Bijlage 6 — Procedure Opname Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
Procedure Opname
Plaatsen van digitale poststukken in SWIT of de RMA
Scope – Deze procedure is opgesteld voor het opnemen van digitale poststukken in SIT of de RMA ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking].
Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.
Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.
PROCEDURE
De overgang van de scanomgeving naar SWIT of de RMA is softwarematig als volgt geregeld:
Na het uitvoeren van de scanactiviteit wordt de scan met de daarbij behorende metadata (hierna te noemen: het bestand) als PDF/A opgeslagen.
Indien nieuwe aanvragen over een vaste lay-out beschikken, worden ook de typen aanvragen herkend. Tijdens de validatie kan er gecontroleerd worden of de gegevens juist zijn herkend en kunnen deze eventueel worden aangepast. Na de validatie van de gescande documenten vindt de verdere afhandeling plaats in SWIT of de RMA.
Na afwikkeling van de overdracht van de scans vindt er een additionele controle plaats door de registrator. Bij deze kwaliteitscontrole wordt er gecontroleerd of de poststukken met alle registratiegegevens correct zijn ingevoerd; betrokkene, afzender, behandelaar, werkproces en dossier. Als dit correct is wordt het digitale origineel doorgestuurd naar de behandelaar voor de volgende stap in het proces. Als het niet correct is wordt het aangepast en alsnog naar de behandelaar doorgestuurd.
In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:
Stap | Actor | Activiteit | Toelichting | Criteria en Normen
01 | Scanspecialist | Batch inlezen in Image Capture
02 | Scanspecialist | Batch controleren in Image Capture | | Gekoppelde registratie moet overeenkomen met scan.
03 | Scanspecialist | Correcte documenten uit batch verwijderen
04 | Scanspecialist | Incorrecte documenten verwijderen en opnieuw scannen volgens scan procedure.
05 | Registrator | Controle in SWIT of de RMA | Controle van de kwaliteit en de volledigheid van de scan | Controle op de leesbaarheid van de scans, de volledigheid van de vervangen documenten en de ‘natuurgetrouwe weergave’ van het origineel.
KWALITEITSCRITERIA
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
Criterium | Norm
01 | Dossiers, documenten en hun metadata zijn opgeslagen in een gecontroleerde omgeving. | De vastgestelde technische specificaties; het NVAO-autorisatieschema en de genomen beveiligingsmaatregelen
02 | De wijzigingen in metadata van de documenten worden bijgehouden en opgeslagen. | SWIT of de RMA heeft de beschikking over een audittrail
RESULTAAT
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
Resultaat
01 | Scans en registratiegegevens zijn correct en onlosmakelijk met elkaar verbonden
02 | De gescande documenten kunnen na het opslaan niet gewijzigd worden. De documenten kunnen wel in andere dossiers geplaatst worden
03 | De bijbehorende registratiegegevens kunnen ten dele gewijzigd worden.
04 | Records zijn opgeslagen in SWIT of de RMA
RISICO’S
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
Risico | Maatregel
01 | Records kunnen gewijzigd worden. | Autorisatieschema vaststellen. Beveiligingsmaatregelen [spec] toepassen
02 | Records en metadata zijn niet onlosmakelijk aan elkaar verbonden. | Alleen systemen toestaan die records en metadata onlosmakelijk opslaan.
03 | Stukken kunnen verwijderd worden. | Audittrail moet blijven bestaan, ook als document en bijbehorende metadata verwijderd worden
04 | Stukken kunnen verplaatst worden. | Audittrail moet blijven bestaan, ook als document en bijbehorende metadata verplaatst worden
- Regeling
- Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 14-02-2020
- BWB-id
- BWBR0043168
- Versie
- 2020-02-14_0