4.1. Aanvragen voor een subsidie in het kader van Humanitaire hulp 2022–2026 kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 30 juni 2026 23:59.59 uur CEST. Het moment waarop de aanvraag is ontvangen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken geldt als moment van indiening. Binnen 13 weken na ontvangst van een volledige aanvraag zal over de aanvraag worden beslist.

4.2. 4.2. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen, ook als de beschikbare middelen dan nog niet zijn uitgeput. Deze uiterste datum laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst en er sprake is van een subsidieplafond, de voor Humanitaire hulp 2022–2026 beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput. De aanvragende organisatie is als enige verantwoordelijk voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

4.3. Een aanvraag heeft betrekking op zowel de subsidiabele activiteiten als bedoeld in paragraaf 3.3.1 als op de subsidiabele activiteiten als bedoeld in paragraaf 3.3.2. In geval een aanvrager meerdere aanvragen wil indienen geldt dat elke aanvraag separaat moet worden ingediend. Indien eenzelfde aanvrager meerdere aanvragen gezamenlijk (in één aanvraag) indient, zullen deze worden geretourneerd en opnieuw, separaat, moeten worden ingediend. Daarbij geldt het moment waarop de aanvragen separaat en volledig worden ontvangen als moment van ontvangst.

4.4. Het verdient de voorkeur dat aanvragen per e-mail met de benodigde bijlagen in.pdf-formaat worden ingediend. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres: DSH-BU@minbuza.nl ovv Aanvraag subsidie Humanitaire hulp 2022–2026.

4.5. Als moment van indiening geldt voor aanvragen ingediend per e-mail het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld en verstuurd. Deze e-mails worden genummerd in de onderwerpregel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst. Het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

4.6. Indiening van aanvragen per post wordt afgeraden. Indien u daar niettemin voor kiest

12 Voor aanvragen ingediend per post geldt dat indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden, het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het Ministerie geheel bij de aanvrager berust. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding “port betaald”) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. Bij gebruikmaking van een envelop met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 30 juni 2026, is ingediend. Houd hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven

, dan geldt als moment van indiening het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken volledig is ontvangen.

4.7. De aanvraag dient compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.

4.8. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

4.9. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de Minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aanvulling is ontvangen (zie artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken). Hoe korter voor het verstrijken van de deadline voor het indienen van aanvragen een aanvraag wordt ingediend, hoe groter het risico dat de Minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen; dit in verband met de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid en de tijd die nodig is om een aanvulling te vragen en in te dienen. Indien niet om aanvulling wordt gevraagd zal de aanvraag worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend. Dit kan leiden tot een lagere rangschikking of zelfs afwijzing van de subsidieaanvraag. Het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.

4.10. De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Ook bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een officiële vertaling in het Nederlands of Engels. Additionele informatie / illustratieve documenten, CD-roms, USB-sticks, dvd’s of andere gegevensdragers van een organisatie worden niet meegenomen in de beoordeling van een aanvraag.

4.11. De behandeling van aanvragen wordt opgeschort als aannemelijk is dat de in het kader van Humanitaire hulp 2022–2026 beschikbare middelen zullen worden uitgeput op basis van de uitkomsten van de beoordeling van eerder ontvangen aanvragen, tot het tijdstip waarop zekerheid bestaat over de uitputting van het plafond.

4.12. Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt in het bijzonder gewezen.

13 Subsidie wordt geweigerd indien de aanvraag wordt ingediend na aanvang van de activiteiten. Bij ministeriële regeling kan worden bepaald dat in afwijking van de eerste volzin subsidie kan worden verstrekt voor nader omschreven activiteiten met een spoedeisend karakter.

Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen. Van deze bepaling zijn uitgezonderd activiteiten als bedoeld in artikel 3.7 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006.

14 Subsidie kan worden verleend voor activiteiten waarmee reeds een aanvang is gemaakt indien:

a. de activiteiten zo spoedeisend zijn dat van de aanvrager in redelijkheid niet gevergd kan worden dat deze zijn aanvraag voor aanvang daarvan had ingediend;

b. de aanvrager bij aanvang van de activiteiten de Minister daarvan in kennis heeft gesteld onder mededeling van het voornemen om een subsidieaanvraag in te dienen, en

c. de subsidieaanvraag binnen vier weken na aanvang van de activiteiten is ingediend.

4.13. Vragen naar aanleiding van dit besluit, onderliggende documenten of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail richten aan: DSH-BU@minbuza.nl, ovv Vraag Subsidie Humanitaire hulp 2022–2026. Vragen worden binnen vijf werkdagen schriftelijk per e-mail beantwoord en tevens (geanonimiseerd) gepubliceerd op www.rijksoverheid.nl.

15 https://www.rijksoverheid.nl/documenten

4.14. Een subsidieaanvraag dient in ieder geval de volgende informatie te bevatten:

a. Voorgestelde verdeling van de gevraagde subsidiemiddelen over de subsidiabele activiteiten: 1) (financiering van) humanitaire response en de verdeling hierin tussen acute en chronische crisisresponse en 2) financiering van versterking humanitair systeem;

b. Voorgestelde verdeling van de gevraagde subsidiemiddelen over de jaren waarvoor subsidie wordt aangevraagd, inclusief een reservering van middelen voor Q4 van elk van deze jaren;