Regie voeren op wijzigingen

Scope - Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Functionaris of een daartoe aangewezen medewerker. Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:

• Opleiding op het gebied van Management, Advisering of Bedrijfskunde op minimaal Hbo-niveau

• Minimaal drie jaar ervaring op het gebied van Management, Advisering of Bedrijfskunde indien iemand niet beschikt over één van de hierboven genoemde opleidingen

• Interne training onder supervisie van een Change Manager die beschikt over de gevraagde opleiding en/of kwalificatie

Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

PROCEDURE

De Change Functionaris toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impact analyse opstellen en zorgt er voor dat deze wordt gedocumenteerd.

Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris. Hij/zij is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de fysieke omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.

Voorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting worden door middel van een vertrouwde omgeving en procedure getest en geïmplementeerd.

Bij een organisatorische of technische wijziging zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Stap | Actor | Activiteit | Toelichting | Criteria en Normen

01 | DIV-coördinator | Melden van wijzigingen aan de Change Functionaris die kunnen leiden tot verandering in procedures | Betreft wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving die afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid | Maatregel mag geen negatieve invloed hebben op het resultaat van het totaal van de procedures

02 | Change Functionaris | Uit laten voeren van een impact analyse | Een organisatorische wijziging die van invloed is op de bewaarstrategie, het wijzigingenbeleid en/of de mensen in de organisatie. Een technische wijziging die van invloed is op de gebruikte hard- en /of software. | De analyse wordt gedaan aan de hand van de toetsing aan het bestaande beleid en de wet- en regelgeving. De technische wijziging moet inclusief testrapport en gebruikerstest zijn.

03 | Change Functionaris | Beoordelen van organisatorische / technische wijziging | Wijzigingen die mogelijk een afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris | De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impact analyse

04 | Directeur afdeling Nederland Management team | Goed- of afkeuren van organisatorische / technische wijzigingen | Verdergaande wijzigingen in de organisatie / techniek worden door de directeur afd. Nederland geaccordeerd en naar diens inzicht door Management Team | De beoordeling wordt gedaan aan de hand van het advies van de Change Functionaris

05 | Change Functionaris | Wijzigen van de procedure | | Uitsluitend wanneer de maatregel akkoord is bevonden

06 | Directeur afd. Nederland Management team | Vaststellen van de gewijzigde procedure Naar inzicht ook door rest Management Team | | Op basis van het wijzigingsvoorstel van de Change Functionaris

07 | Change Functionaris | De gewijzigde procedure wordt toegevoegd aan de bestaande procedures | Als opeenvolgende versie | De wijzigingen worden bijgehouden in een wijzigingen-log.

KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

Criterium | Norm

01 | Wijzigingen in de procedures worden kwalitatief beoordeeld, beschreven en opgeslagen. | Wijzigingen worden gedetailleerd beschreven en inclusief testrapporten, gebruikerstesten en beoordeling opgeslagen in SWIT of de RMA.

02 | Wijzigingen in de procedures worden bijgehouden | De wijzigingen worden in SWIT of de RMA bijgehouden met behulp van versiebeheer of logfile

03 | De wijzigingen hebben geen negatieve invloed op het resultaat van het totaal van de procedures | De maatregelen worden getoetst aan de hand van het interne (kwaliteits-)normenkader

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

Resultaat

01 | De NVAO hanteert een beschreven proces voor organisatorische wijzigingen en/of wijzigingen in de hard- of software en technische infrastructuur.

02 | Er is versiebeheer of er wordt een change-log van de wijzigingen bijgehouden

03 | Voor het uitvoeren van wijzigingen is een procedure vastgesteld en deze wordt toegepast.

04 | De NVAO beschikt over een overzicht van alle wijzigingen in werkwijzen, procedures, soft- en hardware waarbij is vastgelegd wat de mogelijke invloed is van de wijzigingen op de te bewaren documenten.

05 | De NVAO beschikt over een OTAP-omgeving of een vergelijkbare testomgeving met bijbehorende procedures om de gevolgen van wijzigingen in de technische infrastructuur, hard- en software te testen

06 | Op basis van de goedgekeurde organisatorische/technische wijzigingen wordt, voor zover nodig, het interne (kwaliteits-)normenkader bijgewerkt.

07 | Op basis van de goedgekeurde wijzigingen wordt het Handboek Vervanging bijgewerkt

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Risico | Maatregel

01 | De betrokken medewerkers zijn niet geïnformeerd over wijzigingen | Informatie en eventuele aanvullende instructies over gewijzigde procedures wordt tijdig en compleet gecommuniceerd onder de betrokken medewerkers.

02 | Uitgevoerde wijzigingen worden niet goed vastgelegd | Uitgevoerde wijzigingen worden uitgebreid gedocumenteerd en opgeslagen in SWIT of de RMA.

03 | Vastgestelde procedures ten aanzien van wijzigingen worden niet (goed) toegepast. | Er vindt regelmatig controle plaats op basis van het interne (kwaliteits) normenkader.