wetzoeker

2.3 — Documenten waarop vervanging niet van toepassing is Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs

Documenten waarop vervanging niet van toepassing is

Vervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

• Nieuwsbrieven

• Tijdschriften

• Reclamefolders

• Vrijblijvende offertes

• Boekwerken

• Antwoordkaartjes

Het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden CDHO is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op de personeelsleden die in dienst zijn bij de NVAO ten behoeve van de CDHO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het PI-systeem van de NVAO.

Verder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd en geregistreerd in Watson. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

• die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.

Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;

• die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit de CDHO zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.

De elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald welke documenten uitgezonderd worden van vervanging (bijlage 1).

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
03-03-2020
BWB-id
BWBR0043232
Versie
2020-03-03_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl