7 — Change Management Procedure Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
Change Management Procedure
Het doel van de Change Management Procedure is de regie te voeren en te houden op de wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces van documenten en de digitale beheeromgeving.
De Change Management Procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van de zorgdrager niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
De procedure stelt de Change Functionaris in staat om regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de resultaten van de procedures.
Voorstellen voor wijzigingen van de in het handboek vastgelegde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de Change Functionaris. Hij toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De Change Functionaris laat hiertoe een impact analyse uitvoeren en is ervoor verantwoordelijk dat deze wordt gedocumenteerd.
Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de documenten worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris die hierbij overleg pleegt met de Directeur afdeling Nederland. Hierbij gelden de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. De Erfgoedinspectie is in dit kader in ieder geval betrokken bij alle wijzigingen t.a.v. de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning, documentmanagement en archivering. De Erfgoedinspectie beslist in voorkomende gevallen of de (voorgenomen) wijziging een nieuw Vervangingsbesluit noodzakelijk maakt.
De Directeur afdeling Nederland is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures, die zoals aangegeven, een ondergrens zijn.
Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen leiden tot een wijziging van procedures en werkwijzen. Deze hebben mogelijk betrekking op de vervanging van documenten en afspraken zoals vastgelegd in dit handboek. Bij wijzigingen van majeure aard, wordt daarom direct actie ondernomen ter beoordeling of deze effect hebben op het vervangingsproces en de in dit handboek beschreven werkwijze. Voorbeelden van majeure wijzigingen zijn:
• Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag. (Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname van dezelfde verantwoordelijkheden valt binnen de change management routine.)
• Migratie naar een ander softwareplatform. (Updating, upgrading en uitbreiding van het bestaande software systeem valt binnen de change management routine.)
• Migratie naar een ander hardwareplatform voor zover dat gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten.
• Conversie naar een ander bestandsformaat. (Een nieuwere pdf-versie kan wel binnen de change management procedure worden opgelost, een geheel ander formaat als odf, xps enz. niet.)
Bij majeure wijzigingen neemt de Change Functionaris in overleg met de Directeur afdeling Nederland de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de Erfgoedinspectie bepaalt of er vervolgens een nieuw besluit moet worden genomen.
Kleine wijzigingen op het Handboek Vervanging, die geen betrekking hebben op de feitelijke manier van vervangen van archiefbescheiden, de hardware of de software, worden zonder verdergaande besluitvormingsprocedure in het handboek doorgevoerd.
Voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan dit handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan dit handboek toegevoegd na accordering door de Change Functionaris.
De Erfgoedinspectie en eventuele andere auditors kunnen op basis van de documentatie beoordelen of de NVAO ook na de changes voldoet aan wet- en regelgeving en het normenkader dat de organisatie zelf hanteert.
De Change Management Procedure is toegevoegd als bijlage 8 bij dit handboek.
- Regeling
- Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 14-02-2020
- BWB-id
- BWBR0043168
- Versie
- 2020-02-14_0