. Het aanleveren en opvragen van de taak- en vraaggebonden gegevens door c.q. bij de ketenpartijen moet zodanig gestructureerd zijn georganiseerd en ingericht door het CAK, dat dit waarborgt dat wordt voldaan aan de criteria ten aanzien van de volledigheid en juistheid van de gegevensuitwisseling, met de daarbij behorende beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van datalekken.

Om tot een werkbaar rechtmatigheidsbegrip te komen, dat de externe accountant als maatstaf kan hanteren bij zijn accountantsonderzoek, zijn de volgende randvoorwaarden van belang:

− er moet een duidelijk gedefinieerd normenkader aanwezig zijn;

− het te onderzoeken object – proces of resultaat daarvan – is duidelijk omschreven;

− de hieraan gekoppelde verantwoordelijkheden zijn afgebakend;

− afwijkingen van de norm en fouten moeten meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Daarbij moet duidelijk herleidbaar gedocumenteerd zijn hoe wet- en regelgeving is vertaald naar specifieke toetspunten ten aanzien van de uitvoering;

− de te hanteren controletoleranties, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid staan vast.

In bijlage 2 bij dit model is een overzicht opgenomen van de circulaires en de wet- en regelgeving die de basis vormen voor het rechtmatigheidskader van het CAK, daarnaast zijn daar ook de overige beleidsstukken opgenomen. Zie paragraaf 4.2 voor de uitwerking van de rechtmatigheidseisen per specifieke geldstroom.

Met inachtneming van de genoemde randvoorwaarden en nadere uitwerking van het begrip rechtmatigheid in hoofdstuk 4, dient de externe accountant een rechtmatigheidsoordeel te geven en kan hij in zijn verslag een nadere toelichting geven op de rechtmatige uitvoering van de burgerregelingen door het CAK. In het protocol zijn de richtlijnen voor de controle van de externe accountant uitgewerkt.