1 juli 2021

Algemene werkzaamheden onderwijsinstellingen

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 6.2.3a algemene werkzaamheden

Item | Te verrichten werkzaamheden

Aansluiting formulier gevraagde gegevens op studentenadministratie | • het aantal studenten per 1 oktober 2021 volgens het formulier aansluit op de gegevens volgens de te onderzoeken studentenadministratie.

Erkenning opleidingen (WEB BES, artikel 1.4.1. en artikel 2.1.1) | • alle op het formulier opgenomen opleidingen, waarop de studenten zijn ingeschreven door de Minister zijn erkend.

Maximaal 1 keer als inschrijving meetellen (WEB BES, artikel 2.2.2.lid 4) | • elke ingeschreven student BBL of BOL maximaal 1 keer wordt meegeteld.

Naleving van Koppelingswet (WEB BES artikel 8.1.1 lid 2 onder c) | • de instelling een procedure heeft beschreven en hanteert voor de inschrijving van de studenten die vallen onder de Koppelingswet (bij de inschrijving 18 jaar of ouder en niet over een Nederlandse Nationaliteit beschikken).

Systeem presentieregistratie voor o.a. de melding van langdurige afwezigheid in het kader van (WEB BES: artikel 8.1.7) | • de instelling een sluitend en controleerbaar systeem heeft voor de registratie van de presentie van elke BOL – en BBL- student; • de instelling voor studenten die vallen onder de Wet studiefinanciering BES, een procedure ten behoeve van de naleving van artikel 8.1.7 heeft beschreven en hanteert.

Studenten per 1-10-2021

Van de ingeschreven studenten per 1 oktober 2021, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3b minimale werkzaamheden

Item | Te verrichten werkzaamheden

Onderwijsovereenkomst (WEB BES:artikel 8.1.5) | • voor elke geselecteerde student een onderwijsovereenkomst aanwezig is; • de onderwijsovereenkomst voldoet aan alle eisen van artikel 8.1.5 van de WEB BES. Voor het onderzoek van de instellingsaccountant zijn de volgende gegevens van belang: ° de NAW- gegevens van de student; ° de naam van het opleidingsdomein BES of kwalificatiedossier (bij een inschrijving van een opleidingsdomein of kwalificatiedossier); ° de opleidingscode (van het opleidingsdomein, kwalificatiedossier of kwalificatie, waarvoor de student staat ingeschreven); ° het niveau (bij een inschrijving voor een opleidingsdomein BES of kwalificatiedossier); ° de leerweg; ° de startdatum van de opleiding; ° de geplande datum uitschrijving, of werkelijke datum uitschrijving; ° de ondertekening door of namens het bevoegd gezag en de student.

Naleving van Koppelingswet (WEB BES: artikel 8.1.1, lid 2, onder c) | • voor deze categorie studenten (in de selectie) bij de inschrijving de Koppelingswet is nageleefd.

Naleving toelatingseis (WEB BES: artikel 8.1.1,lid 6) | • voor de geselecteerde BBL student de leerplicht, bedoeld in paragraaf 2 van de Leerplichtwet BES is geëindigd.

Daadwerkelijk volgen van de opleiding (UWEB BES: artikel 3) | • de geselecteerde student op 1 oktober 2021 daadwerkelijk de opleiding volgt waarvoor hij is ingeschreven.

Melding van langdurige afwezigheid in het kader van (WEB BES: artikel 8.1.7) | • voor de geselecteerde studenten, indien noodzakelijk, meldingen zijn verricht aan RCN-Studiefinanciering.

BPV (WEB BES: artikel 7.2.8 en 7.2.7) | • voor elke geselecteerde student een praktijkovereenkomst voor de opleiding waarvoor de student in dat schooljaar is bekostigd is afgesloten, die is ondertekend door de student, het bevoegd gezag en in geval van BBL ook door de Raad.

Onderwijstijd (min. 300 en 850 urennorm onderwijstijd) (WEB BES: artikel 2.2.2, lid 5 en artikel 7.2.6, lid 3 tot en met lid 5, artikel 7.2.2. lid 4) | • voor elke geselecteerde student voldoende onderwijstijd is geprogrammeerd. • Studenten voltijd BOL; minimaal 850 uur in IIVO; • Voor deeltijd BOL en BBL; minimaal 300 uur in IIVO; • Bij de programmering heeft de instelling rekening gehouden met de voorzienbare uitval van de lessen wegens feestdagen, cursussen, vergadertijden en inschatbare ziekte van docenten.

Aanvullende werkzaamheden onderwijsovereenkomsten en BPV-overeenkomsten.

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs of beroepspraktijkvorming (BPV) en daadwerkelijk het onderwijs of de BPV is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving bij het niet tijdig aanwezig zijn van een ondertekende onderwijsovereenkomst en/of een BPV-overeenkomst per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de onderwijsovereenkomsten en BPV-overeenkomsten bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert.

Als de accountant gebreken constateert beoordeelt de accountant de procedures.

Als de procedures op orde zijn hoeft niet aan de inspectie gerapporteerd te worden. De procedures zijn op orde als deze er in opzet, bestaan en werking op zijn gericht dat de onderwijsovereenkomsten en BPV-overeenkomsten tijdig door alle benodigde partijen worden ondertekend.

(Actieve monitoring is onderdeel van een werkende procedure)

Als de accountant fouten vindt moet hij de aard van de fout analyseren en in hoeverre dit een incident is of een fout die gemaakt wordt omdat de procedure niet wordt nageleefd.

Als er individuele gevallen zijn, waarbij de ondertekening te laat is en de instelling kan aantonen dat de procedure is gevolgd, maar om specifieke redenen niet heeft gewerkt dan is een rapportage niet nodig.

Uit het VvB kan de inspectie opmaken dat inmiddels (met ingang van inschrijfjaar 2015/2016) geen van de instellingen meer gebruik maakt van voor gestempelde of geprinte data, oude gevallen hoeven niet gerapporteerd te worden, de rapportage heeft betrekking op de procedure die voor het betreffende controlejaar wordt gehanteerd.

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure niet werkt en wel rapportage nodig is:

− Bij een bepaalde opleiding is de procedure niet goed gevolgd;

− Op een bepaalde locatie is de procedure niet goed gevolgd;

− Voor een gehele groep is de procedure niet gevolgd.

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure is gevolgd, maar geen rapportage nodig is:

− Het gaat om een individueel specifiek geval, waarbij de instelling kan aantonen wat zij gedaan heeft om tot tijdige ondertekening te komen. De instelling heeft er alles aangedaan wat in haar mogelijkheden ligt en van haar verwacht kan worden in de betreffende situatie.

Bij twijfel graag de casus/situatie voorleggen aan de inspectie (n.vanschie@owinsp.nl)

Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.