Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021
COLOFON
Contactgegevens: | Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen Postbus 19121 1000 GC Amsterdam knaw@knaw.nl
Auteur: | Joeri Meijer MA
VERSIEBEHEER
Versie | Datum | Opmerkingen
0.1 | 1 oktober 2021 | Eerste conceptversie voor afstemming binnen het Stafbureau
0.2 | 15 oktober 2021 | Conceptversie voor afstemming met Overleg bedrijfsvoering
1.0 | 15 november | Definitieve versie
INHOUD
Colofon | 3
Versiebeheer | 3
Inhoud | 3
Ten geleide | 4
1 | Inleiding. | 4
1.1 | Aanleiding | 4
1.2 | Doel van het Handboek vervanging | 5
1.3 | Opzet handboek | 5
2 | Verantwoording | 5
2.1 | Wettelijk kader | 5
2.1.1 | Vervanging en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | 5
2.2 | Taken en verantwoordelijkheden | 5
2.3 | Belang voor historisch onderzoek en als bestanddeel van het cultureel erfgoed | 6
2.4 | Risico van vervanging | 6
3 | Reikwijdte van het vervangingsproces | 6
3.1 | Routinematige vervanging van ingekomen analoge post | 6
3.2 | Te bewaren en te vernietigen documenten | 7
3.3 | Organisatorische reikwijdte | 7
3.4 | Uitzonderingen | 7
4 | Technisch infrastructuur en beeldkwaliteit | 8
4.1 | Scanresolutie | 8
4.2 | Reproductie in kleur | 8
4.3 | Scanapparatuur | 8
4.4 | Informatiesystemen en metadata | 8
5 | Inrichting van het vervangingsproces | 8
5.1 | Vervangingsproces | 8
5.2 | Controle en herstel van fouten | 10
5.3 | Weekdoos | 11
5.4 | Vernietigen van papieren originelen | 11
6 | Kwaliteitsprocedures | 11
6.1 | Kwaliteitseisen | 11
6.2 | Controle voorafgaand aan het scanproces | 12
6.3 | Controle tijdens het scanproces | 12
6.4 | Controle bij vernietiging van originelen | 12
6.5 | Controle en onderhoud scanners | 12
6.6 | Periodieke interne controle | 12
7 | Onderhoud van het handboek vervanging | 12
8 | Bijlagen | 12
Bijlage 1: Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021 | 12
Bijlage 2: Modelverklaring aansluiting KNAW instituut en/of proces | 13
Bijlage 3: Overzicht wet- en regelgeving | 14
- Regeling
- Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 09-12-2021
- BWB-id
- BWBR0045992
- Versie
- 2021-12-09_0