wetzoeker

4 — Inrichting van het vervangingsproces (scannen) Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs

Inrichting van het vervangingsproces (scannen)

Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

De vervanging heeft bij de CDHO de volgende kenmerken:

• De papieren post die de CDHO van overheidsinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens ter behandeling aan de organisatie aangeboden.

• De post die de CDHO op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. ‘natte handtekening’), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.

• Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.

De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van de CDHO, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal plaats.

De CDHO hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:

• Papieren documenten worden gescand naar PDF-1A;

• Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;

• De materiële staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt gecontroleerd;

• Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
03-03-2020
BWB-id
BWBR0043232
Versie
2020-03-03_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl