Bijlage 7 — Procedure Vernietiging Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
Procedure Vernietiging
Vernietigen van vervangen poststukken
Scope – Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van papieren (fysieke) poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen van de NVAO. Deze procedure heeft betrekking op alle poststukken die succesvol zijn vervangen door digitalisering (zie voor de selectiecriteria de procedure Postverwerking). De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren en worden na 3 maanden vernietigd.
Betrokken functionarissen – Werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden door de medewerker DIV uitgevoerd. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld waarop de betreffende medewerker moet zijn ingewerkt.
Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO
PROCEDURE
Nadat de te vervangen papieren documenten zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en als de documenten zijn opgenomen in SWIT of de RMA worden de oorspronkelijke papieren documenten na een periode van drie maanden na digitalisering vernietigd. Deze termijn wordt gehanteerd voor het geval dat een archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor de NVAO en dat het origineel doorgestuurd moet worden (doorzendplicht). Gedurende die periode worden het digitale document als equivalent van het origineel op een speciale (nader te bepalen) plaats opgeslagen.
De Directeur afdeling Nederland is verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van de vervangen fysieke documenten binnen de NVAO.
In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:
Stap | Actor | Activiteit | Toelichting | Criteria en Normen
01 | Registrator | Draagt de digitaal vervangen documenten over aan de medewerker archief | Na drie maanden | Alleen digitaal vervangen documenten worden naar het archief gebracht
02 | Medewerker archief | Opslaan in dagdozen op de afdeling in een afgesloten kast | Medewerker archief plaatst de digitaal vervangen documenten in de aangewezen kast | De documenten worden in één van de daarvoor aangewezen opslagruimten geplaatst.
03 | Medewerker archief | Opstellen lijst met aantallen te vernietigen fysieke stukken | Elk kwartaal | Per kwartaal lijst opstellen met vermelding van de aantallen documenten
04 | Medewerker archief | Opslaan vernietigingsoverzicht in SWIT of de RMA | Het overzicht wordt opgeslagen
05 | Medewerker archief | Als vervangen archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor de NVAO en teruggestuurd of doorgestuurd moet worden: Digitaal vervangen document uit archief halen Aantekening in SWIT of de RMA plaatsen Fysiek document aanbieden ter doorsturing | Document dat doorgestuurd moet worden uit archief halen, aantekening in SWIT of de RMA plaatsen; digitaal archiefstuk op vernietigingslijst plaatsen | Vervangen documenten die blijken niet bestemd te zijn voor de NVAO en waarvan het originele papieren document moet worden doorgestuurd (of teruggestuurd)
06 | Medewerker archief | Nalopen te vernietigen fysieke stukken en vergelijken met vernietigingsoverzicht | | Aantallen uit vernietigingsoverzicht en dagdozen corresponderen met elkaar
07 | Medewerker archief | Fysieke stukken in afgesloten papiercontainer deponeren | | De te vernietigen stukken worden daadwerkelijk vernietigd en zijn niet meer toegankelijk
KWALITEITSCRITERIA
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
Criterium | Norm
01 | Selecteren documenten voor permanente bewaring (vrijwaren voor vernietiging) | Alleen documenten met cultuurhistorische waarde en een afwijkende verschijningsvorm worden uitgezonderd van vernietiging
02 | Uitvoering daadwerkelijke vernietiging | De fysieke stukken zijn niet meer toegankelijk en zijn niet meer te reconstrueren
RESULTAAT
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
Resultaat
01 | Alle digitaal vervangen documenten worden na een periode van 3 maanden na digitalisering vernietigd.
02 | De eventuele cultuurhistorische waarde van (papieren) documenten wordt door een deskundige medewerker beoordeeld. Hierdoor is het behoud van cultureel erfgoed geborgd.
RISICO’S
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
Risico | Maatregel
01 | Niet alle voor vernietiging in aanmerking komende documenten worden daadwerkelijk vernietigd. | Het vernietigingsoverzicht en de aantallen te vernietigen stukken moeten met elkaar in overeenstemming zijn.
- Regeling
- Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 14-02-2020
- BWB-id
- BWBR0043168
- Versie
- 2020-02-14_0