1 december 2021

Algemene werkzaamheden scholen

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 5.2.3a algemene werkzaamheden

Item | Te verrichten werkzaamheden

Voldoen leerlingen- administratie (artikel 13 t/m 16, van Besluit bekostiging WVO 2021) | • de leerlingenadministratie voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen en aan de bewaartermijn (de gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen, blijven daarvan in ieder geval deel uitmaken gedurende 5 jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven).

Vaststellen ongeoorloofd verzuim. (artikel 9, lid 1 onder a en lid 2, van Besluit bekostiging WVO 2021) | • alle leerlingen die vanaf het begin van het schooljaar (de eerste werkelijke schooldag) tot de teldatum meer dan de helft van het aantal schooldagen zonder geldige reden hebben verzuimd niet mee tellen voor de bekostiging (het veld ‘indicatie bekostigbaar’ (van het record inschrijvingsperiode (ISP))moet op N staan. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Verplichte melding ongeoorloofd verzuim aan DUO vestiging Groningen (artikel 27a1, lid 5, van de WVO) | • het bevoegd gezag een procedure omtrent de verplichte melding aan DUO vestiging Groningen volgt en indien noodzakelijk meldingen doet over alle leerlingen (van 18 jaar en ouder) die zonder opgave van geldige reden gedurende een aaneengesloten periode van ten minste 5 weken niet aan het onderwijs hebben deelgenomen. De instelling gebruikt voor deze meldingen het formulier melding afwezigheid scholier/student. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Licenties (artikel 65 t/m 68 en art 72, van de WVO) | • het bevoegd gezag op de vestigingen van de school alleen onderwijs aanbiedt zoals per vestiging is geregistreerd in de Registratie Instellingen en opleidingen. Dit doet de instellingsaccountant aan de hand van informatie waaruit de daadwerkelijk aangeboden onderwijssoort per vestiging blijkt; zoals de schoolgids en de internetsite van de school.

Regeling Leerplusarrangement VO, artikel 4, lid 5 | • het veld postcodecijfers (van het record PER) juist is opgenomen in het Register onderwijsdeelnemers. Deze werkzaamheden worden alleen integraal uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet. De juistheid van de postcode moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Verblijfstermijn in Nederland (artikel 4, lid 5, van de regeling aanvullende bekostiging nieuwkomers vo) | • het veld datum binnenkomst in NL volgens de instelling juist is opgenomen in het Register onderwijsdeelnemers in het record PER. Deze werkzaamheden worden alleen integraal uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP of als de school van de BRP wil afwijken, dat wil zeggen als dit veld gevuld is. De juistheid van de datum binnenkomst in NL volgens de instelling moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is. Op de website van DUO is informatie te vinden ten aanzien van mogelijke bewijsstukken (niet uitputtend) https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/bekostiging-en-subsidies/aanvullende-bekostiging-aanvragen/nieuwkomersbekostiging.jsp Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd voor nieuwkomers op de peildata 1-1, 1-4, 1-7 en 1-10.

Vreemdeling (artikel 1, van de regeling aanvullende bekostiging nieuwkomers vo) | • dat de nieuwkomer vreemdeling is als bedoeld in artikel 1 van de Vreemdelingenwet 2000. Deze werkzaamheden worden alleen integraal uitgevoerd als er geen BRP verificatie door DUO heeft plaatsgevonden, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet en het veld datum binnenkomst in NL volgens de instelling is gevuld. De accountant stelt dan aan de hand van bewijstukken bij de instelling vast dat het om een Vreemdeling als bedoeld in artikel 1 van de Vreemdelingenwet gaat. Indien dit niet vastgesteld kan worden, dan moet het veld datum binnenkomst in NL volgens de instelling leeg blijven.

Nieuwkomers en leerlingen per 1-10-2021

Van de ingeschreven nieuwkomers en leerlingen per 1 oktober 2021 stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 5.2.3b werkzaamheden ingeschreven nieuwkomers en leerlingen per 1-10-2021

Item | Te verrichten werkzaamheden

Juistheid velden persoonsrecord (PER) | • het veld geboortedatum juist is opgenomen in het Register onderwijsdeelnemers in het record PER. Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet. De juistheid van de geboortedatum moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is.

Juistheid velden inschrijvingsrecord (ISG) en inschrijvingsperiode (ISP) Daadwerkelijk schoolgaand (artikel 8, lid 1, van het Besluit bekostiging WVO 2021 en de regeling bekostiging leerlingen die tijdelijk buiten de school worden geplaatst) Licenties (artikel 65 t/m 68 en artikel 72, van de WVO) Datum in- en uitschrijving (artikel 18, lid 2, van het Besluit bekostiging WVO 2021) Fase (artikel 10b14 van de WVO) Leerjaar (artikel 18, lid 2, van het Besluit bekostiging WVO 2021). | • de volgende velden in het Register onderwijsdeelnemers in het record ISG juist zijn opgenomen: ○datum inschrijving; en ○ datum uitschrijving (indien van toepassing). • de volgende velden in het Register onderwijsdeelnemers in het record ISP juist zijn opgenomen: ○ erkende opleidingcode; ○ indicatie bekostigbaar; ○ fase (alleen indien van toepassing); ○ vestigingscode; en ○ leerjaar. De gebruikte erkende opleidingscode en het leerjaar moeten overeenstemmen met het daadwerkelijk door de leerling gevolgde onderwijs. Het veld índicatie bekostigbaar’ mag alleen op ‘J’ staan als de leerling daadwerkelijk schoolgaand is op de school (instellings- en vestigingscode) of met toepassing van de regelgeving tijdelijk buiten de school waar ze zijn ingeschreven, zijn geplaatst. Het daadwerkelijk schoolgaand zijn dient vastgesteld te worden door een positieve controle aan de hand van onder andere het leerlingendossier, cijferlijsten en roosters. De werkzaamheden m.b.t. daadwerkelijk schoolgaand zijn niet van toepassing voor nieuwkomers. De werkzaamheden m.b.t. de juistheid van het veld datum uitschrijving zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Daadwerkelijk schoolgaand leerlingen samenwerkingsverbanden VO/BVE (artikel 25a, van de WVO) | (Indien uit de erkende opleidingscode volgt dat de leerling onderwijs volgt aan een andere school op grond van een samenwerkingsovereenkomst) • de leerling op basis van de samenwerkingsovereenkomst daadwerkelijk schoolgaand is. De instellingsaccountant kan hierbij gebruik maken van het record VAI (verblijf andere instelling), hierin is de Registratie Instellingen en Opleidingen opgenomen van de school waarmee er dan een samenwerkingsovereenkomst is gesloten. Het daadwerkelijk schoolgaand zijn dient vastgesteld te worden door een positieve controle aan de hand van onder andere het leerlingendossier, cijferlijsten en roosters. De VO -school vraagt deze stukken op bij het ROC. Een niet onderbouwde bevestiging door het ROC van de aanwezigheid volstaat niet. De werkzaamheden m.b.t. daadwerkelijk schoolgaand zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Praktijkonderwijs/LWOO (artikel 10, van het Besluit bekostiging WVO 2021). | • het samenwerkingsverband voor leerlingen die per 1 oktober 2021 voor het eerst als leerling pro of lwoo staan ingeschreven, voor de teldatum een beschikking heeft afgegeven waaruit blijkt dat betrokkene toelaatbaar is; • de leerling rechtmatig (artikel 27, lid2f, van de WVO) is ingeschreven op het praktijkonderwijs.

Werkzaamheden in verband met de te bepalen controlegetallen