Registratieproces

In dit hoofdstuk worden achtereenvolgens de algemene registratiebepalingen, het openen, het typeren, het registreren en het sluiten van een dbbc besproken.

Meer uitgebreide informatie over het hele proces (registreren-valideren-afleiden), voorbeelden, nadere toelichting en stroomschema’s staan vermeld in Bijlage 1: Toelichting op de nadere regel.

Algemene registratiebepalingen

• De registratie van de geleverde zorg in de administratie van de zorgaanbieder is volledig, juist en actueel.

• De hoofdbehandelaar is verantwoordelijk voor de vastlegging van de daadwerkelijk verleende zorg in door de NZa vastgestelde activiteiten en voor de juistheid van het hele dbbc-traject.

• Voordat er een dbbc geregistreerd kan worden moet er eerst een zorgtraject geopend worden. De registratie van het zorgtraject start op het moment dat een patiënt wordt geplaatst bij een zorgaanbieder. Het zorgtraject bestaat altijd uit één initiële dbbc en mogelijke vervolg-dbbc’s.

• Onder voorwaarden kunnen bij één zorgaanbieder maximaal drie zorgtrajecten per patiënt open staan. Dit kan als er sprake is van meerdere primaire diagnoses waarvoor gelijktijdig substantieel verschillende behandelingen moeten worden ingezet.

Openen

1. Het openen van een dbbc is een administratieve handeling. Iedereen kan onder verantwoordelijkheid van de hoofdbehandelaar een initiële dbbc en een vervolg-dbbc openen.

De openingsdatum van een initiële dbbc is gelijk aan de datum waarop de eerste directe of indirecte patiëntgebonden activiteit, uitgevoerd door een beroep waarvan de tijd afleidt naar een prestatie, plaatsvindt. Bij voortgezette behandeling is de openingsdatum van de vervolg-dbbc de dag na het afsluiten van de voorgaande dbbc. Voor een initiële dbbc met zorgtype fpt proefverlof en fpt voorwaardelijke beëindiging geldt in uitzondering op voorgaande dat de openingsdatum gelijk is aan de datum van de eerste verrichting fpt.

• Er moet een initiële dbbc geopend worden als:

een nieuwe patiënt wordt aangemeld bij de zorgaanbieder;

een bekende patiënt voor een andere primaire diagnose in zorg komt, ook als de strafrechtelijke titel gelijk blijft. Voor de toegestane parallelle zorgtrajecten zie 3.1.3 artikel 9;

van een bekende patiënt de strafrechtelijke titel verandert;

een bekende patiënt in zorg is in het kader van een voorgenomen indicatiestelling en een strafrechtelijke titel krijgt opgelegd.

Voor meer informatie zie het onderdeel 3.1.2.3 Wanneer een initiële dbbc openen in bijlage 1.

• Heropenen (initiële of vervolg-) dbbc

Als de patiënt binnen 35 dagen na het afsluiten van de dbbc terugkomt in zorg voor dezelfde diagnose, tenzij de doorlooptijd van de dbbc meer dan 365 dagen wordt, moet de voorafgaande dbbc heropend worden.

Als de patiënt terugkomt in zorg en een nieuw plaatsingsnummer krijgt, wordt de dbbc niet heropend, maar wordt een nieuwe dbbc geopend.

• Openen vervolg-dbbc

De hoofdbehandelaar opent een vervolg-dbbc als:

een (initiële of vervolg-)dbbc 365 dagen openstaat en de behandeling nog niet afgerond is;

een patiënt weer terug in zorg komt voor dezelfde diagnose binnen 365 dagen na afsluiting van de voorgaande dbbc. Echter, als een patiënt binnen 35 dagen terug komt met dezelfde diagnose móet, tenzij de doorlooptijd van de dbbc meer dan 365 dagen wordt, de voorgaande dbbc heropend worden.

als een zorgaanbieder de behandeling van een patiënt overneemt van een andere zorgaanbieder, nadat de eerstgenoemde zorgaanbieder een second opinion heeft uitgevoerd.

• Voor vervolg dbbc’s in verband met fpt geldt dat de voorgaande dbbc niet altijd 365 dagen open moet hebben gestaan:

Als een patiënt overgaat naar de fase proefverlof, moet de voorgaande dbbc gesloten worden en een vervolg-dbbc met het zorgtype ‘fpt proefverlof’ worden geopend.

Als de patiënt tijdens het proefverlof in een time-out vervalt, moet de dbbc met zorgtype ‘fpt proefverlof’ gesloten worden en een vervolg-dbbc met het zorgtype ‘tbs met proefverlof’ worden geopend.

Als een patiënt overgaat naar de fase voorwaardelijke beëindiging, wordt de voorgaande dbbc gesloten en een vervolg-dbbc met het zorgtype ‘fpt voorwaardelijke beëindiging’ geopend.

Als de patiënt tijdens de fase voorwaardelijke beëindiging in een time-out terugvalt, moet de dbbc met zorgtype ‘voorwaardelijke beëindiging’ gesloten worden en een vervolg-dbbc met het zorgtype ‘fpt voorwaardelijke beëindiging van de verpleging van overheidswege (art. 38 g Sr)’ geopend worden.

Zie voor meer informatie het onderdeel 3.1.2.3. Heropenen in bijlage 1.

Typeren

Het typeren van een dbbc bestaat uit het vastleggen van de volgende informatie:

de identificatiegegevens van de patiënt

het zorgtype

de aard en mate van gevaar

de aard van het delict

de (primaire) diagnose van de patiënt

1. Uitsluitend de hoofdbehandelaar mag typeren. De dbbc moet bij het sluiten volledig en juist getypeerd zijn.

Onderdeel I – Vastleggen identificatiegegevens van de patiënt

• De gegevens die de zorgaanbieder in ieder geval moet invullen staan vermeld in de minimale dataset. De volgende gegevens moeten in ieder geval vastgelegd worden

1 De identificatiegegevens zijn gebaseerd op de nadere regel ‘verplichte aanlevering minimale dataset forensische zorg’. Hierin staat opgenomen welke informatie gepseudonimiseerd moet worden.

:

identificatie zorgaanbieder (AGB-code)

identificatie zorgverzekeraar (UZOVI-code)

strafrechtsketennummer (skn)

burgerservicenummer

naam cliënt

adres cliënt

geboortedatum

geslacht

postcode

landcode

circuit

startdatum dbbc

einddatum dbbc

startdatum strafrechtelijke titel

einddatum strafrechtelijke titel

Onderdeel II – Vastleggen van het zorgtype

• De hoofdbehandelaar noteert het zorgtype dat het beste de aanleiding tot zorg beschrijft.

Zie het onderdeel 3.1.3.3 Vastleggen zorgtype in bijlage 1 en bijlage 2: Zorgtypen voor de wijze van vastleggen en een overzicht van alle zorgtypen.

• Als er sprake is van een maatregel volgens de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz) en deze wordt toegevoegd aan de strafrechtelijke titel, wijzigt hiermee niet het zorgtype. Als de strafrechtelijke titel afloopt terwijl de Bopz-maatregel blijft gelden, dan wordt de dbbc afgesloten en wordt een dbc volgens de GGZ-systematiek geopend.

Onderdeel III – Vastleggen van aard en mate van het gevaar

• Het gevaar dat de patiënt vormt moet in drie categorieën getypeerd worden:

acuut fysiek gevaar

vluchtgevaar

recidivegevaar

Zie onderdeel 3.1.3.5 Vastleggen aard en mate van gevaar in bijlage 1 voor nadere richtlijnen op dit punt.

Onderdeel IV – Vastleggen van de aard van het delict

• De classificatie van de aard van het delict gebeurt aan de hand van tien clusters die zijn benoemd in het BooG

2 Beslissingsondersteuning onderzoek Geestvermogens (BooG) ten behoeve van Forensisch Psychiatrisch Consulent, Ministerie van Justitie en Veiligheid.

-instrument. Het is mogelijk meer dan één aard delict te registreren.

Zie Bijlage 3: Vastleggen aard van delict voor een overzicht van de delict classificaties.

Onderdeel V – Classificeren en vastleggen van de diagnose van de patiënt

• De hoofdbehandelaar voert de diagnoseclassificatie uit volgens DSM-5. Ten behoeve van de registratie en bekostiging moet de DSM-5 diagnose vertaald worden naar een DSM-IV-TR diagnose.

De hoofdbehandelaar registreert de geclassificeerde DSM-5 diagnose en de diagnose van de patiënt volgens DSM-IV-TR. De diagnose moet geregistreerd worden op vijf assen.

Zie voor uitgebreide toelichting 3.1.3.7 Vastleggen diagnose van de patiënt in Bijlage 1.

Registreren van primaire diagnose

• Nadat de diagnose op alle assen is geregistreerd kan worden aangegeven wat de primaire diagnose is. De primaire diagnose is de belangrijkste reden voor behandeling. De primaire diagnose kan alleen uit een diagnose van As 1 of As 2 worden geselecteerd. Niet alle diagnoses op die assen kunnen gekozen worden als primaire diagnose:

code ‘799.9 Diagnose/aandoening uitgesteld’ kan niet de primaire diagnose zijn.