‘Deelnamekosten’ worden in artikel 6, eerste lid, Wmh, gedefinieerd als ‘de kosten voor deelname aan bijeenkomsten of manifestaties, waaronder de daaraan verbonden reis- en verblijfskosten’. De vergoeding of het niet in rekening brengen van deze kosten is toegestaan, mits dit beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is om aan de bijeenkomst of manifestatie deel te nemen. Deelnamekosten mogen zich niet uitstrekken tot anderen dan natuurlijke personen die betrokken zijn bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek. Bovendien is niet relevant of de vergoeding rechtstreeks door de leverancier aan de deelnemers wordt verstrekt, of via een tussen(rechts)persoon; in beide gevallen moeten de hier beschreven regels voor de vergoeding van deelnamekosten worden nageleefd.

Bij de beoordeling van de vraag of de vergoeding of het niet in rekening brengen acceptabel is, zijn er drie criteria die zowel op bijeenkomsten als op manifestaties van toepassing zijn:

• de deelnamekosten moeten strikt beperkt blijven tot het hoofddoel van de bijeenkomst of manifestatie;

• de bijeenkomst of manifestatie dient plaats te vinden op een passende locatie;

• de vergoeding dient beperkt te blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is om aan de bijeenkomst of manifestatie deel te nemen.

Daarnaast geldt voor bijeenkomsten nog het criterium dat er:

• transparantie is over de banden tussen sprekers en leverancier of derde partijen.

Criterium 1: De vergoeding blijft strikt beperkt tot het hoofddoel van de bijeenkomst of manifestatie.

Voor de invulling van het criterium dat de deelnamekosten strikt beperkt moeten blijven tot het hoofddoel moet worden gekeken naar de verhouding in tijdsbesteding tussen het (wetenschappelijke) programma en de overige onderdelen.

In algemene zin geldt dat het programma begrijpelijk en aanvaardbaar moet zijn. Het programma moet niet alleen betrekking hebben op maar ook geschikt zijn voor het overdragen van kennis. Dat betekent dat het programma van de bijeenkomst geschikt moet zijn voor demonstraties van de specifieke hulpmiddelen en/of het overdragen van kennis en/of vaardigheden met betrekking tot het gebruik, toepassing of onderhoud van specifieke hulpmiddelen, en qua opbouwen tijdsindeling evenwichtig en redelijk en uitsluitend gericht op het doel van de bijeenkomst.

De geschiktheid van het programma dient ook te blijken uit het inhoudelijke programma en de kwalificaties en expertise van de trainers, begeleiders of sprekers. Wat opbouw van het programma betreft dat koffie- en theepauzes, lunches en diners logische onderbrekingen in het programma moeten zijn. Overnachtingen moeten gerechtvaardigd zijn. Andere programmaonderdelen die geen verband houden met het inhoudelijk gedeelte, zoals recreatieve en sociale activiteiten (zoals concerten, sportactiviteiten e.d.), zijn niet toegestaan.

Criterium 2: De bijeenkomst of manifestatie vindt plaats op een passende locatie.

Met het criterium dat de bijeenkomst of manifestatie plaats dient te vinden op een passende locatie wordt beoogd de vergoeding van deelnamekosten bescheiden te houden en uitwassen te voorkomen. De economische waarde van de reis en het verblijf spelen hierbij een rol. Bij de beoordeling van de gerechtvaardigdheid van de locatie speelt de aard van de specifieke medische hulpmiddelen of van de specifieke medische hulpmiddelen voor in-vitrodiagnostiek waar de bijeenkomst betrekking op heeft een rol. Zo kan de keuze voor een bepaalde locatie vanwege de grootte of complexiteit van de medische hulpmiddelen of van de medische hulpmiddelen voor in-vitrodiagnostiek voor de hand liggen en zelfs noodzakelijk zijn voor de training. Juist bij deze bijeenkomsten zal de rechtvaardiging voor de ligging en faciliteiten gelegen zijn in het doel van de bijeenkomst. Zo zal een training vaak plaatsvinden in een klinische omgeving, bij een bedrijf zelf of in een proefopstelling.

Meer specifiek ten aanzien van bijeenkomsten in het buitenland geldt dat deze eerder kunnen worden gerechtvaardigd indien de bijeenkomst wordt georganiseerd door een buitenlandse of internationale vereniging of instantie, indien de bijeenkomst open staat voor deelname door natuurlijke personen die betrokken zijn bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek uit meerdere landen, er een directe relatie is tussen het onderwerp of doel van de bijeenkomst en de locatie, of indien er mogelijk een relevant onderzoeksinstituut of bedrijf ter plekke aanwezig is, etc.

Criterium 3: De vergoeding blijft beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is.

De vergoeding van deelnamekosten voor bijeenkomsten blijft beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is wanneer:

• deze niet meer bedraagt dan strikt noodzakelijk is en waarbij geldt dat de deelnamekosten die door een leverancier of derde partij worden vergoed of niet in rekening worden gebracht per persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek in ieder geval niet meer bedragen dan € 500,– per keer en € 1.500,– per jaar; of

• de persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek draagt zelf ten minste 50% van de deelnamekosten aan de bijeenkomst. Het spreekt voor zich dat een transparante en valide afrekening daaraan ten grondslag dient te liggen en dat de kosten reëel dienen te zijn.

Bij manifestaties blijft de vergoeding van deelnamekosten beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is indien de deelnamekosten die door een leverancier of derde partij worden vergoed of niet in rekening worden gebracht per persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek in ieder geval niet meer bedragen dan € 75,– per keer en € 375,– per jaar.

Criterium 4: Sprekers op bijeenkomsten zijn transparant over hun banden met leveranciers van medische hulpmiddelen of van medische hulpmiddelen voor in-vitrodiagnostiek.

Voor bijeenkomsten geldt de eis dat banden tussen sprekers en leveranciers of derde partijen vooraf bekend dienen te worden gemaakt. Leveranciers mogen slechts in die hoedanigheid aanwezig zijn indien zij als zodanig herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door het dragen van badges.