8.4 — Bijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs
Bijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware
Scanner:
Voor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH : MPC5503
Specificaties voor het scangedeelte:
Als software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705
Vanaf maart 2020:
SCANNER IM C5500
Scansnelheid: ARDF 80 afb. per minuut (200/300 dpi)
Scansnelheid: SPDF 120 afb. per minuut (enkelzijdig)/240 afb. per minuut (dubbelzijdig)
Resolutie: maximum 1200 dpi
Bestandsindelingen Enkele pagina TIFF, Enkele pagina JPEG, Enkele pagina hoge compressie PDF, Enkele pagina PDF-A, Meerdere pagina's TIFF, Meerdere pagina's PDF, Meerdere pagina's hoge compressie PDF, Meerdere pagina's PDF-A
Scanmodi E-mail, Map, USB, SD-kaart
Scanmodule
De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden herkend.
Virtual Rescan module (VRS)
Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.
Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten op de scan. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.
Recognition module
De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.
De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de ‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.
Validatiemodule
De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren en voor de “uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.
PDF generator
De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.
Release module
De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat, samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.
De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture, een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:
• Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;
• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit wordt bepaald door E-Doc;
• Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.
Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten, in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:
• Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;
• Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;
• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit wordt bepaald door E-Doc.
Compressie
De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.
De volgende instellingen worden gehanteerd:
• Er wordt geen gebruik gemaakt van een JPEG-compressie in de scandriver.
• Bij de omzetting naar PDF/A-1-b wordt een JPEG-compressie van 75 toegepast.
Technische metadata
Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF bestand.
Ministerie OC&W | CDHO
Kofax 9.0 3-10-2011 tot heden | RICOH Scan en Fax Manager Vanaf 13-2-2020
Bestandsinformatie
Directory | √ | Zelf in te geven
Filesize | √ | V
File Modify Date | √ | V
File Permissions | √ | n.v.t.
File Type | √ | V
MIME Type | √ | V
PDF informatie
PDF Version | √ | v
Linearized | √ | ??
Title | √ | Zelf in te geven
Author | √ | Zelf in te geven
Create Date | √ | V
Modify Date | √ | V
Page Count | √ | V
Tagged PDF | √ | X
XMP informatie
Format | √ | Indien gewenst
Title | √ | Indien gewenst
Creator | √ | Indien gewenst
Create Date | √ | Idem aan pdf create date
Modify Date | √ | n.v.t.
DocumentID | √ | Indien gewenst
Part | √ | X
Conformance | √ | X
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 03-03-2020
- BWB-id
- BWBR0043232
- Versie
- 2020-03-03_0