Bijlage 4 — Procedure Postregistratie Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
Procedure Postregistratie
Valideren van poststukken
Scope – Deze procedure is opgesteld voor het registreren van poststukken ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking).
Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een medewerker DIV in de rol van registrator. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is ingewerkt.
Relatie tot het handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.
PROCEDURE
Alle documenten komen in aanmerking voor registratie die vanuit de procedure Postverwerking zijn aangeleverd.
Registreren houdt in dat het document wordt gekoppeld in een bestaande zaak of dat er een nieuwe zaak wordt opgestart en dat de gegevens van het document worden vastgelegd. Het registreren omvat alle activiteiten, die nodig zijn om ingekomen, verzonden en interne documenten zodanig in SWIT of de RMA vast te leggen dat deze documenten kunnen worden teruggevonden.
• De medewerker DIV registreert:
○ ontvangstdatum van document
○ datum van document
○ naam, adres, woonplaats van afzender
○ onderwerp en inhoud
○ kenmerk van document
○ document type
○ artikel
○ soort
○ zaakbehandelaar dan wel verantwoordelijke afdeling
○ overige verplichte metadata uit metadataschema NVAO
Na registratie zet de medewerker DIV het identificatienummer op het document.
In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Stap | Actor | Activiteit | Toelichting | Criteria en Normen
01 | Registrator | Controle of er reeds een dossier is of dat een nieuw dossier moet starten | Documenten moeten onder het juiste dossier worden geregistreerd. | Dossiertypen en de daarbij horende processen staan in SWIT of de RMA
02 | Registrator | Registreren van het poststuk | Documenten worden geregistreerd en aan het juiste dossier gekoppeld. Er wordt een nieuw dossier gestart of het document wordt bij een bestaand gevoegd. | Werkprocessen zijn ingericht in SWIT of de RMA.
03 | Medewerker DIV | Controleren van de registratie | De registratie en de toegekende metadata worden gecontroleerd | Post staat onder de juiste zaak en bevat de verplichte metadata De controle wordt uitgevoerd door een andere DIV medewerker dan de registrator
04 | Registrator | Zet het poststuk door naar scanspecialist.
05 | Scanspecialist | Scant het poststuk. | Zie procedure scannen. | Zie procedure scannen.
KWALITEITSCRITERIA
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
Criterium | Norm
01 | Post wordt onder het juiste dossier-geregistreerd. | Dossiertypen/werkprocessen beschikbaar in SWIT of de RMA. Bij ontbreken van een geschikt dossiertype wordt het poststuk niet opgenomen.
02 | Post aan juiste dossier gekoppeld. | Idem.
RESULTAAT
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
Resultaat
01 | Poststukken zijn correct in SWIT of de RMA geregistreerd.
02 | Poststukken worden ter scanning doorgezet aan de scanspecialist.
RISICO’S
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
Risico | Maatregel
01 | Poststukken worden verkeerd ingeboekt. | Controle volgens 4 ogen principe van scan en registratiegegevens na scanning door medewerker DIV.
02 | Registrator heeft onvoldoende kennis | Documentatie en werkinstructies zijn op de werkplek beschikbaar.
- Regeling
- Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 14-02-2020
- BWB-id
- BWBR0043168
- Versie
- 2020-02-14_0