De instandhoudingssubsidie kan worden aangevraagd wanneer het voortbestaan van de GWI bedreigd is door het uitblijven van subsidie in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016".

De NWO-subsidie die aangevraagd kan worden bedraagt maximaal € 400.000. De middelen moeten worden ingezet voor het einde van het eerste kwartaal 2023. Subsidiëring van aanvragen geschiedt op voorwaarde van medefinanciering door het betrokken consortium of hun eventuele (externe) private of publieke partners. Er kunnen meerdere private en publieke partners bij een aanvraag betrokken zijn. De bijdragen van de verschillende partners mogen bij elkaar opgeteld worden. Er zijn geen vooraf ingestelde regels met betrekking tot welk type en welk deel van de medefinanciering iedere partner moet inbrengen, zolang de totale medefinanciering voldoet aan de onderstaande voorwaarden.

De medefinanciering kan zowel in-cash als in-kind zijn en moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

○ De medefinanciering dient ten minste 50% van het totale budget te dekken. Het totale budget wordt gevormd door de medefinanciering en de NWO-bijdrage samen.

○ De medefinanciering wordt onderbouwd door een intentieverklaring van de aanvragende instelling, mede namens eventuele andere betrokken instellingen. Deze verklaring dient expliciet de overeengekomen financiële of gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdrage te vermelden. De in de brief vermelde bedragen moeten overeenkomen met de bedragen in de budgetsheet van de aanvraag. Een formele garantstelling is onderdeel van de startvoorwaarden en moet binnen 3 maanden na toekenning worden afgegeven.

Subsidiabele kosten

Enkel kosten die essentieel zijn voor het oplossen van een acute bedreiging voor het voortbestaan van de GWI kunnen aangevraagd worden, mits grondig onderbouwd in het voorstel. Subsidiabele kosten zijn materiële kosten, personele kosten, kleine investeringen, ICT kosten, en lidmaatschapskosten. Indien onvoldoende gespecificeerd kan de gevraagde subsidie naar beneden worden bijgesteld.

Materiële kosten

Materiele kosten zijn kosten met betrekking tot verbruiksgoederen, materialen, kleine instrumenten en andere middelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Hieronder worden mede begrepen (internationale) reis- en verblijfskosten; kosten voor kennisoverdracht, kennisvalorisatie, internationalisering; kosten voor gebruik van reeds bestaande infrastructuur, datacollecties, tools en apparatuur; werk door derden; onderhoudskosten.

Personele kosten

Indien subsidie voor personeelskosten wordt aangevraagd, of indien personeelskosten als medefinancieringsbijdrage worden opgevoerd, dient men te onderbouwen waarom deze personeelskosten noodzakelijk zijn voor de instandhouding van de infrastructuur. Enkel personeelskosten voor medewerkers die essentieel zijn voor de bouw en exploitatie van de infrastructuur zijn subsidiabel. Kosten voor de uitvoering van onderzoek zijn dus niet ontvankelijk. De aanvrager dient in de begroting een gedetailleerde beschrijving op te nemen van de afzonderlijke taken en kosten. De hoogte en specificatie van personeelskosten moeten in overeenstemming zijn met de normen die hiervoor zijn vastgelegd in het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek van NWO en VSNU.

Het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek is raadpleegbaar via www.nwo.nl/contractvsnu.Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel is/wordt aangesteld:

○ Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform de op het moment van subsidieverlening geldende VSNU-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).

○ Voor universitair medisch centra worden salariskosten gefinancierd conform de op het moment van subsidieverlening geldende NFU-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).

○ Voor personeel van hogescholen en andere instellingen worden salariskosten gefinancierd op basis van de cao inschaling van de betreffende medewerker, gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven 2017.

○ Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren op de BES- eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland. https://www.rijksdienstcn.com/werken-bij-rijksdienst-caribisch-nederland/arbeidsvoorwaarden.

N.B. De uitzondering op de maximumtarieven van het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek zoals toegepast in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016" is niet van toepassing op deze subsidie.

Investeringen

Investeringen zijn alle middelen die worden ingezet voor de uitvoering van het plan van aanpak die na afloop van het werk economische waarde hebben c.q. kunnen worden hergebruikt. Dat wil zeggen apparatuur, software met restwaarde, infrastructuur, etc. Indien de aard van de GWI maakt dat het onderscheid van de GWI en de huisvesting moeilijk te bepalen is (bijvoorbeeld in het geval van een kas of een cleanroom) moet vooraf goedkeuring worden gevraagd om NWO-middelen in te zetten voor specifieke onderdelen van de huisvesting van de GWI.

ICT kosten

Onder informatie (en communicatie) technologie (ICT)-kosten wordt verstaan de kosten voor de realisatie en gebruik van benodigde ICT-infrastructuur, voor zover deze bovenop de reeds regulier beschikbare ICT-infrastructuur komt die de betrokken instellingen bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, zoals SURF. Er wordt verwacht dat waar van toepassing de benodigde ICT-infrastructuur wordt afgestemd en/of geharmoniseerd met SURF.

Onder ICT-kosten wordt mede begrepen specifieke analysesoftware (de aanschaf of ontwikkeling daarvan), rekentijd, opslagcapaciteit, en kosten voor repositories en datastewardship voor langdurige opslag van data conform de FAIR principes.

ICT-gerelateerde personeelskosten kunnen onder de personeelskosten in de begroting worden opgenomen.

Lidmaatschapskosten

Lidmaatschapskosten omvatten de lidmaatschapsbijdragen van Nederland aan een internationale onderzoeksfaciliteit of een internationaal project indien die van belang zijn voor de ontwikkeling, aanschaf/bouw of exploitatie van de beoogde GWI.

Niet-subsidiabele kosten

De volgende kosten zijn niet subsidiabel:

− kosten die worden gemaakt of waarvoor verplichtingen worden aangegaan voor een periode voorbij de duur van het plan van aanpak;

− kosten die eerder zijn gesubsidieerd of op een andere manier zijn bekostigd uit universitaire en/of openbare middelen;

− kosten voor reguliere huisvesting en huisvestingslasten;

− verzekeringskosten;

− kosten voor regulier beschikbare ICT-infrastructuur die de betrokken instellingen bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, bijvoorbeeld via SURF;

− kosten voor onderzoek dat met de GWI wordt uitgevoerd.

− ndien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere instellingen, die niet subsidiabel zijn op grond van de brochure, dan dragen deze niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten.

In-kind bijdragen

In-kind bijdragen zijn rechtstreeks aan het plan van aanpak toe te rekenen en door partijen die onderdeel zijn van het aanvragende GWI consortium of hun eventuele (externe) private of publieke partners gemaakte kosten. In-kind bijdragen zijn essentieel voor het plan en moeten opgenomen zijn in de door NWO goedgekeurde begroting van de kosten van de aanvraag waarin de private dan wel (semi-) publieke partij participeert.

In te brengen in-kind bijdragen zijn loonkosten, materiele kosten, gebruik van apparatuur en machines en dienstverlening. NB op in-kind bijdragen zijn dezelfde regels van toepassing als op die voor subsidiabele kosten. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat kosten voor onderzoekspersoneel niet kunnen worden opgevoerd. De regels voor niet-subsidiabele kosten zijn ook van toepassing op de medefinanciering.

Loonkosten