Een toelatingsvergunning wordt niet verleend, als aannemelijk is dat de instelling niet op de juiste wijze zal declareren of aannemelijk is dat niet voldaan zal worden aan de eisen van een transparante financiële bedrijfsvoering. De volgende vragen worden gesteld in verband met deze weigeringsgronden. Hierbij worden vragen gesteld om te bezien of uw instelling moet voldoen aan de eisen met betrekking tot het declareren (vraag 8a) en aan de eisen met betrekking tot de transparante financiële bedrijfsvoering (vraag 8f).

Vraag 8a

Verleent de instelling uitsluitend één of meer categorieën van de hierna te noemen zorg: – zorg, gefinancierd vanuit een persoonsgebonden budget op grond van de Wet langdurige zorg; – zorg, gesubsidieerd vanuit het Ministerie van VWS of het Zorginstituut; – zorg, verleend op grond van artikel 70a van de Zorgverzekeringswet (zijnde anonieme e-mental health en anonieme zorg aan bedreigde cliënten); – zorg, voor zover hiervoor geen tarief- en prestatieregulering van de Nederlandse Zorgautoriteit geldt. | □ Ja □ Nee

Uitleg: Als een instelling ook andere soorten zorg verleent, dan de zorgsoorten die bij vraag 8a worden genoemd, moet wel worden voldaan aan artikel 35 Wet marktordening gezondheidszorg (hierna: Wmg). Dat is bijvoorbeeld ook het geval als de instelling op grond van de Wet langdurige zorg naast zorg gefinancierd vanuit een persoonsgebonden budget, zorg in natura verleent.

Vraag 8b

U hoeft de vragen 8b tot en met 8e niet te beantwoorden als u ‘ja’ heeft geantwoord bij vraag 8a.

Is de instelling bekend met de tarief- en prestatieregulering van de Nederlandse Zorgautoriteit voor de zorg die u verleent? | □ Ja □ Nee

Uitleg: De tarieven en prestaties in de zorg zijn voor een belangrijk deel gereguleerd. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) stelt de tarieven en de bijbehorende prestatiebeschrijvingen vast die kunnen worden gedeclareerd. De NZa stelt niet voor alle soorten van zorg tarieven vast. De NZa stelt tarieven en prestatiebeschrijvingen vast voor zorg die wordt vergoed uit de Zorgverzekeringswet of Wet langdurige zorg, en delen van het aanvullend pakket. Of er tarieven van toepassing zijn op de zorg die de instelling (doet) verlenen, en zo ja welke, is te vinden op de website van de NZa: www.nza.nl.

Vraag 8c

Beschikt de instelling bij de zorgverlening over een administratie waarin de patiëntgegevens en de aan de patiënt geleverde zorg worden vastgelegd? | □ Ja □ Nee

Uitleg: Om juist, tijdig en volledig te kunnen declareren is het noodzakelijk om een administratie te voeren waarin is vastgelegd welke en hoeveel zorg aan welke patiënt is geleverd en wanneer die zorg is geleverd.

Vraag 8d

Wordt door de instelling software gebruikt voor het indienen van declaraties? | □ Ja □ Nee

Uitleg: Er zijn meerdere softwarepakketten beschikbaar die kunnen ondersteunen bij het indienen van declaraties. Leidend is dat de software het registratie- en declaratieproces ondersteunt op een wijze waardoor onder meer de ingediende declaraties te allen tijde zijn te herleiden naar patiënt en geleverde prestatie(s). Software ondersteunt deze controles. Of en welke software wordt gebruikt is een keuze van de instelling.

Vraag 8e

Beschikt de instelling over interne controles om ervoor te zorgen dat risico’s op onrechtmatig declareren worden beheerst? | □ Ja □ Nee

Uitleg: Interne controles dragen bij aan een ordentelijke, beheersbare en rechtmatige bedrijfsvoering. Bij interne controles gaat het er om dat de instelling intern duidelijke afspraken heeft over de wijze waarop declaraties worden gecontroleerd en wie daarbij welke verantwoordelijkheid heeft. Interne controles kunnen op verschillende manieren worden vormgegeven. Bijvoorbeeld door middel van het instellen van een onafhankelijke auditfunctionaris of interne controleafdeling.

Vraag 8f

Verleent de instelling, één of meer categorieën van de volgende zorg / diensten: – zorg of dienst die wordt vergoed uit de Zorgverzekeringswet (inclusief pgb gefinancierde zorg); – zorg of dienst die behoort tot het verzekerde pakket van de Wet langdurige zorg (inclusief pgb gefinancierde zorg); – zorg of dienst die wordt gesubsidieerd vanuit het Ministerie van VWS | □ Ja □ Nee

Uitleg: Als een instelling zorg verleent als opgesomd in vraag 8f, dan moet de instelling voldoen aan artikel 40a Wmg. Ook de zorg die wordt gefinancierd uit een persoonsgebonden budget (pgb) valt onder artikel 40a Wmg.

U hoeft de vragen 8g tot en met 8i niet te beantwoorden als u ‘nee’ heeft geantwoord bij vraag 8f.

Vraag 8g

Beschikt de instelling over een schriftelijke regeling waarin een eenduidige verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de financiële bedrijfsvoering is opgenomen die aansluit op de dagelijkse praktijk van deze instelling? | □ Ja □ Nee

Uitleg: De instelling dient op grond van artikel 40a, eerste lid, Wmg schriftelijk vast te leggen wie verantwoordelijk is voor welk deel van de financiële bedrijfsvoering. Iedereen die enige bevoegdheid, taak of verantwoordelijkheid heeft op het gebied van de financiële bedrijfsvoering, moet zijn vermeld.

Vraag 8h

Als de instelling andere beroeps- of bedrijfsmatige activiteiten heeft, onderscheidt de instelling deze dan in de financiële administratie van de zorgverlening? | □ Ja □ Nee

Uitleg: Bij andere beroeps- of bedrijfsmatige activiteiten valt te denken aan een tandarts die ook producten voor mondverzorging verkoopt of een zorgboerderij met agrarische activiteiten naast de zorgverlening. Bij de instelling moeten ingevolge artikel 40a, tweede lid, Wmg in financiële zin de activiteiten op het gebied van zorgverlening worden onderscheiden van andere beroeps- of bedrijfsmatige activiteiten. Met onderscheiden wordt bedoeld dat u in uw administratie helder kunt aantonen welke opbrengsten en ontvangsten te relateren zijn aan welke activiteit. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld een gescheiden administratie aan te houden, of door in één administratie specifiek aan te geven of opbrengsten en ontvangsten een zorgactiviteit betreffen.

Vraag 8i

Zijn de ontvangsten, betalingen en de aangetrokken financiële derivaten in de financiële administratie van de instelling, traceerbaar naar bron en bestemming en is duidelijk wie op welk moment welke verplichtingen voor of namens de instelling, is aangegaan? | □ Ja □ Nee

Uitleg: De administratie van een instelling moet ingevolge artikel 40a, vierde lid, Wmg zodanig zijn ingericht dat ontvangsten en betalingen duidelijk traceerbaar zijn, dat wil zeggen dat ontvangsten en betalingen in de financiële administratie zijn te herleiden naar bron en bestemming, op inzichtelijk wijze is af te leiden wie op welk moment welke verplichting is aangegaan voor de instelling en dat de administratie zo is ingericht dat dit ook controleerbaar en toetsbaar is. Zo dient inzichtelijk te zijn wat de zorgaanbieder heeft gedeclareerd aan zorg en wat de zorgaanbieder aan vergoedingen heeft ontvangen. Ook dienen bijvoorbeeld de zorgprestaties te zijn opgenomen in de administratie en dienen die te herleiden zijn naar de gedeclareerde tarieven.