Scannen van poststukken

Scope – Deze procedure is opgesteld voor het scannen van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken. (zie proces Postverwerking)

Archiefbescheiden die gedigitaliseerd moeten worden behorende bij interne berichten of uitgaande berichten, doorlopen ook het scanproces. De bescheiden zijn digital born, worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een ‘natte’ handtekening of paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object.

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie inclusief kwaliteitscriteria vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.

Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

PROCEDURE

Scannen met stand-alone scanner

Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 11.

De scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is.

De scanspecialist krijgt de voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken aangeleverd van de registrator die de poststukken heeft geregistreerd.

De scanspecialist bereidt de te vervangen poststukken voor om te scannen.

De poststukken worden alle in kleur gescand.

Het scannen zelf gebeurt op basis van voorgedefinieerde profielen zoals die binnen het scanprogramma zijn aangemaakt.

De scanspecialist bepaalt het betreffende scanprofiel en scant de poststukken volgens de werkinstructie.

Scannen van afwijkende formaten

Poststukken/bijlagen van het formaat groter dan A3 komen in de praktijk niet voor. Indien dit toch mocht gebeuren dan worden poststukken met een lengte tot 3.048 mm via Procedure Scannen gescand. Poststukken die breder dan A3 zijn of langer dan 3.048 mm worden analoog doorgestuurd of, in overleg met de behandelaar, extern gescand.

Scancontrole

Binnen het scanproces zijn er 2 controlemomenten opgenomen waar de scan gecontroleerd wordt op kwaliteit, volledigheid en juistheid.

1. Controle tijdens scannen in ‘Capture’ (rol: Scanspecialist)

Bij de controle in ‘Capture’ wordt er gecontroleerd of de documenten volledig zijn gescand of de scan geen informatiewaarde heeft verloren en dat alles correct is geroteerd.

2. Controle in SWIT of de RMA (rol: scanspecialist)

Na overdracht vanuit ‘Capture’ wordt er in SWIT of de RMA gecontroleerd of het document correct is ingelezen en zichtbaar is.

De te vervangen fysieke poststukken worden door de medewerker DIV tijdelijk op numerieke volgorde opgeslagen totdat zij kunnen worden vernietigd. (zie procedure vernietiging)

Centraal of decentraal scannen

Het scanproces is centraal georganiseerd.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

Stap | Actor | Activiteit | Toelichting | Criteria en Normen

01 | Scanspecialist | Sorteren van de te vervangen poststukken | Afhankelijk van het te hanteren scanprofiel en formaat worden de te vervangen poststukken in batches gesorteerd. | Poststukken van het formaat breder dan A3 of langer dan 3.048 mm kunnen niet met de beschikbare hardware gescand worden en worden daarom als origineel naar de afdeling doorgestuurd of, na overleg, extern gescand.

02 | Scanspecialist | Keuze scanprofiel | Scanspecialist kiest standaard voor scannen in kleur. | Scanresolutie is van voldoende kwaliteit: – in kleur, 300 dpi met bitdiepte 24. Scan formaat: TIF 24b color Scan formaat: TIF binary G4

03 | Scanspecialist | Scannen | Scannen van de verschillende batches te vervangen poststukken

04 | Scanspecialist | Controle tijdens het scannen in ‘Capture’ | Scanspecialist controleert per batch het aantal gescande documenten, en de kwaliteit van de scan versus het origineel. | Scankwaliteit: volledige weergave van de gegevens, niet scheef, leesbaar, kleur, resolutie

05 | Scanspecialist | Controle in SWIT of de RMA | De scansoftware slaat de digitale bestanden op een tijdelijke locatie op. | Correct opgeslagen: poststuk + registratiegegevens

06 | Medewerker DIV | Tijdelijke opslag vervangen fysieke documenten. | De vervangen fysieke poststukken worden tijdelijk op numerieke volgorde opgeslagen totdat zij kunnen worden vernietigd. | Te vervangen fysieke documenten worden per kwartaal vernietigd (zie procedure vernietiging)

MINIMALE KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

Criterium | Norm

01 | Scanresolutie is van voldoende kwaliteit | Context van het originele poststuk wordt correct weergegeven

02 | Informatiewaarde van documenten | Documenten mogen door scanning niet aan informatiewaarde verliezen. Informatiewaarde betekent: verlies aan informatie door niet leesbaarheid van leestekens en tabellen of het verlies van de betekenis van tabellen of legenda.

03 | Aantal pagina’s correct gescand? | De scanspecialist controleert na scanning het aantal gescande pagina’s.

04 | Recht scannen. | De programmatuur zorgt ervoor dat het document recht gescand wordt. Een scheef gescand document wordt opnieuw gescand.

05 | Het scanformaat is gebaseerd op open standaarden. | Ten aanzien van het bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van zogenoemde open standaarden, namelijk PDF/A

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

Resultaat

01 | Scans worden automatisch opgeslagen op een vaste locatie in SWIT of de RMA

02 | Papieren documenten zijn -indien het formaat scannen toelaat- correct gescand

03 | Er is geen verlies aan informatiewaarde door scanning

04 | Alle pagina’s zijn gescand

05 | Pagina’s zijn recht gescand

06 | Scanformaten zijn gebaseerd op open standaarden

07 | Scans zijn integer, betrouwbaar en authentiek

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Risico | Maatregel

01 | Informatieverlies door scanning | Inschatting door scanspecialist op basis van expliciete criteria. Controle op informatieverlies: de zogenaamde kwaliteitscontrole door een medewerker DIV die niet de rol van scanspecialist bekleed van de stukken die hij/zij op kwaliteit controleert.

02 | Onvolledig scannen | Controle na scanning op het aantal te scannen pagina’s

03 | Scan wordt door een technische storing niet correct (tijdelijk) opgeslagen | Originele poststukken van verloren gegane scans worden opnieuw gescand

04 | Scheef scannen | De scanspecialist doet een visuele controle van de scan

05 | Verlies origineel na vervanging | Vervangen fysieke originelen worden tot 3 maanden na vervanging in numerieke volgorde bewaard